Tehokas toiminnanohjaus on keskeisen tärkeä osa liiketoimintaa eri toimialoilla, ja sama koskee myös asennusliiketoimintaa. Parhaimmillaan toiminnanohjausjärjestelmä toimii helppokäyttöisenä muistin tukena, sähköisinä asiakirjoina, tehokkaana työn ohjaajana sekä kattavana tietopankkina ja arkistona. Toiminnanohjausjärjestelmää valitessa kannattaa varmistaa, että ratkaisu kattaa niin materiaali-, tieto- kuin maksuvirratkin.
Työvoimaintensiivisillä toimialoilla, joita myös mm. asennus-, saneeraus- ja urakointiyritykset vahvasti edustavat, pitää edelleen paikkansa vanha sanonta: aika on rahaa. Kaikki työaika, joka kuluu ydintyön ulkopuolisiin työtehtäviin, on pois tuottavasta työstä – tai toisaalta vapaa-ajasta. Tuhansista alalla toimivista yrityksistä kannattavimmat ja kasvavimmat ovatkin panostaneet vahvasti digitalisointiin, ja esimerkiksi tehokas toiminnanohjausjärjestelmä auttaa minimoimaan manuaalisen työn määrän.
Omalle yritykselle sopivaa toiminnanohjausjärjestelmää valitessa kannattaa miettiä liiketoiminnan kokonaisuutta, kaikkia siihen liittyviä käyttäjiä ja sidosryhmiä sekä kokonaisia työnkulkuja alusta loppuun. Nykyhetken lisäksi kannattaa ennakoida myös tulevaa, jotta järjestelmä joustaa ja skaalautuu tilanteiden muuttuessa sekä tarjoaa myös kattavat mahdollisuudet liiketoiminnassa tarvittaviin integraatioihin, nyt ja tulevaisuudessa.
Vertailua kannattaa tehdä muun muassa seuraavilta kanteilta:
- Taipuuko ratkaisu luontevasti juuri omalle toimialallemme?
- Kattaako ratkaisu liiketoimintamme kokonaisuuden hankinnoista, projektoinnista, toimituksista ja aikataulutuksesta aina laskutukseen asti?
- Millaisia jokapäiväistä työnkulkua tukevia toimintoja järjestelmä tarjoaa?
- Onko ratkaisu skaalautuva: pystymmekö ottamaan sen matalalla kynnyksellä käyttöön vaikka heti ja laajentamaan sitä tulevaisuudessa esimerkiksi kasvun, kansainvälistymisen ja liiketoiminnallisten muutosten myötä?
Mobiilipohjainen työnhallinta ja helppo laskutus yksinkertaistavat asentajien arkea
Uudenaikaiset toiminnanohjausjärjestelmät tarjoavat vahvan tuen yritysten työnkuluille ja prosesseille alusta loppuun asti, ja parhaat niistä tarjoavat matkan varrelle myös käteviä, jokapäiväistä työtä helpottavia ominaisuuksia. Esimerkiksi asennus- ja remonttipalveluja tarjoaville yrityksille kattavista ERPeistä löytyy nykyään monenlaisia arjen helpotuksia:
Asennuskalenteri
Valituille käyttäjäryhmille näkyvä asennuskalenteri auttaa projekti- ja asennuspäälliköitä projektien suunnittelussa, asentajia oman työn ohjaamisessa ja asennuskohteen toiminnoissa, laskuttajia laskutuksessa ja myyjiä tarjouslaskennassa. Käyttöoikeuksia hallinnoimalla käyttäjille voidaan antaa tarpeen mukaan erilaisia katselu- tai muokkausoikeuksia.
Asennusvaiheen toiminnot
Tehokas toiminnanohjausjärjestelmä tukee asentajien käytännön työtä monin eri tavoin. Kun työtä ollaan tekemässä tai kohde on saatu valmiiksi, asennusvaihe voidaan kuitata ja sille voidaan asettaa tarvittavia kommentteja, tilannetietoa ja dokumentaatiota. Järjestelmän kautta voidaan lisäksi hoitaa asiakasviestintää ja lopuksi laatia kohteen sähköiset luovutuspaperit ja allekirjoitukset.
