Etätyö vauhdittaa Microsoft 365:n käyttöönottoja – kyseessä ennen kaikkea kulttuurinen muutos

Sakari Järvenpää Sakari Järvenpää

Nainen ja mies nauravat läppärin edessäKulttuurisesta näkökulmasta on tärkeää miettiä, kuinka työkalujen käyttöönotto tehdään mahdollisimman sujuvasti ja siten, että muutos häiritsee käyttäjien arkea mahdollisimman vähän.

Microsoft 365 on erilaisten työkalujen ja palvelujen ekosysteemi, jonka suosio kasvaa jatkuvasti ja monet yritykset pohtivat tällä hetkellä Microsoft 365 -palvelujen käyttöönottoa. Kyseessä on iso järjestelmäuudistus ja muutoksen vaikutuksia on hyvä pohtia syvemmälle toiminnan ytimeen. Uusien teknologioiden ja työkalujen käyttöönotto on aina iso investointi  ellei työkaluja hyödynnetä niiden täyteen potentiaaliinsa, voi investointi valua hukkaan.

Taklaa kulttuurishokit etukäteen uusien järjestelmien käyttöönotossa


M365-käyttöönoton vaikutukset ulottuvat kustannusten ja teknologisten ominaisuuksien lisäksi vahvasti myös yrityskulttuuriin ja toimintatapoihin. Esimerkiksi kalenterin jakaminen kollegojen nähtäväksi tai vaikkapa tiedostojen ketterämpi, samanaikainen ja avoimempi yhteiskäyttö voi olla monelle täysin vierasta. Uuden työkalupakin myötä koko kulttuuri saattaa kokea ison muutosprosessin, kun tietoa jaetaan, säilytetään ja käytetään ylipäätään eri tavalla ja avoimemmin kuin aiemmin. 

Avoimuus voi herättää monenlaisia epäilyksiä ja kysymyksiä. Jopa muutosvastarintaa, etenkin jos tällaiseen avoimuuteen ei ole aiemmin totuttu. On siis tärkeää huolehtia, että myös erilaiset “kulttuurishokit” taklataan jo ennen uusien työkalujen käyttöönottoa, sillä muutosvastarinta voi pahimmillaan kumota koko uudistusprojektin hyödyt.

Käyttöönoton onnistumisen edellytykset löytyvät hyvästä suunnittelusta ja viestinnästä

Kulttuurisesta näkökulmasta on tärkeää miettiä, kuinka työkalujen käyttöönotto tehdään mahdollisimman sujuvasti ja siten, että muutos häiritsee käyttäjien arkea mahdollisimman vähän. Lisäksi prosessista viestiminen ja toimintatapojen tarkasteleminen on hyvä tehdä erillisen työryhmän kesken, ennen kuin mitään toimenpiteitä konkreettisesti käynnistetään. 

Käyttöönotossa ja käyttäjien koulutuksessa voidaan pohtia myös kumppanin hyödyntämistä: kuinka paljon työkalujen jalkauttamiseen tarvitaan ja halutaan asiantuntijakumppanin tukea? Kuinka jalkautus tapahtuu mahdollisimman vankalla pohjalla? Esimerkkinä tästä voisi olla  “digikummi”-malli, jossa muutama edistyneempi käyttäjä kouluttaa kollegoitaan. Tämä voi toimia monessa tilanteessa mahdollisen muutosvastarinnan lieventäjänä.

Järjestelmäuudistus on aina mahdollisuus tarkastella ja muovata toimintatapoja

Itse siirtymävaihe voi olla myös kevyt ja vaivaton prosessi, mikäli vastaavanlaisten työkalujen käyttö on organisaatiossa jo arkipäivää, ja henkilöstö on tottunut monipuolisen teknologian käyttöön. Tällöin on joka tapauksessa hyvä pysähtyä pohtimaan organisaatiossa vallitsevia toimintatapoja kokonaisuutena, sillä järjestelmäuudistus on aina hedelmällinen ympäristö myös toimintatapojen ja rutiinien muuttamiselle. Onko kenties prosesseissa tehostettavaa, voitaisiinko joitain totuttuja rutiineja ajatella ja toteuttaa eri tavalla, tai voisiko jonkin täysin uuden työkalun käyttöönotto tuoda jopa uudenlaista kilpailuetua? 

Microsoft365 -työkalupakki mahdollistaa lähes rajattomia mahdollisuuksia muuttaa ja tehostaa toimintaa sitä mukaa, kun uusia palveluja otetaan käyttöön ja osaksi jokapäiväistä toimintaa. Järjestelmäuudistusta kannattaakin siis tarkastella laatikon ulkopuolelta.

Sen sijaan, että jo käytössä olevat työkalut ja palvelut viedään uuteen ekosysteemiin, kumppania kannattaa konsultoida siinä, kuinka toimintaa voisi kokonaisuudessaan tehostaa tai parantaa. Laajan palveluvalikoimansa ansiosta M365-ekosysteemistä löytyy varmasti toimintaa tehostava yhdistelmä jokaisen organisaation tarpeisiin ja hyvä asiantuntijakumppani osaa ehdottaa sopivia ratkaisuvaihtoehtoja.

Lisätietoja aiheesta

Julkaisimme hiljattain oppaan onnistuneesta Microsoft 365 -käyttöönotosta ja migraatiosta. Lataa omasi täältä!

Sakari Järvenpää

Sakari Järvenpää

Toimin Pinjalla ICT-palveluiden Sales Managerina. Kiinnostukseni kohteina ovat etenkin riskienhallinta ja tietoturva. Tavoitteenani on löytää asiakkaan kannalta paras ratkaisukokonaisuus liiketoiminnan vaatimusten mukaisesti. Vapaa-aikani kuluu perhokalastuksen, urheilun ja metsästyksen parissa.