Trendit 2023: Tiedolla johtaminen ja Power BI-raportointi

Hymyilevä vaaleahiuksinen nainen istuu ikkunan edessä olevan työpöydän ääressä tietokoneella jonka näytöllä on tilastoja

Tiedolla johtamisen ja raportoinnin trendeihin vaikuttaa vuonna 2023 osaltaan yleinen maailmantilanne. Vuosi 2022 oli jälleen haasteellinen ja haasteiden vaikutukset näkyvät myös alkaneena vuonna: maailmantalous on voimakkaimman inflaation kourissa vuosikymmeniin ja energian hinta on korkealla. Yrityksen kannattavuuden ylläpitämiseksi hintatason reaaliaikainen seuranta on välttämättömyys, ja esimerkiksi raaka-aineiden hinnat ja saatavuus vaihtelevat voimakkaasti.

Aiemmin tiedolla johtaminen on pyrkinyt vastaamaan kysymykseen mitä on tapahtunut. Nyt näkökulma laajenee diagnoosiin miksi näin tapahtui ja siirrytään historian tapahtumien tarkastelusta kohti ennakointia: mitä tapahtuu tulevaisuudessa. Myös yksittäisen organisaation raportoinnin voidaan nähdä seuraavan yllä kuvattua sykliä.

Vuoden 2023 keskeisiä tiedolla johtamisen trendejä ovat tiedon varastointi, tiedon keruun ja käsittelyn automointi ja datan rikastaminen raportoinnissa myös koneoppimisen pohjaksi. Koneoppimisen käyttöönotto edellyttää runsasta ja laadukasta dataa, jota saadaan kätevästi keskitetystä tietovarastosta. Myös yksilöity, niin sanottu on-demand raportointi kehittyy: käyttäjä pystyy itse muokkaamaan halutun raportin valmiissa raportointikehyksessä.

Ennakoiva Power BI -raportointi – mitä tapahtuu tulevaisuudessa

Ennakoivan analytiikan keskeinen tehtävä on tarjota johdolle oikea-aikaisesti merkittävimpiä mittareita ja näin mahdollistaa ennakoivat toimenpiteet.

Organisaation riittävä historiadata mahdollistaa vaihteluvälien tunnistamisen ja tämä mahdollistaa varautumisen esimerkiksi henkilöstötarpeen tai -määrän vaihteluun, henkilöstön osaamisen kasvattamiseen tai tuotteiden kasvavaan kysyntään.

Valmistavassa teollisuudessa tärkeää ennakointia on oikea-aikainen varastoraportointi: kun tarvittavat komponentit ovat oikea-aikaisesti saatavilla, valmistusprosessi on tehokas ja tuotanto pystyy vastaamaan kysyntään. Myyntiennusteet ja raaka-aineiden tai komponenttien hintaennusteet auttavat johtoa kasvattamaan oikea-aikaisesti valmistuksessa työskentelevän henkilöstö määrää tuotteiden kysynnän kasvaessa, tai hankkimaan komponentteja niiden hinnan ollessa matalampi. 

Matalan kynnyksen ennustamista edustaa vaikkapa harrastevälinevuokraus: harrastevälineiden vuokraus on riippuvaista vuodenajasta ja säästä – hiihtovälineitä ei vuokrata, jos hiihtokeskuksessa ei ole lunta. Terveydenhoitoalalla puolestaan varaudutaan influenssa-aikaan lisäämällä henkilöstöä tai tasapainotetaan osaavan henkilöstön saatavuutta leikkausjonojen pituuden tai leikkaussalien saatavuuden mukaan.

Myös pitkän aikavälin suunnittelussa voidaan hyödyntää matalan kynnyksen ennustamista. Organisaatio pystyy suunnittelemaan tulevaisuutta tehokkaammin, kun se seuraa myös hiljaisia signaaleja ja trendejä. Pitkän aikavälin suunnittelu voi tarkoittaa käytännössä vaikkapa henkilökunnan eläköitymisiän ennakointia ja varautumista uuden henkilöstön palkkaamiseen. Oppilaitoksissa voidaan puolestaan historiadatan perusteella ennustaa, minkä tyyppiset opiskelijat valmistuvat tavoiteajassa ja keillä opinnot saattavat venyä. Tutkinnon suorittamiseen tavoiteajassa vaikuttavat esimerkiksi opiskelijan demografiset tekijät ja oppiaine.

1. Datamassat ovat yhä suurempia ja kompleksisempia – dataa keskitetään tietovarastoihin

Raportointipalveluihin, kuten Microsoftin Power BI, voidaan liittää useita tietolähteitä. Tällaisia ovat tyypillisesti esimerkiksi ERP- tai HR-järjestelmät. Jos organisaatiolla on  käytössä yhteinen tietovarasto, dataa voidaan paitsi kerätä ja tallentaa myös prosessoida ja mallintaa etukäteen raportoinnin tarpeisiin. Datalähteiden yhdistäminen mahdollistaa tiedon rikastamisen.

