Sähköinen siirtoasiakirja vastaa uuden jätelain vaatimuksiin

Vuonna 2021 astui voimaan uusi jätelaki, ja aiheen ympärillä on käyty paljon keskustelua niin julkisuudessa kuin kahvipöydissäkin. Uudet velvoitteet ovat aiheuttaneet muutoksia alan toimijoille, eivätkä uudistukset ole loppumassa tähän.

Yksityiskohdat alkavat selkiytyä, mutta hämmennystä on vielä ammattipiireissäkin. Mitä jäteperäisten materiaalien toimitusketjuun osallistuvilta toimijoilta siis edellytetään?

Laki on vaatinut siirtoasiakirjan käyttöä jo vuodesta 2012 ja vuoden 2022 alusta tuli velvollisuus siirtyä sähköisten siirtoasiakirjojen käyttöön. Siirtoasiakirjan tarkoitus on kerätä entistä kattavammin ja tarkemmin tietoa jätteistä mm. seurantaa, valvontaa ja tilastointia varten sekä tehostaa erityisesti vaarallisen jätteen seurantaa. Sähköinen siirtoasiakirja voittaa paperisen siirtoasiakirjan esimerkiksi helppokäyttöisyydessä, jäljitettävyydessä ja arkistoitavuudessaan sähköisessä muodossa.

Paperinen vai sähköinen siirtoasiakirja?

Moni toimitus- ja käsittelyketjussa toimiva yritys käyttää vielä paperisia siirtoasiakirjoja. Sähköisestä vaihtoehdosta ollaan tietoisia, mutta osa yrityksistä on vielä lykännyt sen käyttöönottoa.

Arviolta syksyllä 2022 otetaan käyttöön sähköinen siirtoasiakirjarekisteri SIIRTO, jonne siirtoasiakirjojen tiedot tulee jatkossa tallentaa. Viranomaisrekisteriin tallennetaan tietoa edellä mainittujen, siirtoasiakirjan laatimista edellyttävien jätteiden liikkeistä kunkin toiminnanharjoittajan sähköisiltä tai paperisilta siirtoasiakirjoilta. Jätteiden siirtoasiakirjatietojen viranomaisrekisteriä, eli SIIRTOa, ylläpitää Suomen Ympäristökeskus (SYKE). Siirtoasiakirjojen tietojen tallentamisesta huolehtii toiminnanharjoittaja itse haluamallaan tavalla.

Viimeistään sähköisen siirtoasiakirjarekisterin käyttöönottovaiheessa on toiminnanharjoittajalle merkittäväksi eduksi, että käytössä on sähköinen siirtoasiakirjasovellus, joka mahdollistaa automaattisen tiedonsiirron rekisteriin. Myös viranomaiset suosittavat vahvasti sähköiseen siirtoasiakirjaan siirtymistä jo tässä vaiheessa.

Kaksi tapaa siirtoasiakirjojen raportointiin viranomaiselle

track-kampanjakuvaPinjan sähköinen siirtoasiakirjapalvelu on selainpohjainen ja käytettävissä erilaisilla päätelaitteilla aina matkapuhelimesta läppäriin.

Siirtoasiakirjojen tietoja voidaan raportoida viranomaisen sähköiseen rekisteriin kahdella tavalla:

  1. Manuaalisesti, eli käsin kirjaamalla, jos käytössä on paperinen siirtoasiakirja 
  2. Automaattisesti, jos käytössä on rekisteriin kytketty sähköinen siirtoasiakirjapalvelu

Manuaalinen tallentaminen on työlästä ja altistaa inhimillisille virheille. Jätteiden kuljetus- ja vastaanottotapahtumia voi alan toimijoilla olla jopa tuhansia viikossa, ja niiden manuaalinen syöttäminen rekisteriin vie paljon työaikaa mielekkäämmältä ja tuottavammalta tekemiseltä. Siirtoasiakirjojen kirjaamiseen on arvioitu kuluvan aikaa noin 10 minuuttia yhtä siirtoasiakirjaa kohden.

Paperiin luottaminen altistaa monenlaisille inhimillisille virheille ja epäjärjestykselle. Paperinen siirtoasiakirja siirtyy henkilöiltä kädestä toiseen. Ne voivat kadota tai päätyä mappi-ööhön, kunnes raportoinnin takaraja alkaa häämöttää ja niitä joudutaan etsimään suurella vaivalla.

