Tiedolla johtaminen - Kuinka hyödynnät dataa entistä tehokkaammin

Jos datan hyödyntämisen kanssa ollaan ongelmissa, puhutaan oikeastaan kahdenlaisista tilanteista. Tyypillinen tilanne on, että dataa ei joko hyödynnetä ollenkaan tai sitä pyöritellään vaikeasti ja raportteja koostetaan paljon käsin. Toisenlaisessa tapauksessa datan hyödyntämistä on automatisoitu, mutta toteutustavat ontuvat. Tällöin data pitää pelastaa toimimattomista ratkaisuista.

Siispä haalarit jalkaan ja auttamaan asiakasta tiedolla johtamisen edistämisessä! Tarkastellaanpas näitä kahta tilannetta erikseen seuraavaksi.

Tyypilliset datan hyödyntämisen ongelmatilanteet

Tiedolla johtaminen sisältää paljon manuaalista raportointia

Talousjohtaja (tai pienemmissä firmoissa toimitusjohtaja itse) käyttää joka viikko kaksi päivää työajastaan keräämällä dataa. Hän koostaa dataa eri järjestelmistä omin käsin, osa tiedoista tulee muiden ylläpitämistä, sähköpostilla lähetetyistä exceleistä. Edistyksellisemmässä tilanteessa Excel-tiedostot ovat jaettuja tiedostoja pilvessä, mutta silti talousjohtaja lähettää vielä osastopäällikölle sähköpostin: ”Onko tieto ajan tasalla?”

Hikeä otsalta pyyhkien talousjohtaja saa johtoryhmän kokoukseen raportit kasaan, mutta koska niiden koostamiseen on mennyt niin paljon työaikaa, hän ei ole ehtinyt analysoida keräämäänsä dataa ja ennustaa tulevaa sen pohjalta. Johtoryhmä keskittyy katsomaan vain menneisyyteen eikä tiedolla johtaminen toteudu kunnolla.

Tiedolla johtaminen pohjautuu toimimattomaan raportointiratkaisuun

Ensimmäisessä yrityksessä on käytössä alusta datan jalostamiselle ja analysoinnille. Kaikki ei kuitenkaan suju niin kuin pitäisi. Virheellinen data kaataa kaikki ajot yöllä ja aamulla IT-osaston ihmisten työhyvinvointi on koetuksella. Kyseessä on sekasotku, jonka ylläpito maksaa paljon ja josta saatuun tietoon ei voi täysin luottaa. Alkaa selittely liiketoimintajohdolle, joka ei voi ymmärtää, miten tilanteeseen on päädytty. Käytävillä käydään tiukkoja keskusteluja. Johtoryhmässä arvaillaan, onko data ajan tasalla, vai onko syytä epäillä raporttien luotettavuutta. Pahimmassa tapauksessa koko tuotanto seisoo, kun tuotantoa ohjaavat raportit uupuvat. 

Toisessa yrityksessä järjestelmä on otettu käyttöön nopeasti ja siihen ollaan oltu tyytyväisiä. Ongelmat ilmenevät vasta siinä vaiheessa, kun yritys ostaa uuden yrityksen, jonka ERP:stä data haluttaisiin myös raportointiin mukaan tai päätetään ottaa yhteinen uusi ERP käyttöön. Ilmenee, että ERP:n vaihto vaatii muutoksen lähes jokaiseen raporttiin ja että vanhasta ERP:stä haettu data ei olekaan tallessa missään. Koko vanha raportointiratkaisu on siis melko hyödytön ja muutokset tulevat maksamaan todella paljon tiedolla johtamisen parantamiseksi.

Kuinka nämä tiedolla johtamisen ongelmatilanteet voi ratkaista?

Kun tullaan Pinjan haalareissa paikalle, pystytään syvällä kokemuksella havaitsemaan, että rakennushommat ovat alun perinkin lähteneet harmillisesti väärään suuntaan. Tämä ei haittaa, ei kaikkea voi hallita, siksi tehdään yhdessä korjausliike. Se tarkoittaa koeponnistusta rajatulla osa-alueella, jotta tiedolla johtaminen saadaan toimivaksi. Siirretään esimerkiksi vaikkapa myynnin tai HR:n data täysin uuteen tietovarastoon ja tuotetaan johtoryhmälle pitkälle analysoitua dataa. Sen jälkeen voidaan laittaa osa kerrallaan koko raportointiratkaisu kuntoon, kun tiedolla johtamisen ratkaisuja voidaan helposti laajentaa tarpeiden mukaan.

Molemmissa aiemmin kuvatuissa ongelmatapauksissa on pohjimmiltaan kyse siitä, että datan hyöty liiketoiminnan ennustamisessa on ymmärretty, mutta sitä tehdään kustannustehottomasti. Tällöin joko raportointi vie liikaa ihmisten aikaa tai datan jalostamiseen ja analysointiin kehitetty ratkaisu ei toimi.

Aihe on lähellä sydäntäni ja toivoisinkin, että yritykset käyttäisivät arvokasta dataa paremmin hyödyksi liiketoiminnassaan. Fakta on, että vain osa yrityksistä on oivaltanut datan hyödyntämisen mahdollisuuden kilpailuedun luomiseen ja bisneksen kasvattamiseen.

Haluatko lisää tietoa?

Lue lisää Unicon menestystarinasta ja miten autoimme heitä hyödyntämään dataansa paremmin. 

Lue lisää

Business Intelligence -palvelut
Unico menestystarina 
Käyttäjälähtöinen raportointi on tehokas tapa viestiä
Tavoitteena vaikuttava raportointi – miten siirtyä tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen?
Tiivistettynä, miksi tiedolla johtamisessa tietovarasto on tärkeä 
Tietovarasto auttaa siirtymään tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen

Hanna Salonen

Hanna Salonen

Olen tiedon hyödyntämisen ammattilainen parinkymmenen vuoden IT-alan ja tiedolla johtamisen kokemuksella. Tärkeintä minulle on, että asiakkaan kanssa yhdessä asetettu tavoite toteutuu, ratkaisu on pitkäikäinen sekä helppo ja miellyttävä käyttää. Vapaa-aikani kuluu mm. perheen, monipuolisen liikunnan sekä luonnon parissa.

Lue lisää tältä kirjoittajalta