Aito tiedolla johtaminen vaatii mahdollisuuden seurata ja hyödyntää organisaation ydintoimintoihin liittyviä tietoja ja tunnuslukuja. Sovellukseen upotetut Embedded Power BI -raportit edustavat tiedon hallinnassa eräänlaista jäävuoren huippua, jossa isosta datamassasta on kiteytetty olennaisimmat tiedot helppokäyttöiseen ja monikäyttöiseen, matalalla kynnyksellä katseltavaan muotoon. Kun käyttäjä pääsee katsomaan raportteja suoraan sovelluksesta, jota hän käyttää muutenkin osana päivittäistä työtään, kootut tiedot tulee otettua helpommin täysimääräiseen käyttöön.
Kun talousjohtaja, huoltoasentaja tai vaikkapa terveydenhoitaja etsii työhönsä keskeisesti liittyvää tietoa, ei ole yhdentekevää, missä välineessä ja missä muodossa nämä tiedot hänelle tarjoillaan. Tietojen hyvä saavutettavuus säästää työaikaa ja motivoi hyödyntämään tietoa säännöllisesti ja tehokkaasti. Yksi ja sama raportointiratkaisu ei ole kuitenkaan kaikille ihanteellinen, vaan väline kannattaa valita huomioiden muun muassa käyttäjäkunnan ominaispiirteet ja työnkuva, raporttien käyttötilanne sekä tiedontarpeen tiheys.
Monen suosimassa Embedded Power BI -toteutusmallissa raportit tuotetaan Microsoftin Power BI -työkalulla ja upotetaan suoraan sovelluksen käyttöliittymään. Tällöin päästään hyödyntämään Power BI:n valmista, edistyksellistä raportointiarkkitehtuuria ja esittämään kootut tiedot kuitenkin käyttäjälle valmiiksi tutussa käyttöliittymässä. Power BI:n suosiosta kertoo osaltaan se, että tutkimusyhtiö Gartner nimesi vuonna 2022 Power BI:n viidettätoista perättäistä kertaa markkinoiden johtavaksi BI-ratkaisuksi. (Lähde: 2022 Gartner® Magic Quadrant™ for Analytics and Business Intelligence Platforms)
Tarkempaa tarkastelua ja palastelua vaativia tietoja on usein kätevintä katsoa BI-työkalun omassa raporttinäkymässä, mutta oman tehtäväkentän kannalta keskeisten avainlukujen on hyvä olla jatkuvasti ja kätevästi saatavilla – näin niitä tulee myös seurattua säännöllisesti muun työnteon ohessa. Toimialasta riippuen tällaiset tiedot voivat liittyä vaikkapa pandemiaraportointiin, oppimisanalytiikkaan tai työmaaseurantaan.
Embedded Power BI -raporttien monipuoliset mahdollisuudet
Embedded Power BI -mallilla toteutetuista raporteista seurattavat tiedot vaihtelevat eri toimialoilla, mutta usein kyse on tiettyjen avaintrendien seuraamisesta sekä kehitystoimien ja muiden muutosten vaikutusten tarkastelusta. Esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa voidaan seurata eri tuotantolaitosten tuottavuutta, julkisella sektorilla tarjottavien palvelujen käyttäjämääriä ja niiden muutoksia, energiateollisuudessa vaikkapa resurssitehokkuutta.
Otetaan tarkemmaksi esimerkiksi valmistava teollisuus ja siellä täsmällisemmin kunnossapito. Tässä kontekstissa raporttien käyttäjäkunta voidaan jakaa karkeasti kolmeen luokkaan, joista jokainen seuraa raportteja omalla tavallaan ja omasta näkövinkkelistään:
- Huoltoasentajat käyttävät raportteja päivittäistyönsä ohjaajana ja tukena, ja he seuraavat raporteista esimerkiksi omaa suoriutumistaan asetettuja tavoitteita vasten.
- Yritysjohto seuraa kunnossapidon toimivuutta usein muutaman tunnusluvun avulla ja isompina trendeinä – vastaavalla tasolla kuin liiketoiminnan muitakin osa-alueita.
- Tekniset kehittäjät seuraavat muun muassa koneiden ja laitteiden elinkaarta, punnitsevat investointitarpeita ja kehittävät kunnossapidon menetelmiä.
