Systemleverantören kan göra mycket av mångahanda slag vid anskaffningen av ett system för produktionsplanering, men om organisationen inte är genuint redo för förnyelse är det kanske bättre att lägga pengarna på något annat.
Ett system för produktionsplanering skaffas inte enbart för dagen eller med tanke på nästa vecka, utan till största delen även för att företaget ska kunna säkerställa en stark ställning på marknaden också i åratal framöver.
Digitalisering av produktionsplaneringen har inget egenvärde och räcker inte som enda mål för ett förnyelseprojekt. För att få genuin nytta av systemanskaffningen måste man även ta sig en titt på själva verksamheten och de invanda rutinerna med nya ögon.
Vilket för oss till hemläxa nummer två.
Under anskaffningsprocessen kartlägger vi nuläget inom företagets produktion, definierar målbilden och skapar en framstegsplan mellan dem. Det är bra att skänka dessa frågor en tanke redan i förväg och även anteckna de viktigaste punkterna.
Att införa ett system för produktionsplanering handlar inte enbart om att skildra produktionsarrangemangen i digital form. Övergången är även ett ypperligt tillfälle att göra ändringar och utveckla processen. Systemanskaffningen ger en värdefull möjlighet att uppriktigt granska de goda sidorna och utmaningarna i nuläget och med öppet sinne fundera på utvecklingsmöjligheterna nu och under den önskade perioden framöver.
Ett system för produktionsplanering erbjuder ypperliga verktyg för att strömlinjeforma och effektivisera verksamheten inte bara för produktionspersonalen, utan även för bl.a. försäljningen, inköpen, ekonomiavdelningen och företagsledningen. Det är bra att analysera nuläget och den önskade situationen i framtiden både självständigt utifrån den egna arbetsbeskrivningen och gemensamt på avdelnings- och organisationsnivå.
Ett bra och konkret steg framåt är att fundera på och anteckna de konkreta informationsbehoven och de användningsfall som anknyter till dem.
Vilken information saknar olika avdelningar som stöd för beslutsfattandet? Innebär avsaknaden av viss information att det blir svårare för en enskild produktionsplanerare att fatta beslut? I vilka situationer blir den anskaffningsansvariga tvungen att grunda sitt beställningsbeslut på gissningar? Drar sig säljaren ibland för att göra en försäljning för att det inte råder fullständig visshet om leveransförmågan inom produktionen?
Även om systemet för produktionsplanering vanligtvis används flitigast av enskilda produktionsplanerare och andra medlemmar av organisationen för produktionsplanering lönar det sig absolut att inkludera alla olika delområden av leveranskedjan i projektet. För att uppnå största möjliga nytta krävs optimering av kedjan som helhet.
Det lönar sig även att tänka bortom nuläget: vilket slags ny, produktionsrelaterad information skulle kunna ge er en konkurrensfördel i förhållande till grannen? Vilket slags förändring befinner sig er bransch i – vilken information skulle ni kunna ha nytta av om ett eller tre år?
Tveka inte att begära ett anbud utifrån det ni har funderat på ovan. Om ni vill kan ni även be systemleverantören att fungera som ett bollplank redan i ett tidigt skede. En genuin samarbetspartner kan ställa de väsentliga frågorna om er produktion och era processer. Målet är att förstå varför vart och ett av de olika valen i systemanskaffningen är nödvändigt och vilken aspekt av just er affärsverksamhet det tjänar.
I våra framgångsberättelser kan du läsa tips om hur andra har lyckats med sin systemanskaffning.