Onnistu toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa – kolme askelta sopivan ERP-järjestelmän valintaan

Mies läppärin ääressä

Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta mielletään usein vaikeaksi, aikaavieväksi ja kohtuuttoman kalliiksi investoinniksi. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla sitä, mikäli pohjatyöt, eli ERP-järjestelmän vertailu ja valinta, tehdään huolella. Markkinoilla on tarjolla erilaisia ERP-järjestelmiä pilvin pimein, jolloin järjestelmien vertailu saattaa tuntua itsessään jo aikamoiselta työmaalta. Miten siis löydät järjestelmien joukosta juuri teille toimivimman ratkaisun? 

Analysoi ensin nykytila, prosessit ja erityispiirteet

Usein ERP:n hankintaan syöksytään suoraan eri järjestelmiä, järjestelmätoimittajia, hintoja ja ominaisuuksia vertaillen. Jopa niitäkin tärkeämpää on kuitenkin liiketoiminnan nykytilan, tarpeiden ja erityispiirteiden tunnistaminen. Parhaimmillaan ERP vahvistaa ja auttaa luomaan jopa kokonaan uutta kilpailuetua, jos toiminnan erityispiirteet on osattu huomioida järjestelmän valinnassa.

Kattavaan nykytila-analyysiin tarvitaan koko henkilöstön näkemystä aina johtoportaasta ruohonjuuritasolle, jotta kokonaiskuva vastaa todellisuutta mahdollisimman tarkasti. Mitä tiiviimmin ja laajemmin loppukäyttäjät pääsevät vaikuttamaan järjestelmän hankintaan ja koko projektin etenemiseen, sitä paremmat ovat edellytykset uuden järjestelmän käyttöönoton onnistumiselle. 

Nykytila-analyysiä tehdessä kannattaa pohtia esimerkiksi mikä yrityksen arjessa nykyisellään toimii ja mikä ei? Onko toiminnassa selkeitä pullonkauloja tai mitkä työvaiheet turhauttavat työntekijöitä eniten? Entäpä mitä nykyisistä prosesseista halutaan säilyttää ennallaan?

Jos tätä vaihetta ei tehdä tarpeeksi huolellisesti, on riskinä, että uusi järjestelmä poikkeaa olemassa olevista prosesseista liikaa. Tämä kostautuu työn takkuamisena arjessa. Järjestelmä saattaa osoittautua käyttöönottovaiheessa liian kankeaksi, jos esimerkiksi laajaa tuotevalikoimaan tai räätälöitävää palvelurepertuaaria ei ole osattu huomioida suunnitteluvaiheessa. 

Määrittele seuraavaksi ERP-järjestelmän tavoitteet 

Usein nälkä kasvaa syödessä ja toiminnanohjausjärjestelmälle on liiankin helppo asettaa laaja skaala vaatimuksia. Pitkän ja yksityiskohtaisen vaatimuslistan sijaan kannattaa kuitenkin keskittyä ennen kaikkea yhteen kriittiseen ominaisuuteen: järjestelmän muuntautumiskykyyn. 

Skaalautuva järjestelmä tekee investoinnista kannattavamman. Parhaimmillaan ERP voi jopa luoda edellytykset kasvulle ja uusille aluevaltauksille, kun prosessit on virtaviivaistettu ja järjestelmän monipuoliset ominaisuudet mahdollistavat ketterät kokeilut.

Viimeistään tässä vaiheessa kannattaa mukaan osallistaa koko organisaatio ja kysyä uuteen järjestelmään kohdistuvista toiveista suoraan loppukäyttäjiltä. Kun eri käyttäjäryhmien ja liiketoimintojen tarpeet on tunnistettu, voidaan tarpeet priorisoida esimerkiksi kolmeen kategoriaan: kriittiset ominaisuudet, melko tärkeät ominaisuudet ja “ehkä joskus” eli nk. nice to have -ominaisuudet. Tarvittaessa kokenut kumppani osaa auttaa tärkeysjärjestyksen ja liiketoimintaa tukevien tavoitteiden laatimisessa. 

Lopuksi kartoita järjestelmät ja sopivimmat järjestelmäkumppanit 

Kun pohjatyöt on tehty, voit aloittaa varsinaisen järjestelmävertailun. On hyvin todennäköistä, että yltäkylläisestä tarjonnasta huolimatta täydellisesti juuri oman liiketoimintasi tarpeisiin sopivaa ERP-järjestelmää ei löydy. Lähde siis vertailussa liikkeelle siitä, mitä eri järjestelmien perusominaisuuksiin kuuluu ja millaiset ovat valmiudet sekä mahdollisuudet järjestelmän räätälöintiin ja jatkokehitykseen. 

Usein järkevin ja kustannustehokkain valinta on modulaarinen ERP, josta löytyy teille kriittisimmät ominaisuudet ja potentiaalia myös tulevaisuuden kasvun varalle. Hyvä ERP-järjestelmä palvelee pidempään kuin muutaman vuoden, joten valinnassa kannattaa kohdistaa katse tiukasti horisonttiin.

Modulaarisen järjestelmän etuna on käyttöönoton porrastaminen ja sitä kautta myös projektin kokonaisriskin madaltaminen. Koko käyttöönottoprosessi sujuu ketterämmin, kun valmiiden moduulien konfigurointi ja rajapinnat muihin järjestelmiin mahdollistavat nopean ominaisuuksien käyttöönoton ja joustavan skaalautumisen. Lisäksi modulaarisuus mahdollistaa yrityskohtaisten ominaisuuksien jatkokehityksen. Muutosvastarintakin jää maltillisemmaksi, kun käyttöönotto saadaan tuntumaan inhimillisemmän kokoiselta haasteelta. 

Haluatko kuulla lisää?

Kokosimme asiantuntijoidemme voimin ERP-järjestelmän valintaan ja hankintaan liittyvät vinkit yksiin kansiin. Lataa uunituore opas täältä: Vältä virheet toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja vertailussa – opas ERP-järjestelmän hankintaan.

Tutustu myös modulaariseen Total ERP by Pinja -ratkaisuun: Total ERP by Pinja – toiminnanohjausjärjestelmä, joka pitää yrityksesi prosessit joustavina ja muutoskykyisinä.

Lue lisää

Myynnistä asennukseen - modulaarinen ERP-järjestelmä tekee tilaa kasvulle
Opas: Vältä virheet toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja vertailussa – opas ERP-järjestelmän hankintaan
Total ERP by Pinja

Ari Harjula

Ari Harjula

Toimin Pinjalla Total ERP -liiketoimintayksikön toiminnanohjausratkaisujen vetäjänä. ERP -ratkaisujemme lisäksi autan asiakasyrityksiämme tehostamaan liiketoimintaa sekä tiedolla johtamista myös erilaisten BI- ja integraatioratkaisujen avulla. Työssäni minua innostaa erityisesti mielenkiintoiset asiakkuudet sekä asiakkaiden monipuolisten haasteiden ratkominen. Tuotantotalouden ja prosessiteollisuuden taustastani johtuen yrityksen tuotantoprosessit sekä siltojen rakentaminen teknologian, ihmisten ja kaupankäynnin välille on lähellä sydäntäni.

Lue lisää tältä kirjoittajalta