Power BI pelastaa talousjohtajan raportoinnin ahdingosta

Sari Suominen Sari Suominen

Mies ja kaksi naista kannettavan ääressä

Talouden tunnuslukujen seuraaminen, mittaaminen, raportointi ja ennusteiden tekeminen kuuluvat talousjohtajan tärkeimpiin tehtäviin. Arjessa talousjohtaja seuraa tiiviisti mm. myynnin kehitystä, liikevaihtoa, kassavirtaa, käyttökatetta ja nettokäyttöpääomaa, joiden lisäksi käytössä on aina myös yrityskohtaisia, strategiaan linkittyviä mittareita. Näistä raportoidaan vakiomuotoisina kuukausi- ja vuosiraportteina, mutta tiedon tulisi olla nopeasti hyödynnettävissä myös ad hocina syntyviin, talousjohtajalta itseltään sekä muilta tuleviin pyyntöihin ja tarpeisiin. 

Perinteisesti talouden ennusteet on tehty historiatietoon peilaten, ottaen huomioon kausivaihtelut ja aiempien kuukausien raportit, sillä reaaliaikainen tieto ei välttämättä ole helposti saatavilla. Haasteena on tiedon pirstaleisuus, kun yrityksen kannalta tärkeää dataa käsitellään useissa eri järjestelmissä. Lisäksi muutoksia tapahtuu jatkuvasti markkinassa ja asiakkuuksissa, minkä seurauksena tilauskantaan kohdistuu joskus yllättäviä ja äkillisiä muutoksia. Esimerkiksi teollisuudessa paljon on kiinni raaka-aineiden saatavuudesta ja usein koko toimitus voi riippua yhdestä komponentista, mikä taas hankaloittaa koko ketjun seurantaa ja raportointia merkittävästi.

Kuitenkin samaan aikaan talousjohtajan onnistumista mitataan nimenomaan raportoinnissa ja ennusteissa: miten ajantasaista ja tehokasta raportointi on, kuinka hyvin ennuste ja toteuma pitävät paikkaansa ja kuinka helposti tieto on saatavilla päätöksenteon tueksi?

Power BI -työkalun avulla parannat ennustetarkkuutta ja tehostat raportointia 

Raportointivaatimusten edessä talousjohtaja on usein jatkuvassa ristipaineessa – resurssit ja työkalut eivät välttämättä kohtaa toiveiden ja tarpeiden kanssa. Kustannustehokkaan ratkaisun tuovat BI-työkalut (Business Intelligence), jotka sujuvoittavat talousjohtajan mittareiden, ennusteiden ja raporttien täyttämää arkea. 

BI-työkalujen hankinnassa mielessä on usein kysymys siitä, onnistuuko uuden työkalun integrointi varmasti niin sujuvaksi osaksi arkea, että usean järjestelmän systeemistä päästään irti ja ratkaisusta saadaan todellista hyötyä tehokkaampien arjen toimintamallien muodossa. Tyypillisesti muita ratkaisevia tekijöitä BI-työkalun valinnassa ovat käyttöönoton kustannukset ja siihen vaaditut resurssit, millaisia haasteita työkalun avulla halutaan ratkoa, räätälöitävyys, lähtötietojärjestelmän vaikutukset sekä työkalun helppokäyttöisyys arjessa.

Microsoftin Power BI räätälöidään vastaamaan juuri asiakkaan tarpeisiin. Power BI mahdollistaa raportoinnin automatisoinnin ja tekee talouden tärkeimpien tunnuslukujen analysoinnista nopeampaa kokoamalla kaiken saatavilla olevan tiedon yhteen järjestelmään. Integraatiomahdollisuuksia on monia, joten työkaluna se integroituu suurimpaan osaan käytetyimmistä järjestelmistä. 

Power BI:ssä on myös erinomainen porautumismahdollisuus – yksittäisiin tiedon palasiin ja tapahtumien juurisyihin pääsee ketterästi käsiksi, ilman eri järjestelmien välistä klikkailua. Power BI tarjoaa talousjohtajalle nopeasti suoran näkymän aidosti reaaliaikaiseen tietoon kuten ajantasaisiin, päivittyviin raportteihin, joiden parissa voi surffailla ja löytää uusia näkökulmia. Kaikki tämä tekee talouden ennusteiden laatimisesta helpompaa ja auttaa keskittymään olennaiseen. 

Selkeästi visualisoidut talouden tunnusluvut synnyttävät uusia oivalluksia

Ennen kaikkea Power BI vapauttaa talousjohtajan arjessa aikaa liiketoiminnan kehittämiselle. Kerätty tieto on visualisoitu selkeästi yhdelle alustalle, mikä voi synnyttää parhaimmillaan täysin uusia oivalluksia ja antaa syvemmän ymmärryksen yrityksen talouden tilasta. Tämä saattaa johtaa jopa kokonaan uusien palveluiden tai toimintamallien innovointiin.  

Power BI -ratkaisua käyttämällä tietoa on helppo jakaa muille. Power BI:n avulla voidaan tarjota eri liiketoiminta-alueille suora näkymä omaan toimintaan ja luoda kaikille yhteinen käsitys liiketoiminnan suunnasta. Power BI:n dashboard on muokattavissa kunkin henkilön tai eri liiketoimintojen tarpeeseen ja päivittäin tarvittava tieto on parhaimmillaan nähtävissä vain yhdellä silmäyksellä. 

Uuden työkalun käyttöönotossa parhaimpien toimintatapojen tunnistaminen ja vakiinnuttaminen vie usein aikaa. Sen vuoksi käyttöönottoon kannattaa valita tueksi osaava kumppani, sillä hyödyt näkyvät arjessa sitä nopeammin, mitä ketterämmin henkilöstöllä on valmius ottaa uusi työkalu käyttöön. Yksi kumppanin tärkeimmistä tehtävistä onkin siirtää omaa osaamistaan asiakkaalle ja auttaa jalkauttamaan hyvät toimintamallit koko henkilöstölle.

Lisätietoa aiheesta

Järjestämme torstaina 28.1.2021 webinaarin, jossa jaamme asiantuntijoidemme parhaat Power BI -vinkit talousjohtajan raportointiin vuodelle 2021.

Lue lisää ja ilmoittaudu webinaariin: Power BI -vinkit talousjohtajan raportointiin 2021.

Nainen kannettavalla

Lue lisää

Power BI on ystäväsi - Kolme syytä siihen, miksi käyttöönotto voi silti epäonnistua
BI-järjestelmä avaa ovet tiedolla johtamiseen
Metsätyö-menestystarina
Juvenes-yhtiöt -menestystarina
HK-Instruments -menestystarina
Business Intelligence

Sari Suominen

Sari Suominen

Toimin Pinjalla Digital Business -liiketoiminta-alueen myynnin vetäjänä ja vastaan myös Business Intelligence -yksikön kehittämisestä. Intohimonani ovat tiedolla johtaminen, myynti, kasvu ja palvelumuotoilu. Vapaa-aika kuluu harjoitellessa puolimaratoniin, golfatessa ja koiran kanssa ulkoillessa.