Tämä on toinen osa blogisarjasta, jossa aiheena on taloushallinnon ja toiminnanohjauksen välisten rutiinien automatisointi ja tehostaminen. Tässä blogissa tarkastelemme taloushallinnon ydintoimintoja kiinteänä osana ERP-järjestelmää ja sen tuomia hyötyjä rutiininomaiseen työhön.
Blogisarjan ensimmäisessä osassa käsittelimme aihetta näkökulmasta, jossa taloushallinnon järjestelmät liitetään osaksi toiminnanohjausjärjestelmää IPa by Pinja -integraatioalustan avulla.
Toiminnanohjausjärjestelmän eli ERP:n tärkein tehtävä on antaa välineet yrityksen toiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen. Yritykselle sopivan ERP-ratkaisun valinnassa on usein oleellista myös se, että järjestelmään sisältyvät taloushallinnon keskeiset toiminnallisuudet. Sopimusten ja projektien taloudellinen seuranta liittyy kiinteästi liiketoimintaan ja on osa käytännön päivittäisjohtamista. Tuotannon ja taloushallinnon saumaton yhteistyö vapauttaa hallinnosta merkittävästi aikaa yrityksen kilpailukyvyn kehittämiseen.
Mitä hyötyä on taloushallinnon liittämisestä ERP-ratkaisuun?
Taloushallinto tarkoittaa ERP-järjestelmissä yleensä myyntilaskujen muodostusta ja lähetystä, maksatusten seurantaa, ostolaskujen kirjausta ja käsittelyä, projektien kateseurantaa ja taloushallinnon raportointia, jota nykyisin tehdään yhä useammin myös BI-työkaluilla. Taloushallinnon ottaminen osaksi ERP-ratkaisua tekee käytännön johtamisesta tarkempaa, reaaliaikaisempaa ja tehokkaampaa.
Pinjan Total ERP -ratkaisussa taloushallinto on kiinteä ja eheä osa toiminnanohjauskokonaisuutta. Siksi järjestelmä auttaa tehostamaan sekä projektien johtamista että taloushallintoa, minkä lisäksi se nopeuttaa päätöksentekoa ja vähentää virheitä laskutuksessa.
Kun taloushallinto on osa ERP-ratkaisua, saavutetaan muun muassa seuraavat hyödyt:
- Tiedonkulku sekä myynti- ja ostolaskujen käsittely nopeutuu, manuaalisen työn ja virheiden määrä vähenee.
- Talousraportointi on reaaliaikaista ja ottaa huomioon mahdolliset muutokset toimituksissa.
- Projektien kateseuranta sisältää kaikki myynti- ja ostolaskuja sekä muita kulukohdistuksia ja -kirjauksia koskevat tiedot reaaliajassa ja kattavasti.
- Ostolaskut saadaan kohdistettua heti oikeiden projektien kulunseurantaan ja oikeille tilauksille.
- Myyntilaskut saadaan lähtemään tietyn toimitusketjun vaiheen jälkeen tai, kun tietty toimenpide on kuitattu järjestelmässä. Laskun rivejä voidaan kiinteiden maksuerien lisäksi muodostaa myös toteutuneiden tietojen mukaan. Työn tekijä voi myös kirjata järjestelmään laskulle lisättäviä lisätietoja, jotka auttavat varmistamaan, että lasku hyväksytään ilman reklamaatioita.
- Myyntilaskulle voidaan tuottaa kattavasti liitteitä ja tietoa muusta kaupan toimituksesta. Jos myyntilaskutukseen kuuluu esim. kotitalousvähennykseen oikeuttavaa työtä, järjestelmästä asiakkaalle lähtevään laskuun voidaan liittää valmis kotitalousvähennyslaskelma.
Kirjanpitoon erilliset ratkaisut
Koska ERP-järjestelmän avaintehtävänä on optimoida liiketoimintaa, ei niinkään kirjanpitoa, kirjanpidon sisällyttäminen ERP:iin ei ole välttämätöntä. Nykyaikaiset kirjanpitojärjestelmät noudattavat alan käytänteitä ja ovat helposti integroitavissa, ja niillä onkin tilitoimistoissa omat, uskolliset käyttäjänsä. Total ERP -ratkaisussa on valmiit integraatiot suosituimpiin kirjanpito-ohjelmiin. Integraation avulla laskuihin ja maksatuksiin liittyvä tieto siirtyy reaaliajassa ERP:n taloushallintotyökalujen ja kirjanpitoratkaisun välillä.
Nopeampaa ja tarkempaa alihankkijoiden laskutusta
Monella toimialalla kokonaisratkaisuun kuuluu myös alihankkijoiden toteuttamia töitä. Esimerkiksi rakennusalalla toimituksiin kuuluu usein alihankkijoiden tekemiä asennustöitä. Pinjan Total ERP -ratkaisussa yrityksen alihankkijat voivat käyttää järjestelmää omilla alihankkijatunnuksillaan.
Kun työntekijä kuittaa järjestelmässä työvaiheen tehdyksi, saadaan samalla asiakaslaskutuslupa kyseiseen työvaiheeseen liitetylle maksuerälle. Mahdolliset tarkennukset ja lisätietoa sisältävät dokumentit saadaan samalla mukaan laskulle, mikä helpottaa laskurivien tarkistamista sekä laskun käsittelyä ja hyväksyntää vastaanottajan järjestelmässä. Työvaiheen luovutuksessa alihankkija voi myös itse muodostaa laskun omasta työstään järjestelmän sisällä toimituksesta vastaavalle yritykselle päivittämällä suunniteltua kokonaisuutta toteutuneilla ja tarkistetuilla tiedoilla.
Kun työntekijä kuittaa järjestelmässä työn tehdyksi ja antaa siihen liittyvät lisätiedot, virheiden määrä vähenee, eikä laskutukseen palaudu laskuja puutteellisten tietojen vuoksi.
ERP joustaa, eivät henkilöstö tai liiketoiminnalliset tavoitteet
Joustava toiminnanohjausjärjestelmä mukautuu asiakkaan liiketoimintaprosessien ja taloushallintomallien tarpeisiin – ei päinvastoin. Kattava ERP tarjoaakin sekä joustavuutta että tehokkuutta taloushallinnon ja tuotannon yhteispeliin. ERP-järjestelmää valittaessa on hyvä varmistaa, että se tarjoaa taloushallintoa merkittävästi sujuvoittavia toiminnallisuuksia päivittäisjohtamiseen.
Lue lisää:
Pinjan Total ERP -ratkaisu
Blogi: Taloushallinnon integraatiolla toiminnanohjausjärjestelmiin kilpailuetua
Blogi: Mitä etuja tehokas tilausten ja sopimusten hallinta tarjoaa?
