Kaaoksesta hallintaan: Johtajan opas tuotannonsuunnittelun muutokseen konepajoissa

Tuotannonsuunnittelu on murroksessa – reaktiivisesta proaktiiviseen, manuaalisesta tekoälyyn. Tämä opas auttaa konepajojen johtoa navigoimaan muutoksessa, välttämään sudenkuopat ja ottamaan hallinnan siirtymässä kohti hallittavampaa, tehokkaampaa, joustavampaa ja kilpailukykyisempää tuotantoa.

Johdanto: Miten älykäs tuotannonsuunnittelu mullistaa konepajojen tuotannon johtamisen?

Konepajat pääsevät yleensä hyvään toimitusvarmuuteen, mutta maksavat siitä kovaa hintaa. Perinteiset tuotannonsuunnittelun työtavat, jotka perustuvat vakiotoimitusaikoihin ja arvioihin tuotannon kapasiteetista ja resursseista, eivät riitä kiristyvässä kilpailussa. Tuotannonsuunnitelman on voitava reagoida nopeasti muutoksiin, joita tulee yhä useammin globaalien toimitusketjujen häiriöiden vuoksi.  Samaan aikaan asiakkaat odottavat yhä nopeampaa palvelua. Lisäksi kustannuspaineet ja vastuullisuustavoitteet asettavat omat haasteensa. Kokonaisuuden hallinta olisi vaikeaa jo yksinkertaisessa tuotannossa, mutta konepajoissa on verrattain enemmän muuttujia useiden tuotteiden, monimutkaisen ja monivaiheisen tuotannon sekä vaihtelevan ja hankalasti ennustettavan kysynnän vuoksi. Manuaalisen tuotannonsuunnittelun työkuorma on yksinkertaisesti liian suuri riittävän reagointikyvyn saavuttamiseen.

Toimitusvarmuudesta maksetaan kalliisti vaihtoehtoiskustannuksilla. Varastoja ylimitoitetaan materiaalien saatavuuden varmistamiseksi, isolla konekannalla paikataan kapasiteetin heikkoa ennustettavuutta, työvoimaa lisätään vuokratyövoimalla ja osin ylitöillä, ja toimitusaikaa kasvatetaan tai sen ylityksestä maksetaan sakkoja.

Tämä opas antaa työkaluja konepajojen liiketoiminta- ja tuotantojohdolle uuden älykkään tuotannonsuunnittelun tavan omaksumiseen. Käymme läpi älykkään tuotannonsuunnittelun mahdollistavan APS:in (Advanced Planning and Scheduling) vaikutuksen eri rooleihin, ja miten johto voi tukea tämän muutoksen jalkauttamisessa. Kerromme miten konepajat rakentavat kokonaisvaltaisen kyvykkyyden hallita tuotantoa ja lisätä sen tehokkuutta kilpailukyvyn vahvistamiseksi.

Tuotannonsuunnittelun muutos

Tuotannonsuunnittelun muutos tarkoittaa siirtymistä perinteisistä manuaalisista menetelmistä kohti älykkäämpiä ja automatisoidumpia ratkaisuja. Älykkäät tuotannonsuunnittelun työkalut, kuten APS-järjestelmät, auttavat yrityksiä reagoimaan nopeammin muutoksiin, parantamaan toimitusvarmuutta ja vähentämään kustannuksia.

APS:in käyttöönotto tuo mukanaan merkittäviä muutoksia tuotannonsuunnitteluun ja koko organisaation toimintaan. Se automatisoi rutiinitehtäviä, parantaa tiedonkulkua ja tarjoaa reaaliaikaisen näkymän tuotantoon. Muutoksen onnistuminen edellyttää kuitenkin huolellista suunnittelua ja johtamista, sillä ihmiset ovat edelleen keskeisessä roolissa tietojen ajantasaisuuden varmistamisessa.

