Tekoäly on tuonut kokonaan uusia virtuaalisia työkaluja organisaatioiden käyttöön. Microsoftin ja LinkedInin työelämätutkimuksen (2024) vastaajista 75 prosenttia käyttää työssään tekoälyä, ja tekoälystä on muodostunut tärkeä osa päivittäistä työtä eri osastojen käytössä. Tekoälytuotteita löytyy runsaasti eri tarkoituksiin ja eri työtehtävien tueksi, ja uusia kehitetään jatkuvasti.
Tässä artikkelissa kerromme, mitä organisaatioiden tulisi huomioida tekoälytyökalujen käytössä ja minkälaisia hyötyjä Microsoft 365 Copilot tuo yrityksille päivittäisiin työtehtäviin.
Kustannukset ja tietoturva
Ennen tekoälyn käyttöön valjastamista organisaatioiden on huomioitava tietyt tärkeät tietoturvakysymykset. Tekoälytyökalujen on vastattava sekä yleisten tietoturva- ja tietosuoja-asetusten (mm. GDPR) että yrityksen omiin tietoturvavaatimuksiin. Samalla on huomioitava eri työkalujen kustannukset ja omalle organisaatiolle sopiva hinnoittelutapa.
Microsoft 365 -käyttäjälisenssin rinnalle voi hankkia Copilot-lisenssin. Microsoft 365 pitää yrityksen datan turvassa eikä tallenna keskusteluhistoriaa tekoälyn kouluttamiseen. Tekoälyn tietoturva on kuitenkin aina riippuvainen teknologian käyttäjistä, ja työntekijöitä on aina ohjeistettava tekoälyn tietoturvallisessa käytössä.
Microsoft 365 Copilot on valmiiksi upotettu eri Microsoft-työkaluihin, joten se toimii sujuvasti päivittäisessä käytössä olevien järjestelmien välillä. Samalla työhön liittyvät työkalut ja data voidaan valjastaa helposti Copilotin käyttöön.
Miten Microsoft 365 Copilot hyödyttää yrityksiä?
Microsoft 365 -ympäristössä toimiva Copilot on monipuolinen työkalu päivittäisten tehtävien helpottamiseen ja uusien luovien ratkaisujen löytämiseen. Se laajentaa mahdollisuuksia muun muassa Wordin, PowerPointin, Outlookin, Excelin ja Teamsin käytössä eri tavoin.
Copilot on erityisen arvokas lisä organisaatioihin, joilla on jo käytössään Microsoft Office -ohjelmat päivittäisessä työssä.
Copilotin käyttötarkoitukset ovat monipuoliset. Sen avulla voi esimerkiksi tehdä koosteita Outlook-sähköposteista, tiedostoista ja Teams-kokouksista, mikä säästää työntekijöiden aikaa. Lisäksi sen avulla voi muotoilla asiakirjoja ja esityksiä eri osastojen, kuten myynnin tai markkinoinnin käyttöön yrityksen datan perusteella. Excelissä käyttäjät voivat tehdä Copilotin avulla monimutkaisiakin laskentakaavoja, mikä tukee datapohjaista päätöksentekoa.
Copilotin ehdoton vahvuus on kyky yhdistellä asioita eri lähteistä ja tarjota vastauksia monimutkaisiin kysymyksiin. Yrityskäytössä oleva Copilot ei kuitenkaan sovellu hakukoneeksi, sillä Microsoft päivittää Copilotia vain tietyin väliajoin. Sen sijaan sitä voi hyödyntää yleisen ja työhön liittyvän tiedon koostamisessa ja jalostamisessa.
Copilot on erityisen arvokas lisä organisaatioihin, joilla on jo käytössään Microsoft Office -ohjelmat päivittäisessä työssä. Copilotin käyttöönotossa voi hyödyntää asiantuntevaa kumppania, jolloin sen ominaisuudet saadaan yrityksen käyttöön mahdollisimman tehokkaasti ja laaja-alaisesti.
Pinjan avulla yritykset voivat kohdentaa ja skaalata parhaat tekoäly- ja koneoppimisratkaisut eri osastojen käyttöön. Me autamme yrityksiä Microsoft 365 -lisenssien ja tässä artikkelissa käsittelemämme Copilotin käyttöönotossa ja optimaalisessa hyödyntämisessä aina teollisista ympäristöistä verkkokauppoihin ja liiketoiminnan yleiseen tehostamiseen.
Pinja voi auttaa erityisesti uusien riskien kartoittamisessa ja hallinnassa, tietoturva-asetusten, käyttöoikeuksien ja käyttäjähallinnan määrittämisessä sekä lisenssien toimituksissa ja hallinnassa. Autamme yrityksen datan validoimisessa, jotta tekoälyn käytössä on aina ajantasaista yrityksen tietoa. Lisäksi toimimme kumppanina työkalujen ylläpidossa ja jatkuvassa kehittämisessä.
Lue lisää tekoälyyn ja koneoppimiseen liittyvistä palveluistamme tai ota yhteyttä asiantuntijoihimme.
Microsoft 365 Copilot pähkinänkuoressa:
- Tarkoitettu yrityksille, joilla on käytössä Microsoft 365 -palvelu yrityksille
- Toimii eri osastojen tukena, esimerkiksi myynnin ja markkinoinnin sekä talous- ja henkilöstöhallinnon käytössä
- Voidaan upottaa olemassa oleviin Microsoft-työkaluihin, kuten Outlookiin, Wordiin, PowerPointiin, Exceliin ja Teamsiin
Suositukset Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoon:
- Yrityksen on syytä kartoittaa uudet riskit, joita tekoälyratkaisun käyttöönotto tuo mukanaan ja luoda tarvittavat riskienhallinnan käytännöt.
- Microsoft 365 -palvelun tietoturva-asetukset on määritettävä riittävälle tasolle ennen Copilotin käyttöönottoa.
- Tietoturva-asetusten lisäksi käyttöoikeuksia tulisi tarkastella ja rajata ennen Copilotin käyttöönottoa.
- Ennen työkalun käyttöönottoa kannattaa siivota yrityksen vanha materiaali ja tieto, jotta Copilot tarjoaa käyttäjille oikeat tiedot.
- Kuten muidenkin uusien työkalujen kohdalla, Copilotin käyttö kannattaa aloittaa muutaman henkilön koeryhmällä. Ryhmä voi koostua esimerkiksi IT-hallinnon edustajasta, liiketoimintaa ajavasta henkilöstä sekä peruskäyttäjästä. Nämä henkilöt voivat jakaa oppejaan ja kokemuksiaan työkalun käytöstä organisaation sisällä ja tukea käytäntöjen jalkauttamista. Samalla voidaan testata tietoturva-asetukset ja uusien riskien mitigaatiot.
- Organisaation kannattaa tutustua Microsoftin olemassa oleviin opetusmateriaaleihin ja hyödyntää niitä tekoälyyn liittyvässä koulutuksessa ja käytössä.
Lue lisää:
M365 Business Premium on kätevä keino keskittää laitehallinnan (Intune) ja tietoturvan ominaisuudet
Tekoäly tehostaa tuotannonsuunnittelua – mitä huomioida kysynnän ennustamisessa ja varaston optimoinnissa
Pinjan IT- ja Service Desk -palvelut
Pinjan tekoälyn ja koneoppimisen ratkaisut
