Tuotannonsuunnittelujärjestelmän hankinta on valmistavan alan yritykselle merkittävä panostus tulevaisuuteen. Järjestelmätoimittaja on tarvittaessa tukena hankintaprosessin kaikissa vaiheissa, mutta tilaajan on hyvä tehdä muutama kotiläksy ennen varsinaisen tarjouspyynnön jättämistä.
Järjestelmätoimittaja pystyy tekemään tuotannonsuunnittelujärjestelmän hankinnassa paljon ja monenlaista, mutta jos organisaatio ei ole aidosti valmis uudistumaan, rahat kannattaa ehkä ennemmin käyttää johonkin muuhun.
Tuotannonsuunnittelujärjestelmää ei hankita ainoastaan tätä päivää tai ensi viikkoa varten, vaan mitä suurimmassa määrin myös siksi, että yritys pystyy varmistamaan vahvan aseman markkinoilla myös vuosiksi eteenpäin.
Tuotannonsuunnittelun digitointi ei ole itseisarvo, eikä se vielä yksistään riitä uudistusprojektin tavoitteeksi. Jotta järjestelmän hankinnasta saataisiin aitoa hyötyä, on myös mietittävä uusin silmin itse toimintaa ja totuttuja käytäntöjä.
Mistä päästäänkin kotiläksyyn numero 2.
Hankintaprosessissa kartoitetaan yrityksen tuotannon nykytila, määritellään tavoitetila ja rakennetaan niiden väliin etenemissuunnitelma. Näille asioille on hyvä antaa ajatusta jo ennalta ja kirjata keskeisimpiä asioita myös ylös.
Tuotannonsuunnittelujärjestelmän käyttöönotossa ei ole kyse pelkästään siitä, että tuotannon järjestelyt kuvataan digitaaliseen muotoon. Siirtymä on myös mitä mainioin tilaisuus tehdä muutoksia ja kehittää prosessia. Järjestelmän hankinta tarjoaa arvokkaan mahdollisuuden tarkastella rehellisesti nykytilanteen hyviä puolia ja haasteita, sekä miettiä avoimin mielin kehittämismahdollisuuksia nyt ja halutulla aikavälillä eteenpäin.
Tuotannonsuunnittelujärjestelmä tarjoaa erinomaisia työkaluja toiminnan virtaviivaistamiseen ja tehostamiseen paitsi tuotannon henkilöstölle myös muun muassa myynnille, hankinnoille, talousosastolle ja yritysjohdolle. Nykytilanteen ja toivotun tulevaisuustilan analysointia kannattaakin tehdä sekä itsenäisesti omasta työnkuvastaan käsin että yhteisesti osastojen ja organisaation tasolla.
Hyvä ja konkreettinen askel eteenpäin on se, että mietitään ja kirjataan ylös konkreettiset tietotarpeet ja niihin liittyvät käyttötapaukset.
Mitä tietoja eri osastoilta puuttuu päätöksenteon tueksi? Hankaloittaako tietyn tiedon puute yksittäisen tuotannonsuunnittelijan päätöksentekoa? Missä tilanteissa hankintavastaava joutuu perustamaan tilauspäätöksensä arvauksiin? Joutuuko myyjä joskus epäröimään myyntiään siksi, ettei tuotannon toimituskyvystä ole täyttä varmuutta?
Vaikka tuotannonsuunnittelujärjestelmää käyttävät yleensä ahkerimmin yksittäiset tuotannonsuunnittelijat ja muut tuotannonsuunnitteluorganisaation jäsenet, hankkeeseen kannattaa ehdottomasti osallistaa toimitusketjun kaikki eri osa-alueet. Parhaat hyödyt voidaan saavuttaa vain kokonaisketjun optimoinnilla.
Asiaa kannattaa miettiä myös nykytilanteen ulkopuolelta: millaisista uusista tuotantoon liittyvistä tiedoista voisitte saavuttaa kilpailuetua naapuriin nähden? Millaisessa muutoksessa alanne elää – mistä tiedoista teille voisi olla hyötyä vuoden tai kolmen päästä?
Pyydä rohkeasti tarjous yllä mainittujen pohdintojenne pohjalta. Järjestelmätoimittajan voi myös halutessaan pyytää sparrausavuksi jo varhaisessa vaiheessa. Aito kumppani osaa kysyä olennaiset asiat tuotannostanne ja prosesseistanne. Tavoitteena on ymmärtää järjestelmähankinnan jokaisesta valinnasta, miksi se on tarpeen ja mitä asiaa se palvelee juuri teidän liiketoiminnassanne.
Jos haluat lukea lisää muun muassa tuotannonsuunnittelujärjestelmän käyttömahdollisuuksista, järjestelmän ja kumppanin valinnasta sekä hankinnassa huomioitavista asioista, lataa ilmainen Tuotannonsuunnittelujärjestelmän ostajan opas.
Menestystarinoistamme voit lukea vinkkejä siitä, kuinka muut ovat onnistuneet järjestelmähankinnassaan.