4+1 tärkeintä asiaa, jotka kannattaa huomioida kiertotalouden materiaalivirtojen hallinnassa

Annimari Lehtomäki Annimari Lehtomäki

Flow-by-Pinja_punnitusnakyma

Materiaalivirtojen tehokas hallinta on avainasemassa kiertotalousbisneksen kannattavuuden ylläpitämisessä ja parantamisessa. Kiertotalousalan yrityksissä hallinnoidaan usein jopa satoja sisään ja ulos virtaavia materiaalivirtoja useissa eri järjestelmissä, esimerkiksi Exceleissä ja osittain yhä jopa perinteisillä paperisilla dokumenteilla kuten siirtoasiakirjoilla. Tämä tarkoittaa väistämättä sitä, että manuaaliseen työhön, tiedonsiirtoon ja selvittelyyn tuhlaantuu kuukausittain kymmeniä työtunteja ja tuhansia euroja.

Mihin materiaalivirtojen hallinnassa siis pitäisi kiinnittää huomiota? Miten toimitusketjun eri vaiheita voisi sujuvoittaa ja mikä rooli digitalisaatiolla on toiminnan tehostamisessa? Koostin alle huomioitani materiaalivirtojen toimitusketjun kriittisistä vaiheista, joissa piilee todellinen mahdollisuus toiminnan tehostamiseen ja kannattavuuden parantamiseen.

1. Älykkäät materiaalin vastaanottotoiminnot

Materiaalien vastaanotossa tärkeää on reaaliaikainen tiedonsiirto kuljetusyritykseltä materiaalin vastaanottavalle käsittelylaitokselle. Viimeistään tässä vaiheessa tieto materiaalin alkuperästä, toimittajasta ja siitä, ketä materiaalista laskutetaan ja minkä verran, siirretään vastaanottajan järjestelmiin. 

Tehokkaimmin vastaanotto hoituu, kun käsittelylaitoksella on käytössään digitaalinen materiaalin hallinta- ja raportointijärjestelmä. Pinjan Flow-järjestelmä integroituu suoraan vastaanottajan vaakajärjestelmiin ja punnitustieto siirtyy automaattisesti järjestelmässä eteenpäin, aina laskutukseen saakka. Mitä vähemmän toimitusketjussa on manuaalisia työvaiheita, kuten Excelin pyörittelyä tai paperisten siirtoasiakirjojen täyttämistä, sitä paremmin pystytään minimoimaan inhimilliset virheet ja parantamaan koko tuotantoketjun kustannustehokkuutta ja ketteryyttä.

2. Reaaliaikainen varastojenhallinta

Usein varastojenhallinta perustuu silmämääräisiin arvioihin ja säännöllisiin inventaarioihin, jotka vievät paljon aikaa, eivätkä mahdollista tiedon reaaliaikaista seurantaa. Reaaliaikaisella tiedolla on kuitenkin valtava merkitys raportoinnissa ja liiketoiminnan suunnitelmallisuuden parantamisessa. Kun ajantasaista tietoa myytävistä ja prosessoitavista materiaaleista on saatavilla, pystytään toimintaa suunnittelemaan ja ohjaamaan pitkäjänteisemmin sekä ennakoiden.

Varastonhallintaan liittyy myös viranomaisten asettamia vaatimuksia. Digitaalinen varastonhallintajärjestelmä vähentää raportointiin ja varastotaseiden ylläpitoon liittyvää turhaa työtä, kun kaikki ajantasainen tieto löytyy yksistä, digitaalisista kansista. Raportit ovat myös helposti automatisoitavissa suoraan järjestelmästä sekä sisäisen päätöksenteon tueksi että ulkoisille sidosryhmille toimitettavaksi. Digitaalinen varastonhallintajärjestelmä mahdollistaa myös prosessoitavien materiaalien alkuperän jäljitettävyyden, minkä merkitys korostuu kierrätysmateriaalien käsittelyssä.

3. Automaattinen tiedonsiirto järjestelmien välillä

Kun käytössä on useita eri järjestelmiä, laskentataulukoita ja tiedostoja, kuluu tiedonsiirtoon eri järjestelmien välillä turhaa työaikaa ja virhesyöttöjen riski lisääntyy. Riskiä kasvattaa myös osaamisen keskittyminen vain muutamille henkilöille, jolloin eri järjestelmiä tai Exceleitä osaa yrityksen sisällä käyttää vain muutama henkilö kerrallaan. Ero on suuri verrattuna siihen, että tieto voisi olla toimitusketjun kaikkien osapuolten saatavilla reaaliaikaisesti, yhdessä helppokäyttöisessä järjestelmässä. 

Päällekkäiset järjestelmät aiheuttavat myös sen, että aina mm. uusien asiakkaiden tai materiaalivirtojen kohdalla tiedot joudutaan lisäämään useampaan eri järjestelmään. Puhumattakaan siitä, että kaikkea tätä (materiaali-, asiakas-, sopimus- ja hintatietoja) joudutaan ylläpitämään useissa järjestelmissä samanaikaisesti.

