Vuosi 2020 oli kaikin puolin poikkeuksellinen jokaiselle meistä. Maailmanlaajuinen pandemia toi mukanaan kuuluisan digiloikan, joka on asettanut uusia vaatimuksia myös tiedolla johtamiselle ja erityisesti BI-työkalujen käytölle. Kokosin tähän blogiin ajatuksia tiedolla johtamisen ja raportoinnin trendeistä vuodelle 2021.
Mobiliteetti, datalukutaito ja datastrategia organisaation menestyksen kulmakivinä
Tänä vuonna tiedolla johtamisen trendeistä puhuttavat erityisesti mobiliteetti, datalukutaito sekä datastrategia. Avaan seuraavaksi jokaista hieman enemmän.
1. Mobiliteetti
Uusi paikkariippumaton tapa tehdä töitä on haastanut yritysten sisäistä viestintää ja tiedon jakamisen käytäntöjä. Tiedon saatavuuden, oikeellisuuden ja reaaliaikaisuuden merkitys korostuu entisestään, sillä päätöksiä tulee pystyä tekemään ajantasaiseen tietoon pohjautuen työpisteen sijainnista riippumatta. Myös BI-työkaluilta odotetaan sujuvaa mobiilikäyttöominaisuuksia.
2. Datalukutaito
Mobiliteetin rinnalla tulevan vuoden tiedolla johtamisen trendeissä korostuu datalukutaito ja datastrategian merkitys. Dataa syntyy yrityksiin jatkuvasti enemmän ja BI-työkaluja otetaan käyttöön yhä kiihtyvällä tahdilla. BI-työkalujen yleistyessä onkin muistettava se, että järjestelmä yksinään ei ratkaise datan tulkintaan liittyviä haasteita. Tuoreen tutkimuksen mukaan vain kolmasosa yritysjohtajista kokee pystyvänsä luomaan datasta mitattavaa arvoa ja vain 21% datan hyödyntäjistä on täysin luottavaisia kykyihinsä työskenneltäessä datan kanssa.
Datan visualisointi helpottaa tiedon analysointia ja ymmärrystä huomattavasti, mutta datan hallintaan on silti oltava selkeät, yhteiset toimintamallit ja riittävästi koulutusta. Muutoin riskinä on, että jokainen käyttäjä tulkitsee näkemiään raportteja tai dashboardeja eri tavalla. Käyttäjien tulee ymmärtää, mistä data on haettu ja miten sitä on raportilla käsitelty, jotta yrityksessä säilyy yhteinen ymmärrys raporttien viitoittamasta suunnasta.
3. Datastrategia
Dataa ei ole myöskään enää tarkoitettu pelkkään sisäiseen talousraportointiin, vaan sen käyttökohteet laajentuvat jatkuvasti. Datastrategian tarkoituksena on auttaa tunnistamaan liiketoiminnan tarpeet ja mahdollisuudet datan suhteen – millaista dataa oikeasti tarvitaan, miten tietoa hyödynnetään ja mitä uusia mahdollisuuksia datan hyödyntämiseen liittyy?
Moni pohtii esimerkiksi asiakasraportoinnin kehittämistä, mikä tarjoaa usein kokonaan uusia mahdollisuuksia liiketoiminnalle. Tästä hyvä esimerkki on kotimainen Vainu-palvelu, joka on onnistunut kaupallistamaan keräämänsä ja analysoimansa yrityksiä koskevan datan. Toinen näkökulma on avoimen datan hyödyntäminen, joka tulee tulevina vuosina yleistymään merkittävästi. Yritysten omien järjestelmien dataan voidaan liittää avointa dataa ulkopuolisista järjestelmistä, kuten esimerkiksi raaka-aineiden hintoja tai Ilmatieteen laitokselta sääolosuhteisiin liittyvää tietoa. Näiden avulla voidaan parantaa esimerkiksi talouden ennustetarkkuutta tai tehostaa myyntiä.
Raportoinnin trendit - miten tehdä talousluvuista ymmärrettäviä kaikille?
Raportoinnissa painopiste on selkeästi tiedon ymmärrettävyyden lisäämisessä. BI-työkalut, kuten Microsoftin Power BI, tekevät tiedon jakamisesta sujuvaa ja helppoa myös etätyöaikana. Raportoinnissa on yhä kriittisempää huomioida henkilöstön kyky ja osaaminen työkalujen käyttöön myös kotitoimistolta käsin. Siksi raportoinnista vastaavan talousjohtajankin tulee miettiä entistä tarkemmin, miten tieto jäsennellään kaikille ymmärrettävään ja ketterästi hyödynnettävään muotoon.
Talouslukujen raportoinnissa liikkeelle kannattaa lähteä siitä, mitä toivot raportin lukijan tekevän tai tietävän raportin näkemisen jälkeen. Raportointia ei ole tarkoitus tehdä pelkästä raportoinnin ilosta, vaan tiedolla pyritään aina vaikuttamaan kohderyhmään tavalla tai toisella. Onkin tärkeää tunnistaa raportin luonne ja kohderyhmä sekä kohderyhmän mahdolliset ennakkoasenteet ennen varsinaista raportin tuottamista.
Jos kohderyhmääsi ovat esimerkiksi alan ammattilaiset, joille BI-työkalun käyttö on jo tuttua, kannattaa valmistella tutkiva raportti. Tällöin käyttäjä voi pilkkoa, suodattaa ja tutkia dataa raportilla itsenäisesti. Raportti mahdollistaa dataan porautumisen ja ristiin suodattamisen, jolloin käyttäjä voi itse tehdä havaintoja ja löytöjä datan joukosta. Jos kohderyhmää sen sijaan on muu henkilöstö, jolle talouden tunnusluvut eivät ole ennakkoon tuttuja, kannattaa raporttia karsia ja keskittyä kertomaan tiivistetysti, mitä asioita on tapahtunut, miksi ja miten ne tulevat vaikuttamaan yrityksen arkeen.
Lisäksi BI-työkalujen käytössä täytyy miettiä tarkasti datan näkyvyys. Onko muuttuneen tilanteen myötä tarvetta rajata dataa lukijan perusteella vai onko hyödyllisempää, jos kaikki data näkyy yrityksen koko henkilöstölle? Läpinäkyvyys tiedon jakamisessa on hyvästä, mutta datamäärän ei ole kuitenkaan tarkoitus kuormittaa käyttäjiä.
Kiinnostuitko?
Kerromme tiedolla johtamisen trendeistä lisää tuoreessa webinaaritallenteessa: Power BI -vinkit talousjohtajan raportointiin 2021. Jaoimme webinaarissa myös parhaat vinkkimme talouslujujen visualisointiin ja esittelimme Microsfot Power BI -työkalun uusimmat ominaisuudet, kuten Financial Reporting Matrixin.
