Oppilaitosten toiminnanohjaukseen liittyy tiettyjä yritysmaailmasta eroavia erityispiirteitä, jotka asettavat toiminnalle omat raaminsa. Julkisella sektorilla ulkoiset sidosryhmät ovat merkittävässä roolissa, mikä korostuu erityisesti raportoinnin vaatimuksissa.
Koska erilaisia raportteja, tilastoja ja analyyseja tuotetaan eri sidosryhmille eri tarpeisiin, kannattaa myös koulutus- ja tutkimusyhteisössä panostaa tehokkaaseen toimintaan, oikeiden mittarien seurantaan sekä raportoinnin sujuvuuteen ja ajantasaisuuteen. Korkeakouluilla on oma keskeinen roolinsa täysimääräisessä digitaaliseen yhteiskuntaan siirtymisessä.
Raportti on tärkeä viestintäväline. Raportteja laatiessa tuleekin ennen kaikkea keskittyä siihen, minkä viestin haluat välittää, mitkä pääasiat haluat lukijan raportista muistavan ja mitä haluat lukijan tai kuulijan tekevän, kun hän on tutustunut raporttiin. Entä kuinka perillä kohderyhmäsi on raportin aiheesta eli kuinka yksityiskohtaisesti tai visuaalisesti raportit kannattaa esittää? Oppilaitoksille tällä on erityisesti merkitystä, kun raportteja laaditaan useille eri kohderyhmille, kuten rahoittajille, opiskelijoille, työntekijöille ja johdolle. Myös vastaanottajan ennakko-oletuksia ja -asenteita kannattaa pohtia raporttia suunniteltaessa.
Perinteisesti raportointi on saattanut olla Excelin ja Powerpoint -esitysten varassa. Tällöin jopa määrämuotoiset, kuukausittain toistuvat raportit saattavat vaatia paljon manuaalista työtä, joka kuormittaa raportoijaa ja lisää virheiden mahdollisuutta. Puhumattakaan eri kohderyhmille räätälöidyistä, muuttuvista raporteista.
Moderni raportointiratkaisu vapauttaa automatisaation ansiosta aikaa rutiininomaisesta tiedon koostamisesta raporttien kehittämiseen. Lisäksi se antaa uteliaille ja innokkaille ihmisille oppilaitosten sisällä mahdollisuuden itsenäiseen raporttien kehittämiseen, jolloin koko organisaation tasolla voi syntyä kokonaan uusia näkökulmia ja oivalluksia. Tarvittaessa tiedon näkyvyyttä pystytään myös rajaamaan tarkasti, jolloin oikeilla ihmisillä on pääsy oikean tiedon äärelle.
Nykyään raporteille voidaan liittää ketterästi edistyneen analytiikan ratkaisuja. Ne ovat helppokäyttöisiä, mutta tuovat huomattavaa lisäarvoa raportointiin ja tiedolla johtamiseen. Edistyneen analytiikan avulla voidaan tunnistaa korrelaatioita esimerkiksi opiskelijoiden demografisten tietojen, pääaineiden ja opintosuuntien sekä opintojen edistymisen välillä. Käytännössä voit tulkita kuvaajasta suoraan, mitkä tekijät lisäävät riskiä opintojen keskeyttämiseen tai viivästymiseen. Tämä taas tuottaa arvokasta tietoa ennusteisiin ja helpottaa varhaista puuttumista opiskelijoiden mahdollisiin haasteisiin.
Iso osa oppilaitosten rahoituksesta on sidoksissa valmistuneiden määrään tai opintojen edistymiseen. Automatisoidulta raportilta näet lähes reaaliajassa esimerkiksi opintopisteiden kertymisen, jolloin poikkeamat opiskelutahdissa tulevat nopeasti tietoon. Tieto myös kulkee nopeammin ja läpinäkyvämmin läpi koko organisaation, jolloin sekä johdolla että henkilöstöllä on yhteinen käsitys tilanteesta. Automatisaation ansiosta aikaa jää raportin koostamisen sijasta oikeiden ratkaisujen löytämiseen.
Samaan tapaan edistynyttä analytiikkaa voidaan hyödyntää myös ennusteiden, hankesalkun ja tavoitteiden seurantaan sekä henkilöstöraportointiin. Esimerkiksi Power BI:n avulla voidaan luoda erilaisia tulevaisuuden skenaarioita muuttamalla raportilla valittuja muuttujia. Tällöin muutosten vaikutuksia pystytään ennakoimaan huomattavasti paremmin.
Modernit raportointiratkaisut tuovat oppilaitokselle roppakaupalla lisää ymmärrystä, uusia mahdollisuuksia ja tehokkuutta toimintaan. Raportoinnin kehittäminen on kuitenkin pitkäjänteinen prosessi, jonka vuoksi avuksi kannattaa valita asiantunteva kumppani. Kumppanin tehtävä on auttaa tunnistamaan ja priorisoimaan tarpeet, toteuttaa kustannustehokas ratkaisu, huolehtia järjestelmän jatkokehityksestä ja kouluttaa oppilaitoksen henkilökuntaa käyttämään järjestelmiä sekä laatimaan raportteja itse.
Tutustu Pinjan Jyväskylän yliopistolle toteuttamaan raportointiratkaisuun lukemalla menestystarina: Jyväskylän yliopiston tiedolla johtaminen otti Pinjan avulla ison loikan eteenpäin. Pinjan ja Diak:n yhteistyöstä pääset lukemaan täällä: Diak päätti kehittää tiedolla johtamistaan
Lue Pinjan Business Intelligence -ratkaisuista lisää täällä: Tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen
Tietovarasto auttaa siirtymään tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen
Tiedolla johtamisen ja raportoinnin trendit vuodelle 2021
Webinaaritallenne: Siirry tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen – enemmän kuin pelkkiä lukuja ja taulukoita
Webinaaritallenne: Power BI -vinkit talousjohtajan raportointiin 2021