Ett nytt år står för dörren, vilket betyder att det snart är dags även för YLVA-rapportering. Ofta är YLVA-rapporteringen svår att göra på grund av den fragmenterade datan och mängden manuellt arbete vid sammanställningen av rapporterna. De befintliga systemen ger inte alltid tillräckligt noggrann information för en snabb sammanställning av YLVA-rapporten.
Men rapporteringen behöver inte orsaka vare sig svett eller tårar. I den här bloggen ger jag tre tips om hur du undviker de mest typiska fallgroparna vid YLVA-rapporteringen.
YLVA-rapportering – tre tips för effektivare rapportering
1. Centralisera och automatisera informationshanteringen
Ett av de vanligaste problemen med att sammanställa YLVA-rapporten är den fragmenterade informationen. Nuvarande verktyg, såsom Excelark med en massa kalkyltabeller, gör det mycket tidskrävande att hitta och sammanställa data. Viss information kan behöva samlas in från olika parter i leverantörskedjan, vilket fördröjer rapporteringen ytterligare och gör det svårt att spåra informationen. Om du saknar en systematisk och tillförlitlig modell för informationshantering krävs det att du är extremt omsorgsfull för att kunna göra en så noggrann rapport som YLVA kräver.
Genom att centralisera och automatisera informationshanteringen sparar du både tid och nerver. Noggrann hantering och redovisning av materialflödena är en förutsättning för smidig rapportering, och det underlättas av ett system för materialflödeshantering som är utformat efter branschens behov. Moderna system möjliggör realtidsövervakning av data och automatisering av rapporter, och de hjälper till att säkerställa datans tillförlitlighet och spårbarhet.
2. Minimera manuell dataöverföring
När du har flera aktörer i leveranskedjan som arbetar med olika system kan det vara svårt eller till och med omöjligt att styra informationsflödet mellan de olika delarna av kedjan. Ofta måste data överföras manuellt från ett system till ett annat, vilket ger en onödig belastning på medarbetarna och multiplicerar risken för skrivfel. Ur YLVA-rapporteringens perspektiv är det svårt att spåra och verifiera informationen.
Integrationer i realtid mellan olika system effektiviserar och snabbar upp rapporteringen avsevärt. Dessutom blir det lättare för olika parter i leveranskedjan att medverka i informationshanteringen. Rapporteringen blir mer transparent när alla har tillgång till rätt information.
Ett modernt materialhanterings- och spårningssystem kan integreras med dina övriga system och samlar all information på ett ställe, vilket gör det enklare för dig att hitta och tolka informationen. Vid årsskiftet är det lätt att göra YLVA-rapporteringen eftersom uppgifterna finns färdiga i systemet, spårbara och korrekta. Datahantering i realtid effektiviserar också fakturering, försäljning och lagerhantering.
3. Låt inte ekonomiskt värdefull information gå till spillo
Rapportering görs ofta på grund av myndighetskrav, men i den insamlade informationen döljer sig ofta data som har ett ekonomiskt värde. I allmänhet kräver rapporteringen mycket arbete, vilket innebär att den lätt blir ytlig och att endast ett fåtal utnyttjar informationen fullt ut. När det saknas realtidsinformation måste man alltför ofta ta till visuella uppskattningar eller gissningar som inte ger en rättvisande bild av läget.
System för styrning och rapportering av materialflöden omvandlar materialflöden och tid till pengar. Samtidigt som YLVA-rapporteringen blir lättare kan du även hitta annan information i datan som är till nytta för verksamheten. Tack vare realtidsrapporteringen får du rätt information i rätt tid som stöd för ditt beslutsfattande.
Om du vill spara in på arbete och utredningar som YLVA-rapporteringen orsakar de kommande åren bör du satsa på att utveckla rapporteringen. För att inte tala om nyttan av den interna rapporteringen för lönsamheten, effektiviteten och företagsledningen.
Läs mer
Kraft och verktyg för smidig YLVA-rapportering
Automatiserad och smidig hållbarhetsrapportering
Elektroniska transportdokument förbättrar hanteringen och rapporteringen av transporter
Guide: Fyra perspektiv för effektivare styrning och rapportering av materialfölden i den circulära economin
Flow by Pinja
