Arbetsplanering av underhållsarbete – från minimiplaner till helheten

Noggrann förhandsplanering är till nytta i alla typer av arbete, eftersom det snabbar upp och förenklar utförandet av arbetet. Planering av underhållsarbetet i industrin erbjuder ännu större potentiella vinster än genomsnittet, eftersom underhållet har mycket stor påverkan på företagets totala produktion och verksamhet. Starttröskeln bör inte ställas in för högt, utan det bästa är att utveckla arbetsplaneringen progressivt, långsiktigt och kontinuerligt med realistiska steg.

Planering av underhållsarbete – vad och varför?

Sammanfattningsvis innebär planering av underhållsarbete att säkerställa de nödvändiga förutsättningarna för ett framgångsrikt och effektivt underhållsarbete. Genom att i förväg planera vad som ska göras, vem som ska göra det, när det ska göras och vilka verktyg och reservdelar som behövs, är det mycket lättare att utföra arbetet effektivt, heltäckande och rätt på en gång.

Beroende på organisation och bransch kan arbetsplaneringen av underhållsarbetet omfatta många delområden och moment, men oftast ingår åtminstone periodisering, resurser, material, budgetering, prioritering och schemaläggning av underhållet i planeringen..

En viktig del av arbetet är också att dokumentera de vidtagna åtgärderna, inte bara för historiken utan också som underlag för framtiden – för ständig iteration och förbättring.

Det finns många goda skäl att förhandsplanera underhållsarbetet, och i många branscher är det också ett krav enligt lagar och bestämmelser. Till exempel i kärnkraftverk, inom läkemedelsindustrin och i livsmedelsbranschen spelar regelbundet, proaktivt underhåll en central roll för att säkerställa kvalitet och säkerhet i verksamheten. Även i många andra branscher är det ett minimikrav att följa utrustningsspecifika föreskrifter till exempel för lyftredskap, hissar och brandskyddsutrustning.

En annan viktig motivator för planering av underhållsarbetet är den ekonomiska nyttan, eftersom felkorrigering i efterhand är dyrare än proaktiva åtgärder av många skäl. För det första medför felsituationer ofta oplanerade driftstopp, vilket orsakar stora kostnader. För det andra möjliggör systematiskt underhåll förhandsreservation av arbetskraft, vilket sparar in på till exempel övertidskostnader eller extern akuthjälp. För det tredje kan reservdelar anskaffas i god tid i förväg och man hinner också göra upphandlingar vid behov. Vid reaktivt felunderhåll måste man alltför ofta köpa in de nödvändiga reservdelarna till överpris från de leverantörer som är snabbast.

Mer sällan nämnda men ändå viktiga fördelar med planering av underhållsarbetet är arbetstrivsel och minimering av onödig press. Även vid reaktivt, korrigerande underhåll måste man i grunden tänka på exakt samma saker som vid förebyggande underhåll, men under mycket mer pressade förhållanden. När man tvingas vidta åtgärder oplanerat och vid en ogynnsam och överraskande tidpunkt är den som utför arbetet inte alltid den person som är bäst lämpad för uppgiften. Det ökar också stressen i situationen och risken för misstag.

Minimera tröskeln

Tröskeln för att påbörja planering av underhållsarbete är hög på många företag, eftersom uppgiften redan på förhand känns överväldigande och arbetskrävande. Underhållspersonalens arbetsuppgifter är idag mycket omfattande och maskinerna har utvecklats och blivit mer komplicerade över tid. Det är mycket man måste tänka på i underhållsarbetet och det är också förknippat med ansvar av olika slag, exempelvis arbetarskydd och miljöaspekter.

Av just de skälen är alla sätt att underlätta underhållsarbetet, inklusive arbetsplanering, värda att satsa på. Om arbetsplaneringen genomförs med lagom stora steg kan den inledas med ganska små åtgärder vid sidan av det dagliga arbetet.

Här är några tips för att komma i gång med underhållsplaneringen:

• Minimiplaner. Det är inte nödvändigt att dokumentera och planera företagets hela underhåll på en gång. Ni kan börja i liten skala och till exempel anteckna det viktigaste om en enskild arbetsuppgift: vad som gjordes, när, varför, hur arbetet fortskred och hur det skulle kunna göras bättre nästa gång. Så småningom byggs den stora bilden upp av de många mindre bitarna. 

• Arbetsbank. Som en del av planeringen av underhållsarbetet är det en bra idé att samla arbetsuppgifterna i en arbetsbank, en databas som innehåller planer för underhållsarbeten till exempel för några veckor framåt. När arbetena är planerade och listade i förväg och ni vet att det finns reservdelar är det lättare att plocka ut lämpliga arbetsuppgifter i arbetsbanken vid behov. Om till exempel ett fel måste åtgärdas kan ni utnyttja stilleståndstiden till att samtidigt utföra andra planerade underhållsuppgifter. 

• Konsekventa registreringar och feedback. Om de utförda arbetena inte dokumenteras och grundorsakerna till felen inte utreds är det mycket svårt att genomföra kontinuerlig förbättring och förhandsplanering. Utan feedback vet ni inte hur utfallet blev, och indikatorerna stämmer inte heller överens med verkligheten. Men om responscirkeln fungerar konsekvent och alla timmar registreras kan ni lita på uppföljningen, ni kan hitta möjligheter till utveckling och arbetet kan planeras bättre i förväg. 

• Kontinuerlig förbättring. Inled gärna arbetsplaneringen genom att beskriva den aktuella situationen och rikta in er på en process med kontinuerlig iteration och förbättring. Data kumuleras och processen finslipas med tiden.

Läs mer:

Blog: Budgetering som verktyg för utveckling av underhåll
Guide: 5 viktiga indikatorer för underhall
Novi by Pinja - Underhållssystem som planerats för användarna