Huoltoasentajille mahdollisuus seurata raportteja suoraan mobiilisovelluksesta tuo usein erityistä hyötyä. Kun tietojen kirjaaminen ja seuraaminen onnistuu mahdollisimman kätevästi yhdessä sovelluksessa työn ohessa, päähuomio on helppo pitää käytännön kunnossapitotehtävissä. Toisin kuin yritysjohdolla ja teknisillä kehittäjillä, huoltoasentajan työ on luonteeltaan liikkuvaa, ja siksi useamman järjestelmän selaaminen päätyön ohessa tuo heidän arkeensa turhaa kuormitusta.
Esimerkiksi kunnossapitojärjestelmän ja erikoistuneen BI-työkalun avulla mahdollistetun tiedolla johtamisen yhdistelmä avaa varsin monipuoliset raportointimahdollisuudet. Osa käyttäjistä voi käyttää sovelluksiin upotettuja raportteja, osa voi katsoa tarkemmin jaoteltuja tietoja ja lukujen taustoja BI-työkalun omassa raporttinäkymässä ja osa voi hyödyntää eri tavoin toteutettuja ja käyttötarkoituksen mukaan räätälöityjä raportteja myös muissa järjestelmissä ja sovelluksissa.
Sovelluksiin upotetut raportit ovat tehokkaan tietohallinnon jäävuoren huippu
Ennen kuin huoltoasentaja näkee mobiililaitteensa ruudulta esimerkiksi valmiit, keskeneräiset ja tulevat kunnossapitotoimet suoraan kunnossapitosovelluksessa, taustalla on tehty monenlaisia teknisiä valmisteluja ja ideologisiakin päätöksiä. Toimialasta riippumatta upotettujen raporttien käyttöönoton logiikka on kaikkialla sama.
Ideologiselta kantilta organisaatiossa on ensinnäkin ymmärretty, mikä tehokkaan raportoinnin merkitys päivittäisessä työssä ja liiketoiminnan johtamisessa on. Toisekseen on päätetty tehdä raporttien käyttäminen mahdollisimman helpoksi sille käyttäjäkunnalle, joka hyötyy nimenomaan sovellukseen upotetuista raporteista, ja valittu siten toteutustavaksi juuri Embedded Power BI.
Teknisestä näkökulmasta katsoen valmistelut ovat vaatineet datan keräämistä, koostamista, mallintamista ja muokkaamista hyödynnettävään muotoon. Kun halutut tiedot ovat raportoitavassa muodossa, on vielä päätetty, mitkä raportit ovat millekin kohderyhmille olennaiset nähdä, jaettu käyttöoikeudet sen mukaisesti sekä valmisteltu raporteille helppokäyttöinen, visuaalinen esitysmuoto. Lopuksi raportit on upotettu käyttäjän sovellukseen Embedded Power BI -toteutuksella, jotta ne ovat näppärästi saatavilla ja nähtävillä päivittäisen työnteon lomassa.
Embedded Power BI -raportit ovat jäävuoren huippu.
Vaikka sovellukseen upotetut raportit edustavatkin eräänlaista raportoinnin kehitystyön huippua, kaikkien ei ole suinkaan tarpeen kivuta jäävuoren laelle asti. Monessa tapauksessa riittää tietojen tarkastelu esimerkiksi ERPissä, Power BI:n omassa tai muussa erillisessä raportointipalvelussa tai vaikkapa ohjelmistokehityksen kautta tuotetuissa, räätälöidyissä raporttinäkymissä. Käyttäjälle tarjottavaa raportointiratkaisua kannattaa pohtia ennen kaikkea raporttien kohderyhmän, käyttötilanteen ja käyttötaajuuden mukaan.
Haluatko kuulla lisää?
Olemme julkaisseet aiheesta oppaan Kaikki irti järjestelmän datasta – upota raportit sovellukseen Embedded Power BI -mallilla, jossa kerromme lisää sovelluksiin upotetuista raporteista, niiden käyttötarkoituksista ja eduista sekä myös siitä, mitä asioita sovellukseen upotettu raportti ei ratkaise.
Lue lisää
Kun polut erkanevatkin – siirrä ohjelmistokehitys hallitusti uudelle kumppanille
Milloin ohjelmistokehitys voidaan ja kannattaa ulkoistaa?
Kuinka yrityksesi BI-työkalu vertautuu Gartnerin listaamissa ydinkyvykkyyksissä vuonna 2022?
Käyttäjälähtöinen raportointi on tehokas tapa viestiä
Kohti tiedolla toimimista – miksi ja miten?
Kunnossapidon mittarit tiedolla johtamisen välineenä
Opas: 8 syytä valita tietovarasto Power BI:n tueksi
Opas: Tiedolla johtaminen teollisuusyrityksessä