Esimerkiksi kuorman punnitus- ja vastaanottovaiheessa järjestelmän avulla voidaan tarjota kuljettajalle valmiiksi esitäytetyt tiedot kuormasta. Järjestelmä osaa tarjota kullekin kuljettajalle juuri ne vaihtoehdot, jotka kyseiselle kuljetusliikkeelle ovat relevantteja. Kuljettajan vastuulle jää vain tietojen tarkistaminen ja tarvittavien kuittausten kerääminen sen sijaan, että hänen täytyisi itse valita oikeat tiedot kymmenien, tai jopa satojen, materiaalivaihtoehtojen joukosta. 

Tämän seurauksena koko punnitustapahtuman suorittaminen nopeutuu ja virheiden mahdollisuus pienenee. Prosessi hoituu ketterästi alusta loppuun mobiilissa ja tieto siirtyy reaaliaikaisesti eteenpäin vastaanottajan järjestelmässä.

4. Tiedon jakaminen toimitusketjun kaikkien osapuolten kesken

Mikäli käytössä ei ole digitaalista materiaalivirtojen hallintajärjestelmää, voi tiedon jakaminen toimitusketjun eri osapuolten välillä olla hyvin työlästä. Sen seurauksena myös laskutussyklit pitenevät, kun tietoa joutuu odottamaan eri osapuolilta toimitusketjun eri vaiheissa – ideaalitilanteessa esimerkiksi tieto toimitetusta kuormasta siirtyy suoraan punnituksesta varastonhallintajärjestelmään ja sieltä laskutukseen. Digitaalinen materiaalivirtojen hallintajärjestelmä mahdollistaa kaikille osapuolille yhteisen portaalin, josta reaaliaikainen tieto on helposti kaikkien yhteistyökumppaneiden saatavilla.  

Reaaliaikaisen tiedonjaon avulla voidaan minimoida myös virheiden ja reklamaatioiden määrä, kun kaikki tarkastelevat pilvipalvelun kautta samaa, ajantasaista tietoa. Tämä vähentää suoraan laskutusrumbaan liittyvän manuaalisen työn määrää. Tympeiden työvaiheiden, kuten reklamaatioiden hoitamisen sijasta energia voidaan kohdistaa tuottavampaan toimintaan. Samaan aikaan myös asiakkaita pystytään palvelemaan paremmin, kun heille voidaan toimittaa reaaliaikaista tietoa juuri heiltä tulleiden materiaalien laadusta, käsittelystä, kierrätysasteesta, tai vaikkapa CO2-päästöistä. 

Lainsäädännön ja raportointivaatimusten kiristyessä reaaliaikainen tiedonkulku mahdollistaa myös materiaalien alkuperän tehokkaamman jäljitettävyyden. Nykypäivänä myös asiakkaita kiinnostaa entistä hanakammin kierrätysraaka-aineiden alkuperä ja sivuvirtojen käsittelytapa, ja se täytyy tällöin olla läpinäkyvästi jäljitettävissä jokaisen materiaalivirran kohdalla. Mikäli toimitusketjun eri vaiheet on kirjattuina erillisiin laskentataulukkoihin, laskuihin ja paperisiin raportteihin, tulee seurannasta moninverroin mutkikkaampaa.

+1 Näkyvät ja helposti laskutettavat materiaalivirrat

Yksi tärkeimmistä hyödyistä, joita digitaalinen materiaalivirtojen hallintajärjestelmä kiertotaloustoimijoille mahdollistaa, on tehokas ja täsmällinen datan keruu. Kun tietoa kerätään ja analysoidaan reaaliajassa jokaisessa toimitusketjun eri vaiheessa, muuttuvat materiaalivirrat tehokkaammin tuotoksi. Järjestelmän avulla osaat laskuttaa oikeita asiakkaita, oikeista asioista, oikeilla summilla. Kaikki laskutuskelpoinen materiaali muuttuu näkyväksi tulokseksi viivan alle. Digitalisaation avulla toimintaansa tehostavat yritykset pärjäävät parhaiten muuttuvassa maailmassa ja kiristyvässä kilpailussa.

Lisätietoa aiheesta

Mikäli digitalisaation hyödyntäminen materiaalivirtojen hallinnassa ja liiketoiminnan kehittämisessä kiinnostaa, tervetuloa tutustumaan “Kasvua ja kannattavuutta kiertotalouteen”-webinaarin tallenteeseen. Webinaarissa kuulet, mitä haasteita kiertotalousala tänä päivänä kohtaa, sekä miten materiaalivirtojen seurantaa ja hallintaa voidaan tehostaa mm. älykkäiden järjestelmävalintojen avulla. Webinaarissa esittelemme myös kiertotalousalalle suunnattua Flow by Pinja -järjestelmäämme käytännössä!

Lue lisää

Digitalisaatio tukee kiertotalousbisneksen kannattavuutta
Opas: 6 vinkkiä materiaalin vastaanottotoimintojen tehostamiseen

Annimari Lehtomäki

Annimari Lehtomäki

Työskentelen Pinjalla Business Managerina ja tehtävänäni on kehittää Pinjan kiertotalousliiketoimintaa ja kansainvälistä liiketoimintaa. Vapaa-ajalla tykkään liikkua luonnossa jalan tai pyörillä, lukea ja saunoa.