Tavoitteena vaikuttava raportointi – miten siirtyä tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen?

Taulukoita ja graafeja paperilla sekä puhelimen ja tietokoneen näytöillä

Tiedolla johtaminen on ollut tärkeä puheenaihe jo vuosia, ja siihen panostetaankin yrityksissä yhä voimakkaammin. Usein haasteena on tiedon jalostaminen luvuista teoiksi ja taulukoista toiminnaksi. Kun tiedolla johtamisella halutaan synnyttää aitoa kilpailuetua, eivät perinteiset talousraportit ja passiivinen raportointi enää riitä. Miten siis tehdä tiedon hyödyntämisestä osa jokapäivästä toimintaa ja päätöksentekoa?

Tiedolla johtaminen kiinnostaa yhä enenevissä määrin myös työntekijöitä. He haluavat tietää, miten yrityksellä menee, miten onnistumisia mitataan ja miten tähän kaikkeen voi omassa työssään vaikuttaa. Selkeät raportit, relevantin tiedon saatavuus ja jaettu tietopääoma mahdollistavat siirtymisen tiedolla johtamisesta tiedolla toimimiseen.

Huomio tiedon keräämisestä tiedon jakamiseen – raportointi kasvattaa yhteistä ymmärrystä

Jopa 55 % yrityksissä kerättävästä datasta jää todellisuudessa hyödyntämättä. Siksi datan keräämisen sijasta pitäisikin siirtää painopiste tiedon jalostamiseen ja jakamiseen. Sillä, miten tietoa jaetaan ja miten tieto esitetään, on suuri merkitys tiedon vaikuttavuuteen. Datan joukosta täytyy osata poimia eri kohderyhmille relevantti tieto ja jalostaa se omalle organisaatiolle sopivaan ja kohderyhmälle ymmärrettävään muotoon. 

Yksi raportoinnin tärkeimmistä elementeistä on herättää keskustelua ja synnyttää toimintaa. Modernit BI-työkalut, kuten Microsoft Power BI, mahdollistavat raporttien visualisoinnin ja jakamisen täysin uudella tavalla, joka herättää myös kohderyhmien kiinnostuksen. Raportoinnissa ei kannata tyytyä vain perinteisiin taulukoihin, sillä visuaalisten elementtien avulla tieto saadaan jalostettua kaikille ymmärrettävään muotoon. 

Selkeiden ja yhteisten raporttien avulla varmistetaan, että yrityksessä puhutaan samaa kieltä. Sen sijaan, että kaikilla on omat Excelinsä ja mittarinsa, muodostetaan raporttien taustalle yhteiset kaavat ja asetetaan yhteiset tavoitteet. BI-työkalut kokoavat tiedon ketterästi samaan paikkaan, jolloin tietoa on helppo pilkkoa myös pienempiin osiin eri käyttäjien tarpeisiin.

Jaettu tieto ruokkii itseohjautuvuutta ja synnyttää vaikuttavuutta

BI-työkalut sujuvoittavat raportoijan arkea huomattavasti. Tiedon manuaalinen siirtely paikasta toiseen, Exceleiden ja PowerPoint-esitysten pyörittely ja samojen kaavojen laskeminen yhä uudestaan on historiaa. Automaation ansiosta aikaa vapautuu raporttien analysointiin ja tulkintaan.

Kun tieto on ymmärrettävässä muodossa, on työntekijöiden helpompi nähdä oman työnsä vaikutus liiketoimintaan.

BI-työkalut tekevät tiedon jakamisesta ja jalostamisesta helpompaa, jolloin relevanttia tietoa voidaan tuoda ketterämmin tiimien tarpeisiin. Kun tieto on ymmärrettävässä muodossa, on työntekijöiden helpompi nähdä oman työnsä vaikutus liiketoimintaan. Samalla tiedon jakaminen tukee työntekijöiden itseohjautuvuutta – kun tietoa on saatavilla reaaliajassa, pystyvät työntekijät ja tiimit tekemään arjessaan oikeaan tietoon pohjautuvia päätöksiä.

Tiedon jalostaminen tiimien tarpeisiin mahdollistaa onnistumisten mittaamisen ja oppien jakamisen sekä toiminnan haasteiden ja pullonkaulojen tunnistamisen paremmin. Ymmärrys omista ja yhteisistä onnistumisista tekee työstä motivoivampaa. Tieto itsessään ei synnytä vaikuttavuutta, vaan positiiviset vaikutukset syntyvät teoista. Oikeita tekoja sen sijaan syntyy, kun tiedosta tulee tiivis osa arkipäiväistä keskustelua ja päätöksiä.

Kiinnostuitko?

Keskustelimme aiheesta tuoreessa webinaarissa pitkän linjan talous- ja henkilöstöjohtaja Marjut Leikaksen kanssa. Webinaarissa kerromme, mihin kaikkeen tiedolla johtaminen vaikuttaa, miten vaikuttavuutta voidaan seurata sekä miten tiedon etsimisestä voidaan siirtyä kokonaisvaltaisempaan tiedolla johtamiseen. Katso webinaaritallenne täällä: Siirry tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen – enemmän kuin pelkkiä lukuja ja taulukoita

Lue lisää

Tietovarasto auttaa siirtymään tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen
Tiedolla johtamisen ja raportoinnin trendit vuodelle 2021
Business Intelligence

Lasse Mäkinen

Lasse Mäkinen

Toimin Pinjalla asiakkuuspäällikkönä Business Intelligence -yksikössä. Autan asiakkaitamme kehittämään tiedolla johtamista ja modernia raportointia Pinjan BI-ratkaisujen ja -palveluiden avulla. Vapaa-aikani kuluu perheen, ystävien, metsätöiden ja säännöllisen epäsäännöllisen liikunnan, erityisesti CrossFitin parissa.

Lue lisää tältä kirjoittajalta