2020-luvulla yhä useammat katsastusyritykset tuntevat SaaS-pohjaisen toiminnanohjausratkaisun keskeiset edut: ennakoitavissa olevat ohjelmistojen käyttö- ja kehityskustannukset, liiketoiminnan tehostuminen ja manuaalisen työn väheneminen, kätevä integrointi muihin järjestelmiin, tehokas raportointi sekä kattava markkinointi- ja myynnin jälkeinen tuki. Monet yritykset kokevat kuitenkin siirtymisen nykyaikaiseen ympäristöön ylitsepääsemättömäksi esteeksi, vaikka he olisivatkin tyytymättömiä nykyiseen ratkaisuunsa.
Tässä blogissa kerromme kolmesta tyypillisestä siirtymistä haittaavasta esteestä ja neuvomme, miten ne voidaan kiertää. Keskittämällä huomion oikeisiin asioihin ja tekemällä yhteistyötä luotettavan SaaS-palveluntarjoajan kanssa on mahdollista löytää siirtymäpolku, joka tuntuu sekä toteuttamiskelpoiselta että luotettavalta.
Päätöstä siirtymispolusta ei tehdä kevyin perustein, kun kyse on IT-ratkaisun siirtämisestä, eikä eteenkään silloin, kun päätetään liiketoimintakriittisestä ratkaisusta, kuten toiminnanohjausjärjestelmästä. Vaikka palveluntarjoajat mielellään laajentavat palvelutarjontaansa niin pitkälle kuin mahdollista, ne eivät voi tehdä liiketoimintapäätöksiä asiakkaan puolesta tai hallita kaikkia työnkulun muutoksiin, sisäiseen viestintään tai muihin vastaavin tärkeisiin seikkoihin liittyviä näkökohtia, jotka liittyvät siirtymiseen IT-ratkaisusta toiseen.
Monet ovat kuitenkin yllättyneitä kuullessaan, kuinka paljon palveluntarjoajat voivat helpottaa prosessia, esitellä erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja antaa kokemukseensa perustuvia suosituksia. Lähtökohta on ainutlaatuinen jokaiselle katsastusyritykselle, ja siirtymävaihe on räätälöitävä sen mukaisesti. Asiakasyrityksen päätettäväksi jää muutoksen laajuus ja tahti.
Ehkä tavallisin skenaario SaaS-pohjaista toiminnanohjausratkaisua harkitsevien asiakkaiden kohdalla on seuraava: heillä on olemassa järjestelmä, jota he joko ylläpitävät ja kehittävät itse tai jonka he ovat hankkineet kolmannelta osapuolelta. Monille katsastusyrityksille yksi tärkeimmistä syistä siihen, etteivät ne ole siirtyneet SaaS-pohjaiseen ratkaisuun on se, että ne tuntevat hautautuneensa vanhan ratkaisun aiheuttamiin rasitteisiin.
Kokeneet SaaS-ratkaisujen tarjoajat tuntevat kuitenkin katsastusyritysten monet lähtökohdat. Palveluntarjoajat ovat halukkaita ja kykeneviä suunnittelemaan tulevaisuutta ja ottamaan samalla realistisesti huomioon asiakkaan nykytilanteen. Katsastustoiminnasta tekee jonkin verran helpommin käsiteltävän palvelun muun muassa se, että sitä koskevat lakisääteiset määräykset ja että palveluvalikoima on siten suhteellisen yhtenäinen ja rajallinen.
Lisäksi SaaS-pohjaisen järjestelmän avulla katsastusyritys voi luottaa siihen, että kumppani ylläpitää ja kehittää järjestelmää käyttöönotosta lähtien, ja keskittyä täysipainoisesti omaan ydinliiketoimintaansa.
Siirtyminen olemassa olevasta, usein melko vanhentuneesta järjestelmästä edellyttää paitsi teknisen ratkaisun vaihtamista myös ajattelutavan ja työnkulun muuttamista. Nykyaikaiset SaaS-ratkaisut auttavat katsastusyrityksiä koko asiakaspalveluprosessin ajan, mutta vain jos henkilökunta hyväksyy järjestelmän, käyttää sitä aktiivisesti ja näkee, miten se hyödyttää heidän päivittäistä työtään. Tämä on toinen vaihe, jossa SaaS-palveluntarjoaja osoittaa voimansa: tehokas käyttäjäkoulutus auttaa yritystä saamaan kaiken irti äskettäin käyttöönotetusta SaaS-ratkaisusta.
Esimerkiksi kattava järjestelmä tukee toimistovirkailijoita tehokkaalla asiakastietojen hallinnalla, katsastajia opastamalla kaikissa asiaankuuluvissa vaiheissa ja automaattisilla hälytyksillä, taloushenkilöstöä maksamiseen liittyvillä toiminnoilla ja automaattisilla raporteilla, markkinoijia erilaisilla markkinointi- ja myynnin jälkeisillä vaihtoehdoilla sekä johtoa runsailla liiketoimintaraporteilla.
Tärkeintä on, että nykyaikainen toiminnanohjausratkaisu hyödyttää myös asiakasta monin tavoin, kuten helpoilla ajanvarauksilla, laajemmilla raporteilla ajoneuvojen kunnosta kuin laki edellyttää ja monilla markkinointiin liittyvillä hyödyillä, kuten muistutuksilla, kampanjatarjouksilla ja jopa hintojen optimoinnilla.
Ratkaisulla on tietysti aina jokin hinta. Rehellisesti sanottuna käyttöönottoprojektin tarkkaa hintaa on usein hyvin vaikea sanoa etukäteen, sillä se riippuu monista tekijöistä, joista kaksi tärkeintä ovat
Kun SaaS-ratkaisu on otettu käyttöön, kulut ovat kuitenkin hyvin ennustettavissa. Yleensä sovelletaan kiinteää kuukausimaksua, joka kattaa kaiken perusylläpidon. Tämä voi jo itsessään olla valtava parannus ja helpotus katsastusyritykselle.
Muita taloudellisia hyötyjä, jotka usein lyhentävät hankinnan takaisinmaksuaikaa, ovat muun muassa katsastusten tehostuminen, lyhyemmät läpimenoajat, vähenevä työmäärä prosessin eri vaiheissa sekä tehokkaat markkinointi- ja myynnin jälkeiset toimenpiteet. On olemassa myös muita merkityksellisiä etuja, jotka toteutuvat pidemmällä aikavälillä, kuten parempi asiakastyytyväisyys, työntekijöiden sitoutuminen ja parempi skaalautuvuus – sekä kansallisesti että kansainvälisesti.
Jos halut tutustua tarkemmin SaaS-ratkaisuun siirtymisen syihin ja tapoihin katsastusyrityksissä, lataa ilmaiseksi oppaamme ”Miksi ja miten katsastusyrityksen kannattaa siirtyä SaaS-ratkaisuun?”.
Jos tästä aiheesta keskustellaan parhaillaan yrityksessänne, olemme mielellämme yhteydessä ja järjestämme lyhyen keskustelutilaisuuden, jotta voimme selvittää, miten voimme auttaa päätöksentekoprosessianne.
Carspect tehosti toiminnanohjaustaan kokonaisvaltaisella Muster by Pinjalla
Muster by Pinja – kokonaisvaltainen katsastusjärjestelmä