Tilausten ja sopimusten hallintaa on mahdollista helpottaa ja tehostaa monella tavalla kattavien, nykyaikaisten ohjelmistoratkaisujen avulla. Ihanteellisesti ohjelmisto palvelee paitsi työmuistina ja arkistona, se myös ohjaa tekemistä sekä toimii viestinnän apuvälineenä ja lahjomattomana tarkistuslistana. Näin se auttaa osaltaan varmistamaan onnistuneen ja tehokkaan toimitusprosessin.
Tehokas tilausten ja sopimusten hallinta tarjoaa monenlaisia etuja eri toimialoilla toimiville yrityksille:
Jäljitettävyys
Tärkeä osa tehokasta tilausten ja sopimusten hallintaa on paitsi helppo pääsy kullakin hetkellä tarvittaviin, jokapäiväistä työtä ohjaaviin tietoihin, myös tietojen ja taustalla olevan logiikan myöhempi jäljitettävyys. Kirjanpidosta lähtöisin oleva ajatus aukottomasta ja jäljitettävästä kirjausketjusta (ns. audit trail) on laajentunut yhä useammalle liiketoiminnan osa-alueelle, ja se on keskeinen vaatimus myös nykyaikaiselle tilausten ja sopimusten hallinnalle. Ohjelmiston tarjoama dokumentaarinen lisäarvo mahdollistaa tietoihin ja välivaiheisiin palaamisen vuosienkin jälkeen. Tiedot myös säilyvät alkuperäisessä muodossaan, vaikka esimerkiksi tarjouspohjat ajan mittaan vaihtuisivatkin.
Saumattomuus
Kun esimerkiksi tarjousta ja tilausta käsitellään samana objektina, vaiheesta seuraavaan voidaan edetä pelkkää objektin statusta muuttamalla. Näin välistä jää kokonaan pois manuaalinen tiedonsiirto, joka on usein hidasta ja riskialtista. Statusta muuttamalla objektin tiedot pysyvät samassa muodossa prosessin vaiheesta riippumatta. Lisäksi tehokas tilausten ja sopimusten käsittely edistää saumattomuutta siinäkin mielessä, että tiedot ovat myös tuotannon käsillä samanmuotoisena ilman, että tietoja joudutaan välissä siirtämään järjestelmästä toiseen.
Integroitavuus
Nykyaikaiset toiminnanohjausjärjestelmät mahdollistavat lähes rajattomat integraatiomahdollisuudet, pienistä integraatioista varsin suuriin. Näin voidaan helpottaa monia tilausten ja sopimusten hallintaan liittyviä työvaiheita, kuten luottotietojen tarkistusta, sähköisiä allekirjoituksia sekä dokumenttien automaattista tallentamista sopimukselle. Tyyppiesimerkkinä viime mainitusta on tarjouksen tallennus sopimukselle PDF-muodossa.
Kaupan ehtojen tarkistus
Tehokkaan ohjelmistoratkaisun avulla voidaan asettaa ja tarkistaa kauppoihin liittyviä ehtoja. Joissain tapauksissa myynnin valmistelema kauppa voi esimerkiksi mennä yrityksen hallinnon hyväksyttäväksi ennen etenemistä toimituksessa tarvittavien osien hankintaan, keräilyyn ja valmistukseen. Näissä tilanteissa ohjelmistoa voidaan käyttää muistin tukena ja tarkistuslistana, ja se voidaan asettaa vaikkapa estämään teknisesti kaupan eteneminen, kunnes tietyt ehdot täyttyvät. Tämäntyyppisiä toiminnallisuuksia varten voidaan tilauksille määrittää tietty kauppatyyppi ja kyseiseen kauppatyyppiin liittyvä tarkistuslista. Kun listan kohdat on kuitattu ja kaikki liikennevalot näyttävät vihreää, järjestelmään jää jälki kuittaajasta ja kuittauksen ajankohdasta.
Tehokas viestintä
Tilausten ja sopimusten hallinta on liiketoiminnan osa-alue, johon liittyy olennaisesti myös monensuuntainen viestintä. Asiakasviestintää voidaan tehostaa ohjelmiston avulla esimerkiksi siten, että asiakkaalle annetaan mahdollisuus seurata reaaliaikaisesti tilauskäsittelyn etenemistä ja hänelle voidaan lähettää järjestelmän välityksellä tilaukseen liittyviä viestejä. Toinen tärkeä osa-alue on myös yrityksen sisäinen tiedonkulku: tilausten ja sopimusten hallintaa voidaan rikastaa lisäämällä mukaan omia muistiinpanoja, huomioita kollegoille ja vaikkapa hallinnolle tilaukseen liittyvää tietoa.
Keskeisen roolinsa takia tilausten ja sopimusten hallinta on toimitusprosessin osa, johon panostaminen maksaa itsensä nopeasti takaisin. Se auttaa yritystä hoitamaan sujuvasti prosessin muut vaiheet, ja se näkyy positiivisesti myös tilaavalle asiakkaalle asti – johdonmukaisena, ammattimaisena ja hallittuna työotteena.
Lue lisää:
Blogi: Tehokas tilausten ja sopimusten hallinta luo tukevan perustan asiakastoimituksille
Blogi: Myyntikonfiguraattori on tarjouslaskennan tehokas apuväline
Blogi: Talotehtaiden toiminnanohjaus auttaa hallitsemaan materiaalien, eurojen ja tietojen virtaa
Total ERP by Pinja -toiminnanohjausjärjestelmä
