5S-menetelmään kuuluu viisi vaihetta: sort, set in order, shine, standardize ja sustain. Yleensä 5S-menetelmän käyttöönotossa selvitään hyvin kolmesta ensimmäisestä vaiheesta. Kaksi viimeistä vaihetta, standardize ja sustain, aiheuttavat kuitenkin monille haasteita, minkä seurauksena menetelmästä saatetaan luopua kokonaan. Tässä artikkelissa tarkastelemme yleisimpiä syitä sille, miksi 5S-menetelmän käyttöönotossa epäonnistutaan ja menetelmän hyödyt jäävät saavuttamatta.
Yleisimmät syyt 5S-menetelmän ylläpidon rämettymiseen
Auditointien tekeminen koetaan liian työlääksi. 5S-menetelmä toteutetaan usein manuaalisesti Exceliä ja paperisia auditointilomakkeita käyttäen. Tämä tuo auditointien tekemiseen ylimääräisiä välivaiheita, jotka tekevät menetelmän hyödyntämisestä raskasta. Auditoinnin suorittajan työaikaa kuluu välivaiheisiin, jotka eivät ole arvoa tuottavia, kuten esimerkiksi lomakkeiden tulosten kirjaamista Exceliin raportointia varten. Tämä heikentää auditoinnilla saavutettuja tuloksia ja syö usein myös auditoinnin tekijän motivaatiota.
Menetelmän toteuttaminen jää yhden ihmisen harteille. Tämä haaste esiintyy erityisesti manuaalisen auditoinnin yhteydessä: auditoinnin tekeminen on tuttua vain yhdelle henkilölle ja kun hän on sairaana tai siirtyy esimerkiksi toiseen työpaikkaan, jää auditointien tekeminen helposti kokonaan unholaan, ellei henkilölle ole nimettynä varahenkilöä auditoinnin suorittamiseen.
Auditointien tekeminen tapahtuu liian harvoin. Usein haasteena on, että 5S-menetelmään kuuluvat auditointikierrokset suoritetaan melko harvoin, esimerkiksi vain kuukauden tai kahden kuukauden välein. Liian harvoin suoritettuna auditoinnit eivät toimi toivotulla tavalla: tilat eivät pysy siistinä ja pian ollaan tilanteessa, jossa työtila ei vastaa enää lainkaan standardointivaiheessa määritettyä mallikuvaa, eikä tilan siistinä pitämisestä muodostu rutiinia.
Menetelmän hyödyt jäävät huomaamatta ja poikkeamiin ei puututa. 5S-menetelmän käyttö on koko työyhteisön panosta vaativa prosessi. Jos 5S-menetelmän avulla saavutetut tulokset eivät tavoita koko organisaatiota, syntyy työyhteisölle helposti sellainen mielikuva, ettei menetelmällä ole merkitystä. Toinen asia on auditoinneilla havaittuihin poikkeamiin puuttuminen ja niihin liittyvien kehitystoimenpiteiden eteenpäinvienti. Erityisesti paperilomakkeilla tapahtuvassa auditoinnissa, tiedon jakaminen koko organisaation nähtäville ja samoin koko organisaation tiloista kerätyn tiedon tulkinta yhdellä silmäyksellä on todella työlästä, ellei jopa mahdotonta.
Digitaalinen 5S auditointi auttaa välttämään useimmat sudenkuopat
5S-menetelmän tueksi kannattaa aina ottaa sähköinen järjestelmä, joka tukee auditointien tekemistä. Oman järjestelmän avulla auditointien tekeminen onnistuu älylaitteella ja erillisiä lomakkeita ei tarvita. Järjestelmä myös muistuttaa auditointien tekemisestä oikeaan aikaan.
Järjestelmä opastaa auditoinnin tekijää, jolloin kuka vain yrityksestä voi suorittaa auditoinnin, eikä työ jää yhden henkilön harteille. Työpisteen referenssikuva on aina tarjolla auditoinnin yhteydessä ja auditoija voi ottaa kuvan työpisteen kunnosta kätevästi älylaitteella ja liittää sen suoraan auditointiraportin yhteyteen.
Järjestelmä tekee myös 5S-menetelmän tulosten raportoinnista mutkatonta. Se tarjoaa reaaliaikaisen kuvan koko tehtaan tilanteesta ja kaikki historiatieto on saatavilla napin painalluksella.
Yksinkertaisuudessaan järjestelmän tuki lisää 5S-menetelmän liittyvän työn arvoa ja karsii manuaaliset, arvoa tuottamattomat työvaiheet pois prosessista.
Haluatko lisätietoa?
Jos olet kiinnostunut 5S-menetelmästä ja haluat kuulla lisää digitaalisesta 5S auditoinnista, lataa maksuton webinaaritallenne. Webinaarissa kerromme mm. kuinka 5S auditointi saadaan osaksi päivittäisrutiineja ja jatkuvaa parantamista ja mitä etua on 5S auditoinnin digitalisoinnista on.
Lue lisää
Mitä tiedolla johtaminen tarkoittaa kunnossapidossa?
Andon-menetelmä parantaa tuottavuutta - mutta miten?
Andon tehostaa tuotannon läpimenoaikaa - 3 helppoa vinkkiä järjestelmän käyttöönottoon
