Minkä tahansa hankinnan takaisinmaksuaikaa laskiessa täytyy tietää kaksi asiaa: ensinnäkin on tiedettävä, mitä hankinta maksaa niin suorina euromääräisinä kuluina kuin epäsuoremmin yrityksen henkilöstön työtunteina. Toisekseen pitää tietää, miten, kuinka paljon ja millä aikajänteellä hankinta tuottaa taloudellista hyötyä joko kasvaneena myyntinä tai saavutettuina säästöinä. APS-järjestelmä (Advanced Planning & Scheduling), tai tuttavallisemmin tuotannonsuunnittelujärjestelmä, on organisaation ulkopuolinen hankinta, jonka kulut koostuvat pääasiassa kolmesta asiasta:
- ohjelmistolisenssi
- käyttöönottoon liittyvä projektityö
- ylläpitokulut.
Vaihtoehtona hankinnassa – ja itse asiassa nopeasti suosiotaan kasvattavana sellaisena – on palveluntarjoajan kuukausipohjainen laskutus, joka sisältää kaikki yllä mainitut kululajit.
Tärkeä kustannuksissa huomioitava asia on myös käyttöönoton suunnitteluun ja toteutukseen liittyvä oman henkilöstön työaika. Tyypillisiä henkilöstöryhmiä, joiden työaikaa hankinta sitoo eri vaiheissaan, ovat esimerkiksi tuotannonsuunnittelijat, työnjohto, ERPin pääkäyttäjä sekä myynti- ja ostohenkilöstö.
Useimmilla asiakkailla APS-järjestelmä hankintaan liittyy lisäksi vähintään ERP-integraatio. ERP:n lisäksi APS-järjestelmä voidaan integroida myös muihin järjestelmiin. ERP-ratkaisusta riippuen osa asiakkaista pystyy hoitamaan integraation omalla työvoimallaan, kun taas osa tilaa projektin ERP-palveluntarjoajalta ostopalveluna. Integraation laajuus ja sen vaatima työmäärä vaihtelee riippuen siitä, kuinka kattavaan käyttöönjärjestelmää ollaan yrityksessä ottamassa.
Millaista taloudellista hyötyä erillinen APS-järjestelmä tuo?
Monille tuttuja ja helposti ymmärrettäviä etuja ovat muun muassa tuotannon optimointi, henkilöriippumattomuus ja laitekapasiteetin optimaalinen käyttö. ”Käsityönä” tehtävässä tuotannonsuunnittelussa kaikki huomio tuppaa menemään yhden toteuttamiskelpoisen suunnitelman muodostamiseen, kun taas APS-järjestelmä laskee pienemmässä ajassa useita eri vaihtoehtoja. Samasta syystä työaikaa voi säästyä hyvinkin merkittävästi silloin, kun jo tehtyyn suunnitelmaan tulee ennakoimaton muutos.
Edellä mainitun seurannaisvaikutuksena yritys usein säästää ylityökuluissa ja kiireaikoina mahdollisesti alihankinnankin määrässä. Toinen merkittävä oheishyöty on lisämyyntimahdollisuus, kun suunnittelu on tarkempaa ja myyntiä voidaan suunnata erityisesti vapaana tai alikäytöllä olevalle kapasiteetille.
Etenkin myyjät arvostavat tätä etua, sillä on ikävä myydä aktiivisesti, jos kapasiteetin ja tuotantojärjestelmän kantokyvystä ei ole täyttä varmuutta.
Yleensä APS-järjestelmä on merkittävää etua myös sidotun pääoman pienentämisessä. Kun tuotanto rullaa sujuvasti ja ennakoitavasti, voidaan pitää pienempiä varastoja ja säästää hävikissä. Erityisen tärkeää hävikin vähentäminen on esimerkiksi elintarviketeollisuudessa raaka-aineiden säilyvyysaikojen takia. Sidotun pääoman määrällä on kuitenkin liiketoiminnallista merkitystä alasta riippumatta.
Kun toimitusvarmuus ja -täsmällisyys paranevat, voidaan säästää paitsi mahdollisissa asiakassanktioissa myös logistiikassa. Kuljetus voidaan hoitaa edullisemmin, kun ei tarvitsekaan turvautua nopeimpaan ja usein myös kalleimpaan vaihtoehtoon, vaan esimerkiksi lentokuljetus voidaan vaihtaa laivaukseen.
Koska moni asiakas siirtyy APS-järjestelmä käyttämiseen tilanteesta, jossa olemassa olevaa ERPiä on pyritty räätälöimään myös tuotannonsuunnittelun ja valmistuksenohjauksen tarpeisiin, muutos tuo usein mukanaan tuntuvaa säästöä myös ERP-päivitysten yhteydessä vähentyneiden räätälöintien kautta.
Matematiikkaa ja mielenrauhaa
Yllä mainittujen asioiden laskenta on melko lailla puhdasta matematiikkaa. Ja vaikkei täsmällisiä euromääriä laskisikaan, hankintakulujen ja saavutettujen etujen risteymäkohtaa omassa organisaatiossa voi arvioida vilkaisemalla hetken peräpeiliin – olisiko tietyt sanktiot, ylityökulut, ylimääräinen alihankinta, hävikki tai kalliit kuljetukset voitu välttää paremmalla suunnittelulla? Olisiko tietyssä vaiheessa voitu myydä aktiivisesti lisää, jos olisi nähty ennalta tulossa oleva tyhjäkäynti? Tai paljonko olisi voitu säästää keskeneräisessä tuotannossa ja sitä kautta sitoutuneessa pääomassa?
Sen sijaan tarkkaa taloudellista etua on vaikeampi laskea inhimillisille ja organisatorisille parannuksille, kuten henkilöstön paremmalle työviihtyvyydelle, sitoutuneisuudelle ja pysyvyydelle. APS-järjestelmämyötä moni kertoo arjen muuttuneen tulipalojen sammuttelusta hallittuun ja ennakoivaan suunnitteluun sekä toiminnan kehittämiseen. Sisäisen kommunikaation paranemisen myötä voidaan siirtyä ongelmien syiden etsinnästä tuottavuuden parantamiseen.
Haluatko lisätietoja?
Katso maksuton webinaaritallenne Kuinka valita oikea tuotannonsuunnittelujärjestelmä? Ja miten hankinta maksaa itsensä takaisin? Kerromme mitä hyötyä järjestelmä tuo eri toimijoille sekä käymme läpi konkreettisia laskelmaesimerkkejä järjestelmän avulla saavutetusta säästöistä.
Tutustu myös iPES by Pinja -tuotannonsuunnittelu- ja valmistuksenohjausjärjestelmäämme, jonka avulla saat lisää tehoa ja läpinäkyvyyttä tuotannon muutoshallintaan ja parannat läpimenoaikaa jopa 20%.
Lue lisää
Blogi: Milloin Excel ei enää riitä tuotannonsuunnittelun työkaluksi?
Blogi: Miten toteutetaan muutos- ja häiriötilanteet kestävä tuotannonsuunnittelu?
Opas: UKK tuotannonsuunnittelujärjestelmän käyttöönotosta
