Ajoita toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto oikein
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon tai vaihdoksen liittyvän siirtymän toteutuksesta selvitään varmimmin kuivin jaloin, kun suunnitellaan huolella ennakkoon niin siirtymävaihetta edeltävät, sen aikaiset kuin myös siirtymän jälkeiset vaiheet. Tärkeä osa ERP-järjestelmän käyttöönoton suunnittelua on siirtymän ajoituksen pohtiminen ja optimointi.
Aina kun mahdollista, toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto kannattaa ajoittaa
- joko liiketoiminnan hiljaiseen hetkeen, kuten toimialan kausivaihtelun mukaiseen matalaan sesonkiin tai yleiseen matalasuhdanteeseen
- tai jonkinlaiseen taitekohtaan – esimerkiksi isojen hankkeiden päätöskohtaan tai liiketoiminnan uudelleenjärjestelyyn
Tällä tavoin siirtymässä on vähemmän huomioitavia keskeneräisiä projekteja, ja mikä tärkeintä: organisaation omia resursseja on käytettävissä enemmän ERP-siirtymän tarpeisiin. Esimerkiksi vakavarainen Jopera hyödyntää hiljaisemman kauden päivittämällä toiminnanohjausjärjestelmänsä vastaamaan uuden nousukauden tarpeita.
Vaikka varsinainen siirtymä aiottaisiinkin ajoittaa hiljaisempaan hetkeen, korkea sesonki kannattaa hyödyntää suunnittelun tärkeänä pohjana. Kiireen keskellä tulee usein selvimmin esiin nykyisen ERP-järjestelmän ja tiedonhallinnan haasteet: mitkä puutteet tai epäloogisuudet aiheuttavat lisäkiirettä hässäkän keskellä, missä asioissa tiedonhallinnan kanssa joudutaan jumppaamaan tarpeettomasti ja mistä uusista toiminnallisuuksista voisi olla jatkossa suurin hyöty. Tällaiset asiat kannattaa dokumentoida, sillä niiden avulla uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa osataan keskittyä oikeisiin asioihin.
Realismin nimissä on kuitenkin myös todettava, että aina ajankohtaa ei pääse syystä tai toisesta valitsemaan vapaasti. Sekään tilanne ei ole suinkaan ylitsepääsemätön: voin vakuuttaa, että järjestelmiä on otettu onnistuneesti käyttöön kaikenlaisissa liiketoiminnan hetkissä.
Suunnittele datamigraatio ja toimintamallien muutos huolella
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa on kyse monentasoisesta siirtymästä. Puhumme asiakkaiden kanssa paljon muun muassa datamigraatiosta, eli liiketoimintatiedon siirtämisestä uuteen järjestelmään. Tämä on kokonaisuuden kannalta totta kai erittäin keskeinen asia, ja tähän järjestelmäkumppanit osaavat suositella valmiiksi testattuja ja hyväksi todettuja prosesseja.
Uusien toimintamallien omaksuminen ja käyttöönotto vaativat totta kai oman aikansa ja vaivansa, mutta koska muutos on myös merkittävä mahdollisuus, se kannattaa näyttää koko henkilöstölle sellaisena ja osallistaa heitä mukaan jo suunnitteluvaiheessa.
Datamigraation lisäksi kyse on jossain laajuudessa aina myös toimintamallien muutoksesta. Osaa aiemmista toimintamalleista voidaan hyödyntää jatkossakin sellaisenaan, osaa on muokattava jonkin verran ja usein on tarpeen opetella myös kokonaan uusia tapoja toimia. Vain sitä kautta liiketoiminnan johtamiseen ja käytännön työhön saadaan juuri niitä hyötyjä, joita toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotolla on alun perin lähdetty tavoittelemaan.
Uusien toimintamallien omaksuminen ja käyttöönotto vaativat totta kai oman aikansa ja vaivansa, mutta koska muutos on myös merkittävä mahdollisuus, se kannattaa näyttää koko henkilöstölle sellaisena ja osallistaa heitä mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Henkilöstöä motivoi usein konkretia: mitä hyötyä uusista toimintatavoista ja uusien tietojen syöttämisestä on isossa kuvassa, eli mihin tärkeisiin kysymyksiin järjestelmä tuottaa vastauksia, kunhan pohjatyö jaksetaan tehdä järjestelmällisesti.
Hyödynnä vertaistuki ja benchmark
Koska toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tai vaihto on aina merkittävä muutos liiketoiminnan kokonaisuuden kannalta, onnistumiseen vaikuttavia asioita on lukumääräisesti paljon. Siksi suunnitteluvaiheessa kannattaa hyödyntää vertaistukea ja benchmarkia. Näitä on saatavilla paitsi suoraan muilta ERP-järjestelmän käyttöönottoja ja vaihdoksia tehneiltä yrityksiltä myös kokeneilta kumppaneilta.
Yksittäinen organisaatio vaihtaa toiminnanohjausjärjestelmää verrattain harvoin. Järjestelmäkumppanit ovat sen sijaan nähneet, kokeneet ja fasilitoineet monenlaisten organisaatioiden siirtymiä monenlaisissa olosuhteissa ja monenlaisista lähtötilanteista käsin. Kumuloitunutta kokemusta ja siitä taskuun jääneitä hyviä käytänteitä kannattaa hyödyntää.
Lue lisää:
Muistilista ERP-järjestelmien vertailuun – mihin kannattaa kiinnittää huomiota?
Onnistu toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa – kolme askelta sopivan ERP-järjestelmän valintaan
Lataa opas: ERP-järjestelmän valinta, vertailu ja hankinta – mitä kannattaa ottaa huomioon?
Tutustu myös modulaariseen Total ERP by Pinja -ratkaisuun: Total ERP by Pinja – toiminnanohjausjärjestelmä, joka pitää yrityksesi prosessit joustavina ja muutoskykyisinä