Muutoksen hallinta

Kuten olemme edellä kuvanneet, älykkäässä tuotannonsuunnittelussa ei ole kyse uuden järjestelmän käyttöönotosta, vaan kokonaisvaltaisen kyvykkyyden rakentamisesta. Koska muutamme tapaa hallita ja suunnitella tuotantoa, uuden toimintatavan omaksumisessa on huomioitava myös ihmiset ja prosessit. Johtajana sinun on pohdittava seuraavia:

• Mitkä ovat juuri meidän yrityksessämme tärkeimmät tuotannon tavoitteet?
• Mikä on tavoitteiden keskinäinen prioriteetti? Priorisoidaanko esimerkiksi toimitusvarmuutta vai sitoutunutta pääoma, tai tehokkuutta vai joustavuutta?
• Miten motivoimme ihmiset muutosmatkalle?
• Miten varmistamme että uusia toimintatapoja noudatetaan?
• Miten prosesseja tulee muuttaa, jotta ne toimivat automaattisen suunnittelun ajassa?

Muutoksessa ei ole mahdollista onnistua, jos perusta ei ole kunnossa. Älykäskään tuotannonsuunnittelu ei voi tuottaa luotettavia ennusteita tai skenaarioita, jos tiedot eivät ole ajantasalla. Myös tuotannon tavoitteen on muututtava. Vanha ajatus siitä, että tuotannon ainoa tehtävä on olla kustannustehokas ei toimi tänä päivänä. Tavoitteet ohjaavat toimintaa ja siksi motivoivan määränpään kirkastaminen onkin tärkeää, kun henkilöstö halutaan saada samaan veneeseen yhteiselle muutosmatkalle.

Viisi vaihetta kyvykkyyden rakentamiseen

1. Motivoi ja osallista ihmiset
   
   Minkä tahansa prosessi- tai järjestelmäkehityksen parhaisiin käytänteisiin kuuluu ihmisen osallistaminen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Se on osoittautunut tehokkaimmaksi keinoksi varmistaa, että muutoksen kyydissä pysytään, ja se vähentää myöhemmin mahdollista muutosvastarintaa. Lisäksi lopputuloksen laatu paranee.
   
   Vaikka kyse on tuotannonsuunnittelusta, on hyvä huomata, että kaikilla rooleilla koko tilaus–toimitusketjun varrella on vaikutus siihen kuinka laadukkaasti ihmisen ja koneen liitto toimii tuotannonsuunnittelussa.  Jos esimerkiksi ostaja tekee hankintoja ERP:in ohi Excel-ohjauksella tai kokoonpanija ei kirjaa töitään, tuotannonsuunnittelu ei perustu todelliseen kapasiteettiin ja varastoihin, ja älykkään tuotannonsuunnittelun hyödyt jäävät lunastamatta.
   
   
2. Kirkasta päämäärä ja tavoite
   
   Tavoitteen kirkastaminen on tärkeää, sillä muutosmatkan aikana täytyy tehdä päätöksiä ja priorisointeja, jotka vaikuttavat lopputulokseen. Esimerkiksi tuotannon tehokkuuden tavoite ohjaa keskittymään mahdollisimman tarkkaan kapasiteetin mallinnukseen ja niihin liittyviin prosesseihin. Prioriteetit näyttävät hyvin erilaiselta silloin, jos keskityttäisiin varastojen minimointiin tai tuotannon joustavuuteen. On tärkeää tunnistaa, ollaanko korkean volyymin ja vakiotuotteiden toimintaympäristössä, vai kuvaako toimintaa ennemmin suuri tuotevariaatioiden määrä ja korkea saatavuustavoite.
   
   
3. Varmista määrittely ja ylläpito
   
   APS edellyttää dataa voidakseen mallintaa ja ennakoida optimaalista suunnitelmaa.  Tyypillisesti konepajoissa on riittävän tarkat keskiarvot tuotteiden yksikköajoille ja kuormille. Perustietojen päivitys ei sen ansiosta vie paljoa aikaa. Kun APS otetaan käyttöön, se osoittaa kyllä nopeasti, missä mahdolliset heitot keskiarvoissa ovat. Siksi on tärkeämpää keskittyä sen varmistamiseen, että tiedot myös pysyvät ajan tasalla.
   
