2021 trädde den nya avfallslagen i kraft och det har diskuterats mycket kring ämnet, både offentligt och runt fikaborden. De nya skyldigheterna har medfört förändringar för branschens aktörer och förnyelsen tar inte slut med detta.
Detaljerna börjar klarna, men det råder fortfarande förvirring även i branschkretsar. Vad är det egentligen som krävs av aktörerna i leveranskedjan för avfallsbaserade material?
Lagen har krävt användning av transportdokument ända sedan 2012 och 2022 blev det obligatoriskt att använda elektroniska transportdokument. Syftet med transportdokumentet är att samla in mer heltäckande och korrekt information om avfallet för bland annat uppföljnings-, kontroll- och statistikändamål, och i synnerhet att effektivisera övervakningen av farligt avfall. Elektroniska transportdokument är överlägsna pappersdokument när det gäller användarvänlighet, spårbarhet och möjlighet till arkivering i elektronisk form.
Transportdokument på papper eller elektroniskt?
Många företag i leverans- och bearbetningskedjan använder fortfarande transportdokument på papper. Man är medveten om det elektroniska alternativet, men vissa företag har fortfarande skjutit upp införandet av det.
Under hösten 2022 startar enligt planerna det elektroniska transportdokumentregistret SIIRTO, där uppgifterna i transportdokumenten kommer att lagras i framtiden. I myndighetsregistret lagras uppgifter från verksamhetsutövarnas transportdokument, elektroniska eller på papper, för avfall som kräver transportdokument. Myndighetsregistret över avfallstransportdokument, SIIRTO, handhas av Finlands miljöcentral SYKE. Uppgifterna i transportdokumenten sparas av verksamhetsutövaren på valfritt sätt.
När det elektroniska transportdokumentregistret tas i bruk är det en stor fördel om verksamhetsutövaren har tillgång till en applikation som gör det möjligt att föra över uppgifterna i det elektroniska transportdokumentet automatiskt till registret. Myndigheterna rekommenderar också starkt att man tidigt går över till elektroniska transportdokument.
TTvå sätt att rapportera transportdokument till myndigheten
Pinjas tjänst för elektroniska transportdokument är webbläsarbaserad och kan användas på olika slags terminalutrustning, från mobiltelefoner till bärbara datorer.
Uppgifterna i transportdokumenten kan rapporteras till myndighetens elektroniska register på två sätt:
- Manuellt, dvs. manuell registrering av uppgifter från transportdokument på papper
- Automatiskt, om man använder en elektronisk transportdokumenttjänst som är kopplad till registret
Manuell registrering är arbetskrävande och känslig för mänskliga fel. En branschaktör kan ha tusentals transport- och mottagningshändelser per vecka, och att lägga in dem manuellt i registret stjäl tid från mer meningsfulla och produktiva arbetsuppgifter. Det tar uppskattningsvis cirka 10 minuter att registrera ett transportdokument manuellt.
Handläggning av pappersdokument medför ofta risker för mänskliga misstag och oreda. Dokumenten går från hand till hand mellan olika personer. De kan försvinna eller hamna i någon pärm tills slutdatum för rapporteringen närmar sig och man tvingas söka efter dem med stor möda.
Pinjas elektroniska transportdokumenttjänst är en avancerad lösning för rapporteringsbehov i cirkulär ekonomi
Pinjas elektroniska transportdokument är ett flexibelt program som har utvecklats för att möta återvinningsindustrins växande behov att dela och rapportera information på ett transparent sätt mellan parterna i transportkedjan, samtidigt som det uppfyller de nya regulatoriska kraven. Programvaran är byggd för att vara enkel och lätt att använda under transporten eller på kontoret. Det är en elektronisk transportdokumenttjänst som uppfyller behoven hos både enskilda förare och aktörer på stora anläggningar.
Systemets flexibilitet märks tydligt i kundernas helt olika berättelser. I det enklaste fallet kan förare skapa transportdokument direkt under transporten med sin mobila enhet. I den mest avancerade tillämpningen skapas transportdokumenten utifrån beställningar som importeras från kundens verksamhetsstyrningssystem, vilket gör att den mottagande anläggningen får information i förväg om avfallet som är på väg. Utöver transportdokumentet kan även uppgifter om transportens utfall uppdateras automatiskt i kundens egna system.
Tydlig och okomplicerad delning och rapportering av transportdata till alla inblandade parter är möjligt redan i programmets basversion. Man behöver inte lägga tid på att skicka dokument eller rapportera till kunden, eftersom parterna ges tillgång till den information som rör dem. Våra kunder använder uppgifterna till exempel för fakturering, arbetsplatsrapportering och sammanställning av den årliga miljörapporten till myndigheterna. Med hjälp av integrationer kan informationen också utnyttjas på ett mer mångsidigt sätt, till exempel med hjälp av BI-verktyg.
Pinja erbjuder ett enkelt och snabbimplementerat elektroniskt transportdokument som har utvecklats tillsammans med branschen och som passar även för små aktörers behov. När behoven växer kan programvaran skalas upp och användas för mer krävande uppgifter.
Ladda ner den kostnadsfria guiden: Elektroniskt transportdokument som verktyg för transportstyrning och digitalisering
Den nya avfallslagen 2021 kräver övergång till elektroniska transportdokument. I den här guiden berättar vi mer detaljerat om möjligheterna och fördelarna med elektroniska transportdokument samt hur den nya avfallslagen påverkar hanteringen av transportdokument. Läs också om Pinjas elektroniska transportdokumenttjänst →
Läs mer
Undvik fallgroparna i YLVA-rapporteringen – var uppmärksam på tre punkter
Oulun Energia – circulär ekonomi framgångsberättelse
Gasum framgångsberättelse
Guide – 6 tips för effektivering av materialmottagning
Once – Hanteringssystem för leveranskedjan
Flow – System för effektivisering av materialströmmarna
Elektroniskt transportdokument