Asennusryhmien hallinta
Toiminnanohjauksen kannalta asennusryhmät vastaavat ikään kuin tiimiä, joka kootaan yhteen tiettyjä projekteja varten. Asennusryhmään kuuluvat henkilöt voivat olla joko yrityksen omia työntekijöitä tai alihankkijoita. Asennusryhmien taakse voidaan lisätä haluttuja tietoja ja käyttöoikeuksia, jolloin esimerkiksi alihankkijoille viestiminen helpottuu ja samat tiedot ovat ajantasaisena kaikkien osallisten saatavilla.
Tiedonkulku alihankkijoiden kanssa
Asennus-, saneeraus- ja urakointialalla on tyypillistä, että lisäresursseja ja erikoisosaamista hankitaan kysyntätilanteen mukaan myös alihankinnan kautta. Asennus- ja remonttipalveluja tarjoavien yritysten tarpeisiin taipuva toiminnanohjausjärjestelmä ottaa tämän kattavasti huomioon ja mahdollistaa muun muassa asennusvaiheen kuittaukset ja merkinnät, työtuntimerkinnät asennusvaiheelle ja työajanseurannan kätevästi suoraan työmaalla mobiilisovellusta hyödyntäen.
Dokumentaatio
Asennus-, saneeraus- ja urakointitöissä on olennaista paitsi itse työsuoritus myös sen riittävä dokumentointi. Hyvin usein työmailta otetaan esimerkiksi valokuvia tai videota, joiden avulla tehtyjä töitä on mahdollista tarkastella myös jälkikäteen. Moderni toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa tämäntyyppisen dokumentaation liittämisen suoraan asennusvaiheelle, jolloin se on liitettävissä muun muassa projektiin ja tilaukseen, ja se pysyy kätevästi saatavilla myös mahdollista myöhempää tarvetta varten. Tärkeä osa nykyaikaista dokumentaatiota ovat myös sähköiset lomakkeet, jotka poistavat tarpeen papereille. Näin dokumentit voidaan myös allekirjoittaa kätevästi sähköisessä muodossa suoraan kohteessa, tyypillisenä esimerkkinä asennuspöytäkirjat.
Itselaskutus
Erikoisominaisuutena ERPissä voi olla myös niin sanottu alihankkijoiden itselaskutus, joka toteutetaan kohteen vaatimien toimenpiteiden ja käytettyjen materiaalien, työajanseurannan sekä syötettyjen projektitietojen pohjalta. Käytännössä alihankkija tekee kohteenluovutuksen, jossa hän kirjaa käytetyt materiaalinimikkeet, työtunnit ja muut tarvittavat tiedot, jotka sen jälkeen hyväksytetään. Hyväksyttyjen tietojen pohjalta järjestelmässä muodostetaan lasku, jolloin alihankkija säästyy syöttämästä samoja tietoja omaan järjestelmäänsä. On myös remonttiyrityksen oman laskutuksen kannalta kätevää, että maksuliikenne noudattaa läpi koko ketjun yhtä yhteistä totuutta, joka on myös jälkikäteen todennettavissa.
Karttapalvelut
Hyvänä lisänä kattavissa ERPeissä on karttatoiminnallisuuksia, joiden avulla asentajat saavat kätevästi työkohdetiedot tarkkoine osoitteineen ja reittitietoineen. Tehokkaasti käytettynä toiminnallisuus tarjoaa myös synergiaetua, sillä asentaja pääsee näkemään sovittujen työmaiden sijainnin kartalla ja järjestelemään työtään tehokkaasti myös kulkumatkat huomioiden.
Lyhyesti sanoen toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa kannattaa siis kiinnittää huomiota niin isoon kuvaan ja kokonaisiin prosesseihin kuin pieneltä vaikuttaviin, mutta lopulta varsin merkityksellisiin yksityiskohtiin. Suuret joet muodostuvat pienistä puroista – tässä tapauksessa sujuvasta työnkulusta ja prosessin eri vaiheissa säästetystä työajasta.
Lue lisää:
Lataa ilmainen oppaamme: Vältä virheet toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja vertailussa
Total ERP by Pinja – Toiminnanohjausjärjestelmä, joka pitää yrityksesi prosessit joustavina ja muutoskykyisinä
Blogi: Myynnistä asennukseen - modulaarinen ERP-järjestelmä tekee tilaa kasvulle
Blogi: Muistilista ERP-järjestelmien vertailuun – mihin kannattaa kiinnittää huomiota?
