Toiminnanohjausjärjestelmä on ikään kuin yrityksen selkäranka – parhaimmillaan se tukee, tehostaa ja helpottaa työn tekemistä arjen keskellä. ERP-järjestelmän hankinta tulee yrityksissä ajankohtaiseksi usein silloin, kun käytännön rutiinit kasvavat liian hallitsevaksi osaksi päivittäistä tekemistä. Eli silloin, kun huomaatkin myyjien ja asentajien ajan kuluvan turhaan naputteluun, tiedonsiirtoon tai Exceleiden ja useiden erillisten järjestelmien pyörittelyyn.
Yksi ERP-järjestelmän keskeisimmistä hyödyistä on manuaalisen työn automatisointi, joka vapauttaa työntekijöiden aikaa aidosti arvoa tuottavaan tekemiseen. ERP tuo lisäksi yrityksen liiketoiminnan tiedot kätevästi yhteen paikkaan ja koko henkilöstön ulottuville, mikä tehostaa työn suunnittelua ja parantaa työn laatua. Päätöksenteko perustuu todennettuun dataan ja sitä kautta yrityksen toimintaa johdetaan tiedolla.
ERP-järjestelmiä on kuitenkin tarjolla pilvin pimein, joten millä perusteella ERP kannattaa valita? Me uskomme, että aidosti organisaation toimintaa tukeva ja tehostava ERP-ratkaisu on rakennettu toiminnasta käsin, ei taloushallinnon tai kirjanpidon tarpeiden pohjalta.
ERP pureutuu arjen kompastuskiviin ja pyyhkii pois turhan työn
Usein toiminnanohjausjärjestelmät on rakennettu liikaakin taloushallinnon näkökulmasta, jolloin ne saattavat turhaan jäykistää järjestelmän käyttöä. Siksi kannattaa valita ERP, joka on suunniteltu ydinliiketoiminnasta käsin. Tällöin ERP:n avulla voidaan saavuttaa päivittäisen käytön helppoutta ja sitä kautta merkittävää kustannustehokkuutta ja aitoa kilpailuetua. Taloushallinnon tositteet saadaan kyllä muodostumaan, kun prosessit on ensin mietitty toimiviksi.
Modulaarinen, pilvipohjainen ERP-järjestelmä mahdollistaa kokonaisuuden räätälöinnin yrityksen tarpeiden pohjalta. Esimerkiksi asennusliiketoiminnassa keskeisimmät käytännön toiminnallisuudet voivat olla asennuskalenteri, työjonot, karttapaikannus ja tuntikirjaukset. ERP:n ansiosta tietoja ei tarvitse kirjata useampaan Exceliin tai muistivihon kulmaan, vaan lisätöiden ja työtuntien kirjaukset on helppo tehdä suoraan kohteessa. Järjestelmän vuorovaikutteisuuden ansiosta myös muu henkilöstö, kuten vaikkapa laskutus ja myynti, saavat tiedon meneillään olevista urakoista reaaliajassa.
Myyjän näkökulmasta ERP:n parhaat puolet voivat sen sijaan olla tarjouslaskennan työkalu, laskutustoiminnot ja asiakastiedon hallinta. Tarvittaessa ERP-järjestelmään voidaan integroida myös esimerkiksi automaattiset soittojärjestelmät. Talotehtaalla tarjouslaskenta voi tapahtua ERP:n tarjouslaskentamoduulissa, johon myyjä täyttää kohteen tiedot. Tietojen pohjalta työkalu laskee automaattisesti mm. tarvikkeiden määrän, rakennusajan ja kustannukset.
Molemmissa tapauksissa työntekijän aikaa vapautuu arvokkaampaan työhön – asentajalla asennukseen sekä asiakkaan palvelemiseen ja myyjällä kauppojen tekemiseen sekä asiakassuhteiden ylläpitämiseen. Samalla tiedon oikeellisuus ja tarkkuus paranee. Tarjouksissa tällä voi olla suurikin merkitys, sillä suurpiirteisesti lasketut tarjoukset harvoin menevät ylihintaisina läpi ja alihintaisina tekemisestä häviää kate. Automatisoidun tarjouslaskurin avulla kate pysyy mahdollisimman tasaisena ja todennäköisimmin kauppaakin syntyy enemmän.
ERP:n avulla voidaan virtaviivaistaa useimpia yrityksen prosesseja. Tämän myötä myös uusien työntekijöiden perehdyttäminen helpottuu, kun tieto on yhteistä, prosessit ovat selkeitä ja tiedon oikeellisuuteen voidaan luottaa.
Skaalautuvuutta ja ketterää kehitystä
ERP-järjestelmää valittaessa kannattaa huomioida tulevaisuuden kasvutavoitteet ja varmistaa, että järjestelmä skaalautuu tarvittaessa nopeastikin muuttuviin tarpeisiin. Pilvipohjainen modulaarinen ERP ja reagointikykyinen kumppani ovat ehdottomasti kauaskantoisin ratkaisu, sillä harvalla yrityksellä on tarpeeksi resursseja koko järjestelmäpaketin käyttöönottoon kerralla. Tärkeintä on valita liiketoiminnan kannalta kriittisimmät ominaisuudet. Modulaarisessa ERP:ssä uusia toiminnallisuuksia on helppo ottaa käyttöön myöhemmin yksi tai useampi kerrallaan. Kokenut kumppani osaa auttaa kokonaisuuden räätälöinnissä sekä myöhemmin jatkokehittämisessä. Valinnassa kannattaa huomioida myös modernit rajapinnat ja integraatiomahdollisuudet tulevaisuutta varten.
Usein kasvuyrityksessä tiedon hallinnan tavat ja tarpeet muuttuvat ajan kuluessa. ERP mahdollistaa tiedon jakamisen ja raportoinnin esimerkiksi tiimi- tai liiketoimintakohtaisesti. Dataan pääsee kiinni sujuvasti, jolloin se on helpompi valjastaa aidosti arjen päätöksenteon tueksi.
Lue lisää:
