Budjetointi on kaikissa organisaatiossa liiketoiminnan kovaa ydintä, mutta siihen liittyvät käytännöt vaihtelevat yritysten välillä suuresti. Harmillisen usein budjetointia lähestytään muusta toiminnasta erillisenä saarekkeena. Käytössä saattaa olla raskaita budjetointityökaluja, joita hyödynnetään erillään yrityksen muista järjestelmistä, tai lukuja pyöritellään Excel-taulukoissa kirjavin käytännöin. Tietojen syöttäminen ja niiden vertailu useissa eri järjestelmissä ja irrallisissa taulukoissa syö tarpeettomasti resursseja.
Tietoja on mahdollista hallita helposti ketterässä budjetointityökalussa, joka liitetään osaksi tiedolla johtamisen prosessia. Tällöin se vastaa niin budjetointitietojen keräämisen, varastoinnin kuin raportoimisenkin tarpeisiin.
Integroi budjetointityökalu osaksi organisaation omia järjestelmiä
Jotta budjetointi saadaan luontevaksi osaksi yrityksen muuta tiedonhallintaa ja taloushallintoa, siihen käytettävän ohjelmiston tulisi olla mahdollisimman sujuva osa päivittäistä toimintaa.
Yritykselle räätälöidyn sovelluksen sisällyttäminen omaan IT-ympäristöön tai pilveen on oiva ratkaisu. Tällöin budjetointityökalu voidaan integroida osaksi yrityksen muita järjestelmiä ja tietovarastoa ja liittää myös tehokkaasti osaksi BI-ratkaisua.
Joustava budjetointityökalu tarjoaa kankeiden rakenteiden sijaan loputtomasti mahdollisuuksia.
Toiminta tehostuu, kun integraatiot ovat kaksisuuntaisia: Budjetointityökaluun päivittyy automaattisesti toteumatiedot ja syötetyt budjetti- ja/tai ennustetiedot päivittyvät automaattisesti yrityksen BI-ratkaisuun esim. Power BI-raporteille. Työkalun rinnalle voidaan rakentaa tietovarasto – kevyenä tai kattavana ratkaisuna – mikäli tällaista ei vielä ole. Budjetoinnin isäksi työkaluun voidaan syöttää rullaavaa ennustetta. Kun ennusteet historioidaan tietovarastoon, päästään raporteilla helposti seuraamaan myös eri aikoina annettuja ennusteita ja niiden osumatarkkuutta. Ennusteiden toteuttamisessa on mahdollista hyödyntää myös koneoppimista.
Mukauta budjetointityökalua tarpeisiin sopivaksi
Luotettavat, reaaliaikaiset tiedot, oikein syötettynä – utopiaa? Ei oikeastaan. Budjetointisovellus on oiva ratkaisu paitsi prosessien virtaviivaistamiseen myös tiedon validoimiseen. Räätälöity työkalu suunnitellaan niin, että se ohjaa tietojen syöttämistä kaikille samaa totuutta heijastaen. Sen sijaan, että tietoa löytyisi ripotellen eri paikoista, se on aina saatavilla samasta työkalusta ja samasta näkymästä. Samalla turvataan kannattavuuden kannalta kriittisten tietojen oikeellisuus ja minimoidaan manuaalisesta syöttämisestä mahdollisesti syntyvät virheet.
Toimialasta ja liiketoiminnan painotuksista riippuen esimerkiksi tuotantoon ja henkilöstöön liittyvät kulut ja tietovirrat vaihtelevat organisaatioiden välillä. Tämänkin takia räätälöinti kannattaa, sillä organisaation tarpeisiin vastaavassa työkalussa voidaan säätää tietojen syöttämisen rakenteita ja mukauttaa näkymiä juuri omaan toimintaan sopiviksi.
Ketterä ja joustava teknologia on kaikkien etu
Joustava budjetointityökalu tarjoaa kankeiden rakenteiden sijaan loputtomasti mahdollisuuksia. Kun teknologia ei nojaa valmiisiin pohjiin ja rakenteisiin, työvirtoja ja tiedon syöttämisen prosesseja voidaan mukauttaa ja uusia toiminnallisuuksia kehittää myös jälkikäteen. Kustannuksetkin kevenevät, kun oma sovellus ei edellytä kuukausittaisia lisenssimaksuja ja käyttäjiä voi lisätä omassa sovelluksessa tarpeen mukaan ilman ylimääräisiä kuluja.
Budjetointiteknologia kehittyy jatkuvasti, ja esimerkiksi koneoppimisen rooli ennusteiden kehittämisessä on kasvussa. Edistyneinkin teknologia tarvitsee kuitenkin tuekseen riittävästi laadukasta liiketoimintatietoa. Siksi kannatamme lämpimästi selkeiden tiedonkeruun ja raportoinnin käytäntöjen luomista, budjetoinnin liittämistä kiinteäksi osalta muuta tiedonhallintaa sekä jatkuvaa parantamista historiatietoja hyödyntämällä.
Haluatko kuulla lisää, miten voimme auttaa budjetoinnin työstön optimoinnissa? Kerromme mielellämme lisää, Ota yhteyttä asiantuntijoihimme.
Lue lisää
Pinjan Business Intelligence -ratkaisut
Taloushallinto ERP-ratkaisun saumattomana osana
NextGen-hankkeessa tavoitteena hävikin vähentäminen ja ennaltaehkäiseminen datan avulla – taustalla toimii Pinjan toteuttama ennustemalli
Ohjelmistokehityksen palvelut