   
4. Johda oppimista
   
   Onnistunut muutos on ennen kaikkea johtamisasia. Vaatii kurinalaisuutta omaksua uusi työtapa, jossa esimerkiksi tuotannossa on muistettava kirjata työn aloitus ja lopetus, ja jossa jokaisella nimikkeellä on oltava aina ajantasainen saatavuus ja tilausaikatieto.
   
   Siksi palataan ihmisten varhaiseen osallistamiseen ja motivoivan tavoitteen kirkastamiseen. On pystyttävä kertomaan miksi asioita tehdään uudella tavalla ja viestittävä onnistumisista. Onnistumiset ruokkivat motivaatiota jatkaa uuden prosessin ja toimintamallin noudattamista.
   
   
5. Luo ja harmonisoi tuotannonsuunnittelun prosessi
   
   Uusi tuotannonsuunnittelun tapa rakentuu ensimmäisten APS:in käyttökuukausien aikana. Onnistumiset ja erehdykset osoittavat millä perusteella suunnittelua kannattaa tehdä, jotta tavoitteisiin päästään.
   
   Useiden tehtaiden konepajat hyötyvät tyypillisesti tämän jälkeen tuotannonsuunnittelun harmonisoinnista ja parhaiden käytänteiden jakamisesta. Lopputuloksena on tuotannonsuunnittelun prosessi, jossa kuvataan miten suunnittelua tehdään ja miten siihen liittyviä asioita, kuten varastosaldoja, hallitaan. Tehokkuus lisääntyy, kun tuplatyö poistuu. Liiketoiminta hyötyy myös yhteneväisestä raportoinnista, selkeämmästä näkymästä ja toiminnan skaalautuvuudesta.

Kuinka me autamme?

Pinjan työkalut ja prosessi auttavat konepajojen johtoa onnistumaan muutosmatkalla kohti älykkäämpää tuotannonsuunnittelua. Lähestymistapamme auttaa kirkastamaan muutokselle selkeän ja mitattavan tavoitteen, tunnistamaan tärkeimmät kehityskohteet, ja vaiheet niiden saavuttamiseksi.

Autamme konepajojen johtoa ratkaisemaan muun muassa:

• Mitkä ovat tärkeimmät tuotannon tehottomuuteen vaikuttavat tekijät? Olemmeko tehostamassa kapasiteetin hyödyntämistä, panostammeko ylitöiden vähentämiseen vai keskitymmekö materiaalipuutteiden eliminointiin?
• Kuinka voimme vähentää varastoihin sidottua pääomaa? Onko tärkeintä parantaa valmistustäsmällisyyttä, pienentää komponenttivarastoja vai esimerkiksi tarkentaa alihankinnan ohjausta?
• Onko tavoitteena parantaa toimitusvarmuutta vai varmistaa sama hyvä toimitusvarmuus, mutta nyt pienemmin kustannuksin?
• Onko menetetyt myynnit keskeinen haaste kilpailukyvyssä ja voimmeko vaikuttaa siihen tarkemmilla ja nopeammin annettavilla toimitusaikatiedoilla tai vapautuneella tuotannon kapasiteetilla?
• Mitkä ovat tärkeimpiä organisatorisia tavoitteita muutoksessa? Esimerkiksi muutostilanteiden hallinta, työajan säästäminen, parantunut kommunikointi tai työviihtyvyys.

Asiantuntijamme ovat nähneet lukuisia konepajojen muutosmatkoja kohti älykkäämpää tuotannonsuunnittelua. Tehtävämme on auttaa johtoa navigoimaan muutoksen läpi ja priorisoimaan asioihin, jotka tukevat tavoiteltua muutosta. Tavoitteena ei tule olla uuden teknologian käyttöönotto, vaan kilpailuetuun vaikuttavien tavoitteiden saavuttaminen.

Haluatko selvittää, miten juuri teidän konepajanne voisi hyötyä älykkäästä tuotannonsuunnittelusta? Varaa tapaaminen Pinjan asiantuntijan kanssa.