Pinjan sähköinen siirtoasiakirjapalvelu on kehittynyt ratkaisu kiertotalousalan raportointitarpeisiin

Pinjan sähköinen siirtoasiakirja on monipuolinen ohjelma, joka on kehitetty vastaamaan kierrätysalan kasvaviin tarpeisiin jakaa ja raportoida tietoa läpinäkyvästi kuljetusten osapuolten kesken, uusien viranomaisvelvoitteiden täyttämisen lisäksi. Ohjelmisto on rakennettu käyttäjälleen yksinkertaiseksi ja helpoksi käyttää tien päällä tai toimistossa. Se on niin yksittäisten autoilijoiden kuin isojen laitostoimijoidenkin tarpeisiin vastaava sähköinen siirtoasiakirjapalvelu.

Järjestelmän joustavuus tulee hyvin esiin asiakkaidemme varsin erilaisissa käyttötapauksissa. Yksinkertaisimmillaan kuljettajat voivat luoda siirtoasiakirjoja suoraan tien päältä mobiililaitteellaan. Monipuolisimmillaan siirtoasiakirjoja luodaan asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmästä tuotavien tilausten pohjalta, jolloin vastaanottavalle kierrätyslaitokselle saadaan tuotettua ennakkoon tietoa saapuvista kuormista. Kuljetuksen toteumatiedot pystytään päivittämään siirtoasiakirjan lisäksi automaattisesti myös asiakkaan omiin järjestelmiin.

Selkeä ja suoraviivainen kuljetusten tietojen jakaminen ja raportointi kuljetusten jokaiselle osapuolelle on mahdollista jo ohjelman perustoiminnallisuuksissa. Tällöin aikaa ei tarvitse käyttää dokumenttien lähettämiseen tai asiakkaalle raportointiin, sillä osapuolille tarjotaan pääsy heitä koskettavaan tietoon. Asiakkaamme käyttävät näitä tietoja esimerkiksi laskutuksessa, työmaaraportoinnissa ja ympäristöluvan vuotuisen viranomaisraportin koostamisessa. Integraatioiden avulla tietoa voidaan hyödyntää myös entistä monipuolisemmin esimerkiksi BI-työkalujen avulla.

Pinja tarjoaa yksinkertaisen ja nopeasti käyttöönotettavan sähköisen siirtoasiakirjan, joka on rakennettu yhdessä alan toimijoiden kanssa ja vastaa pienimpiinkin tarpeisiin. Tarpeiden kasvaessa ohjelmistoa voidaan skaalata vastaamaan vaativimpiinkin kokonaisuuksiin.

Lataa ilmainen opas: Sähköinen siirtoasiakirja kuljetusten ohjauksen ja digitalisoinnin työkaluna

guide-sahkoinen-siirtoasiakirja-cover-fi

Uusi jätelaki 2021 edellyttää sähköiseen siirtoasiakirjaan siirtymistä. Tässä oppaassa kerromme tarkemmin sähköisen siirtoasiakirjan mahdollisuuksista ja hyödyistä, sekä avaamme uuden jätelain vaikutuksia siirtoasiakirjojen käsittelyyn. Tutustu myös Pinjan sähköiseen siirtoasiakirjapalveluun →

Lue lisää

Vältä YLVA-raportoinnin sudenkuopat – kiinnitä huomiota kolmeen seikkaan
Oulun Energia - kiertotalous -menestystarina
Gasum -menestystarina
Opas: Minimoi Ylva-raportointiin kuluva työmäärä – modernin järjestelmäratkaisun hyödyt raportoinnissa
Opas: Neljä näkökulmaa kiertotalouden materiaalivirtojen hallinnan ja raportoinnin tehostamiseen
Once by Pinja – Toimitusketjun hallintajärjestelmä
Flow by Pinja - Kiertotalouden materiaalivirtojen tehostamisjärjestelmä
Pinjan sähköinen siirtoasiakirjapalvelu

Varaa 15 min aika asiantuntijan kanssa

 
Oskari Smeds

Oskari Smeds

Toimin Pinjalla bioenergia- ja kiertotaloussektorilla auttaen alan toimijoita kehittämään liiketoimintaansa digitaalisten ratkaisujen avulla. Vapaa-aikaani vietän läheisteni kanssa luonnossa reippaillen, metsästäen ja uusia kädentaitoja oppien.

Lue lisää tältä kirjoittajalta