ERP-järjestelmän hankinta tulee usein ajankohtaiseksi yrityksen kasvaessa. Kun käytännön rutiinit ja manuaalisen työn määrä kasvavat liian hallitsevaksi osaksi päivittäistä tekemistä, ERP saattaa olla vastaus haasteisiisi.
Moderni ERP-järjestelmä ohjaa henkilöstön tekemistä sekä helpottaa rutiineja aina johdosta myyjiin, asentajiin ja tuotannon työntekijöihin. Modernin toiminnanohjausjärjestelmän avulla turhat työvaiheet voidaan kitkeä pois, jolloin työnteosta tulee paitsi paljon tehokkaampaa, myös mielekkäämpää. ERP kokoaa liiketoiminnan tiedot kätevästi yhteen paikkaan, mikä tehostaa työn suunnittelua, parantaa työn laatua ja mahdollistaa aidosti dataan pohjautuvat päätöksenteon.
Haaste piilee usein kuitenkin siinä, että ERP-järjestelmiä on markkinoilla tarjolla pilvin pimein. Mihin eri järjestelmien vertailussa kannattaa siis kiinnittää huomiota?
Huolellinen pohjatyö kannattelee järjestelmän valinnassa
Ennen kuin aloitat eri ERP-järjestelmien vertailun, tulee sinun olla perillä toimintasi nykytilasta, prosesseista ja niiden toimivuudesta, toiminnanohjaukselle asetetuista vaatimuksista ja tavoitteista sekä toimintasi erityispiirteistä. Kun pohjatyöt on tehty, on aika karsia yltäkylläisen tarjonnan joukosta potentiaalisimmat järjestelmät tarkempaan vertailuun.
Ensimmäisenä kannattaa kartoittaa, mitä toiminnanohjausjärjestelmiä toimialalla yleisesti on käytössä, esimerkiksi selvittämällä kilpailijoiden käyttämät järjestelmät ja tutustumalla eri toimittajien referensseihin. Omaa järjestelmävalintaa ei kannata pohjata kilpailijoiden valintoihin tai toimialan tyypillisimpiin ratkaisuihin, mutta niistä voi saada vertailulle suuntaviivat.
Kun olet poiminut listallesi referenssien pohjalta muutaman kiinnostavimman vaihtoehdon, kannattaa keskittyä seuraaviin asioihin:
- Millaiset ovat järjestelmän perusominaisuudet? Puuttuuko jotain teille keskeisiä ominaisuuksia ja jos puuttuu, miten järjestelmän räätälöinti onnistuu?
- Millaiseen ympäristöön järjestelmä on suunniteltu?
- Miten järjestelmä joustaa ja skaalautuu muuttuviin tarpeisiin?
- Onko järjestelmä modulaarinen?
- Millainen on järjestelmän elinkaari ja missä elinkaaren vaiheessa nyt mennään?
- Millaiset ovat järjestelmän tulevaisuuden näkymät? Miten järjestelmää kehitetään? Hyödynnetäänkö järjestelmässä modernia teknologiaa?
- Millaiset integraatiomahdollisuudet järjestelmässä on?
- Millainen on järjestelmän käyttöliittymä? Millaiset ovat mobiilikäytön mahdollisuudet?
- Käyttöönotto- ja ylläpitokustannukset? Millainen on järjestelmän takaisinmaksuaika?
Tarkankin vertailun lopputulos saattaa olla, että täydellisesti juuri oman liiketoimintasi tarpeisiin sopivaa ERP-järjestelmää ei löydy. Pidä siis ennen kaikkea mielessä toiminnanohjausjärjestelmän muutosvalmius, eli mahdollisuus räätälöintiin sekä toimittajan valmius järjestelmän jatkokehitykseen.
Älä aliarvioi modulaarisuuden ja ketterän järjestelmäkumppanin merkitystä
Usein järkevin ja kustannustehokkain valinta on modulaarinen ERP, josta löytyy teille kriittisimmät ominaisuudet, ja jossa on potentiaalia myös tulevaisuuden kasvun varalle. Modulaarisuus mahdollistaa yrityskohtaisten ominaisuuksien jatkokehityksen. Valinnassa kannattaa kohdistaa katse tiukasti horisonttiin, jotta järjestelmän vaihtamiseen ei päädytä uudelleen heti parin vuoden kuluttua. Hyvä ERP-järjestelmä palvelee pidempään.
Järjestelmän lisäksi tärkeässä roolissa on ketterä järjestelmätoimittaja. Kiinnitä järjestelmän ominaisuuksien ja yksityiskohtien lisäksi huomiota myös järjestelmätarjoajan osaamiseen ja aktiivisuuteen järjestelmän kehittämisessä. Et ehkä osaa vielä edes nimetä tulevaisuuden tarpeitasi, minkä vuoksi kannattaa valita toimittaja, joka on kehityksessä jo askeleen edellä. Näin varmistat, että järjestelmä todennäköisesti mukautuu myös tulevaisuudessa tarpeisiisi ja ettei järjestelmän ylläpito ole katkeamassa aivan lähitulevaisuudessa.
Sopivaa kumppania valitessa kannattaa pohtia ja selvittää kumppanin toimialaosaaminen, taloudellinen asema, organisaation koko, teknisen osaamisen taso, resurssit ja valmiudet järjestelmän jatkokehitykseen. Kokenut kumppani osaa hyödyntää alan parhaita käytäntöjä tai tarvittaessa tarjota standardeistakin poikkeavia ratkaisuja, jos ne vastaavat asiakkaan tarpeeseen parhaiten.
Kiinnostuitko?
Valmistaudu ERP-järjestelmän hankintaan lataamalla oppaamme: Vältä virheet toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja vertailussa – opas ERP-järjestelmän hankintaan.
Tutustu myös modulaariseen Total ERP by Pinja -ratkaisuun: Total ERP by Pinja – toiminnanohjausjärjestelmä, joka pitää yrityksesi prosessit joustavina ja muutoskykyisinä.
Lue lisää
Onnistu toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa – kolme askelta sopivan ERP-järjestelmän valintaan
Myynnistä asennukseen - modulaarinen ERP-järjestelmä tekee tilaa kasvulle
Menestystarina: Greenled
