Ketterässä ohjelmistokehityksessä on hyödyllistä ohjata tiimin sisäistä tekemistä erilaisin työkaluin. Tähän on olemassa useita eri tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmissä tieto on tallessa ja kaikkien saatavilla helposti. Selainkäyttöiset toiminnanohjausjärjestelmät tarjoavat tiimeille jo hyviä vaihtoehtoja, mutta en ole vielä kohdannut järjestelmää, josta kokonaiskuvan tiimin tekemisestä saisi kattavasti, ajantasaisesti ja ennen kaikkea välittömästi.
’Kanban’ juontaa juurensa Japaniin ja käännettynä tarkoittaa jonkinlaista merkki- tai viestitaulua. Kanban-menetelmä ohjelmistotuotannossa on vallannut alaa 2000-luvun taitteesta lähtien. Menetelmä yksinkertaistettuna kehottaa visualisoimaan työn etenemisen ja rajoittamaan samanaikaisen työn määrää.
Olen päässyt käyttämään muutamia eri tietojärjestelmiä työlistojen hallintaan ja etenemisen visualisointiin. Osassa käytettävyys ei ollut riittävällä tasolla ja käyttäjät alkoivat tämän vuoksi laiminlyödä tietojen päivitystä ja ajan tasalla pitämistä. Välillä tilanteen ylläpitäminen vain unohtui kun kiire alkoi painaa päälle ja järjestelmä menetti merkityksensä. Yhteistä kaikille järjestelmille oli se, että käyttäjän piti kirjautua järjestelmään, löytää oikea työkalu ja tehdä tarvittavat operaatiot tilanteen pitämiseksi ajan tasalla.
Blogeja lueskelemalla vastaan tuli yhä useammin esimerkkejä projektitiimin seinälle nostetuista tehtävätauluista ja sellaista piti toki kokeilla itsekin.
Askartelin yhden vuoden aikana varmaan tusinan erilaisia tauluja, jotta kaikki työvaiheet ja nyanssit saatiin ilmennettyä taululle. Lähes kaikki tiimit tuolloisessa ohjelmistotuotannossamme innostuivat ajatuksesta yksi toisensa jälkeen ja avokonttorimme väliseinät alkoivat täyttyä valkoisista Stafix-papereista joissa tussinpiirrot ohjasivat Post It –lappujen kulkua eri työvaiheiden läpi.
Miten visualisoinnin kävi
Viisi vuotta myöhemmin lähes kaikki tiimit käyttävät edelleen seinätaulua päivittäisen työnsä ohjaamiseen. Visualisoinnin korostaminen on levinnyt myös organisaatiomme muihin osiin.
Projektien vetäjämme ja myyntiorganisaatiomme ylläpitävät viikoittain tilannetietoa suurella Kanban-taululla ja sisäisiä prosessejamme yhä useammin ilmennetään kahvitilamme seinällä mieluummin kuin käytössämme olevin tietoteknisin työkaluin.
Eräässä projektissamme yhden tuotteemme myynnin ja käyttöönoton parissa hankittiin heti aluksi seinälle kartta, jolla tilanteesta saa yhdellä vilkaisulla kokonaiskäsityksen.
Joskus ”vanha konsti” on vaan parempi kuin pussillinen hienoja tietojärjestelmiä.
Kokeile itse
Työn etenemisen visualisointia on helppo kokeilla itsekin:
- Määrittele prosessisi työvaiheet
- Visualisoi työvaiheet tehtävätaululle ja nosta se seinälle
- Seuraa ja ylläpidä tehtäviesi etenemistä tehtävätaululla
- Muuta taulua kun havaitset prosessissasi muutostarpeita
