Milloin Excel ei enää riitä tuotannonsuunnittelun työkaluksi?

Tero Jännes Tero Jännes

Miksi excel ei yksin riitä tuotannonsuunnitteluun -blogiTyössäni  Pinja iPES:n  tuotekehitysjohtajana pääsen näkemään asiakasorganisaatioissa tuotannonsuunnittelun ratkaisujen laajan skaalan. Eri organisaatioiden järjestelyt elävät ajan mittaan muun muassa asiakkuuksien, tuoterepertuaarin, resurssien, konekannan, raaka-aineiden ja markkinatilanteen mukaan.

Tuotannonsuunnittelu elää tarpeen ja tilanteen mukaan

Volyymeista ja toimialasta riippumatta tietyt peruselementit ovat kuitenkin kaikille samat. Pelkistetysti ajatellen tuotannonsuunnittelu on ytimeltään sitä, että yrityksen tuotanto pyritään ajoittamaan mahdollisimman optimaalisesti huomioiden kysyntä, käytettävissä olevat resurssit ja niiden kapasiteetit, toivotut tai luvatut aikataulut sekä valmistamiseen tarvittavien materiaalien hankinnat ja saatavuus.

Koska pienten yritysten tuotevalikoima voi olla hyvinkin rajattu ja yksinkertainen, Excel-taulukot ovat tuotannonsuunnittelussa varsin looginen ja käyttökelpoinen ensi askel. Taulukkoon saa kirjattua kätevästi ylös tuotantotilaukset (työt), työvaiheet, materiaalit ja aikataulusuunnitelmat, ja listaa saa muokattua verrattain vaivattomasti. Ratkaisulle ei myöskään tule juuri käyttöönottokuluja.

Sitten kuukaudet ja vuodet alkavat vieriä. Tuotteita, asiakkaita ja tilauksia tulee lisää, samoin henkilöstöä ja konekantaa. Hankinnat monimutkaistuvat, tuotteiden toimitusajat ja niihin liittyvät sanktiot kiristyvät. Eri tekijöillä alkaa olla lisääntyvässä määrin keskinäisiä riippuvuuksia. Organisaation eri osastot alkavat kysyä yhä enemmän tuotantoon liittyviä kysymyksiä, joihin ei löydy vastauksia nopeasti, helposti, tai kenties ollenkaan. 

Yleensä juuri tässä vaiheessa meihin otetaan yhteyttä.

Ecxelistä eteenpäin ennen kuin kuppi on nurin

Tyypillinen kohta, jossa yritys huomaa pakottavan tarpeen siirtyä tuotannonsuunnittelussa Excelistä kokonaiseen ohjelmistoon, on se, jossa tuotannontekijöiden välillä alkaa olla kestämätön määrä keskinäisiä riippuvuuksia. Yhden tekijän muuttuessa kymmentä muuta kohtaa pitäisi päivittää manuaalisesti. Samalla virheriski kasvaa merkittävästi.

Toinen asia, jossa Excelin rajat tulevat usein vastaan, on henkilöriippuvuus. Kun pitkän linjan tuotannonsuunnittelija vaihtaa työpaikkaa tai joutuukin sairauslomalle, havaitaan, ettei tuotannosta löydy toista henkilöä, joka osaisi tulkita luotettavasti Excelin – tai useimmiten Excel-ryppään – logiikkaa.

Sen lisäksi, että tietyt asiat ovat Exceliin perustuvassa tuotannonsuunnittelussa hankalia, jotkut asiat ovat käytännössä mahdottomia. Esimerkiksi tiettyjen tuotannollisten tai konekohtaisten rajoitteiden asettaminen ei ole Excelissä mahdollista – tuotannon optimoinnista puhumattakaan.

Kun manuaalisesti käsiteltävien Excelien kompleksisuus ylittää tietyn rajan, kaikki energia menee yhden toteuttamiskelpoisen tuotantosuunnitelman kasaamiseen sen sijaan, että pystyttäisiin vertailemaan monta vaihtoehtoa ja valitsemaan toteutettavaksi niistä paras.

Vielä yleisempi yhdistelmä yritysten tuotannonsuunnittelussa on ERP + Excel. Tällöin numeerinen perusdata on tallessa ERPissä, ja Exceliä käytetään selventämään tuotannon todellisuutta sekä parantamaan suunnittelijan hahmotuskykyä. ERPin numeroviidakosta kaivetaan tarvittava data Exceliin, ja Exceliin päivitetyt tiedot mahdollisesti palautetaan manuaalisesti aikanaan ERPiin. 

Tämäntyyppinen kahden tietovarannon edestakainen päivittäminen on erittäin yleistä suomalaisissa teollisuuden yrityksissä. Tässäkin yhdistelmässä haasteena on kuitenkin manuaalisesti tehtävän työn määrä sekä henkilöriippuvuus. Työnkulku on niin räätälöity ja hauras pienillekin virheille, että niin työnkulkujen jatkokehittäminen kuin avainhenkilöiden sijaisjärjestelytkin koetaan hyvin haastavaksi.

Miksi siirtyä tuotannonsuunnittelu-ohjelmistoon?

Kun yritys on siirtynyt Excelistä tai Excel + ERP -yhdistelmästä eteenpäin, monesti jälkikäteen ihmetellään, miten aiemmin tultiin ylipäätään toimeen. Tuotannonsuunnittelu-ohjelmisto mahdollistaa ja helpottaa lukemattomia eri asioita:

  • tuotantoaikataulujen joustava muuttaminen
  • massa-ajoitukset
  • kone- tai linjakohtaisten rajoitteiden määritys
  • poikkeamatilanteiden visualisointi
  • kapasiteetin asetus ja ylikuorman estäminen
  • what if -simulointi ja parhaan vaihtoehdon valinta
  • integrointi ERPiin ja sujuva kaksisuuntainen tiedonkulku
  • lattiatason edistymänseuranta
  • laajentamismahdollisuus tuotannonohjauksen suuntaan.

Jos Excelit tai ERPin + Excelin yhdistelmät alkavat tuntua omalle organisaatiollenne riittämättömiltä, onneksi olkoon! Olette ylittäneet tietyn kasvuvaiheen ja aika on kypsä seuraavalle askeleelle. Mieluusti ennen kuin kuppi menee nurin. 

Halutako lisätietoa?

Lataa maksuton Tuotannonsuunnittelujärjestelmän ostajan opas. Oppaan luettuasi tiedät, mitä kaikkea kannattaa ottaa huomioon valitessa omaan tarpeeseensa sopivaa järjestelmää ja kumppania.

guide_buyers_guide_production_planning_system_cover_fi

Lue lisää

Blogi: Miten toteutetaan muutos- ja häiriötilanteet kestävä tuotannonsuunnittelu?
Opas: UKK tuotannonsuunnittelujärjestelmän käyttöönotosta
iPES by Pinja - Tuotannonsuunnittelu- ja valmistuksenohjausjärjestelmä

Tero Jännes

Tero Jännes

Toimin Pinjalla IPES:n tuotekehityksen johtajana tittelillä Director R&D of IPES. Tavoitteenamme tuotekehitystyössä on luoda helppokäyttöinen ja visuaalinen järjestelmä tukemaan asiakkaiden tuotannonsuunnittelua ja -ohjausta. Asiakasprojekteissa minua innostaa erityisesti asiakkaiden monipuolisten haasteiden ratkaisu. Vapaa-ajalla tykkään harrastaa monipuolista liikuntaa sekä valmentaa salibandy-junioreita.