Datan etukäteisprosessointi tietovarastossa edesauttaa myös koneoppimismallien luontia ja antaa lisätehoa Power BI -raportointiin. Raportointi poimii tarjonnasta valmiit näkymät kompleksisiin datasetteihin ja summattuina raporttiin halutulle tarkkuustasolle, esimerkiksi kuukausitasolle.

Tietovarastoa voidaan kasvattaa ja uusia tietolähteitä integroida tarpeen mukaan. Ajantasainen ja yhteismitallinen data tehostaa raportointia välittömästi, mutta muitakin hyötyjä on: uusien ohjelmistojen käyttöönotossa voidaan yhdistää ohjelmisto suoraan jo olemassa olevaan dataan rajapinnan avulla, eikä tarvita työlästä migraatiota vanhan ohjelmiston sisältämälle datalle. Organisaation tärkeä data pysyy tietovarastossa turvassa ja saatavilla, eikä katoa järjestelmien muuttuessa.

2. Automaattinen datankeruu ja koneoppiminen

Koneoppimisen hyödyntäminen ennakoinnin ja ennustustarkkuuden lisäämisessä on kasvussa, ja tämä näkyy selkeänä kysynnän lisääntymisenä. Koneoppimisen kivijalkana toimii riittävä ja hyvälaatuinen data, joka madaltaa kynnystä koneoppimisen käyttöönottoon ja tehostaa tilastollisen päättelyn luotettavuutta.

3. Datan yhdistely useasta lähteestä kohti itsepalveluraportointia (Reporting as a Service, on-demand raportointi, Self-service)

Vuonna 2023 Power BI -raportointi ja tiedolla johtaminen sisältävät ehdottomasti myös datan yhä paremman hyödyntämisen: datan pohjalta tarjotaan räätälöityjä palveluja niin yksittäisille käyttäjille kuin organisaatioidenkin käyttöön. Räätälöidyt raportit ovat juuri osa tällaista kehityskaarta.

Raportteja voidaan tarjota raportointirunkoina, joissa kukin käyttäjä voi pienin muutoksin työstää omaan käyttöön haluamansa lopputuloksen. Itsepalveluraporteissa käyttäjä käyttää valmiita sivupohjia, joihin hän voi itse valita akselit ja mittarit valmiista valikoimista ja luoda näin kustomoidun raportin omaan käyttönsä. Haastavin osa – eli tietomalli, mittarit, laskenta ja näiden toimivuus – on varmistettu etukäteen, ja ulkoasu noudattaa organisaation visuaalista ohjeistusta.

Perinteisesti raportit on tehty täysin valmiiksi ja käyttäjä voi vain suodattaa näkymäänsä esimerkiksi aikavälin tai organisaation perusteella, mutta kuvaajan tiedot pysyvät samana. Vuoden 2023 tiedolla johtamisen trendit pitävät siten sisällään yhä vahvemmin räätälöidyt raporttinäkymät ja siten helppokäyttöisemmät avaimet omaan työhön liittyvään päätöksentekoon. 

Raportit ovat pohjimmiltaan viestintää

Raportit ovat tehokasta ja vaikuttavaa viestintää johdolle, henkilökunnalle ja sidosryhmille. Kun data esitetään yksinkertaisessa ja ymmärrettävässä muodossa ja sen keruussa ja hyödyntämisessä otetaan huomioon kohdeyleisö, se soveltuu sellaisenaan sidosryhmäviestintään, esimerkiksi ulkopuolisille päättäjille, jotka eivät välttämättä itse ole raportoivan aiheen asiantuntijoita.

Raportteja voidaankin jakaa helposti eri sidosryhmille käyttöoikeuksien avulla, jolloin organisaation ulkopuolisetkin henkilöt pääsevät katsomaan itselleen olennaisia raportteja. Esimerkiksi tietty kunta tai kaupunki voisi kutsua valtiovarainministeriön katsomaan budjetointiraporttejaan, tai uudet hyvinvointialueet voivat jakaa tietoa tehokkaasti entisten organisaatiorajojen yli.

Jotta raportit palvelevat aidosti pohjimmaista käyttötarkoitustaan – eli auttavat organisaation olennaisten toimintojen ja muutosten seurannassa ja niihin liittyvässä päätöksenteossa – polku datankeruusta loppukäyttäjän ruudulle on mietittävä huolella. Tämä seikka ei mene pois muodista vaan toimii vallitsevana tiedolla johtamisen trendinä myös vuonna 2023. 

Pinjan avulla organisaation Power BI -raportointi on tehokasta ja oikea-aikaista. Jos haluat tutustua tarkemmin siihen, miten Pinja voi auttaa yritystänne kehittämään BI-ymmärrystään, tutustu Business Intelligence -verkkosivuumme. Löydät sieltä tiedolla johtamiseen liittyviä oppaitamme, asiakastarinoita ja palvelukuvauksia.

Lue lisää: 

Pinja opastaa tiedon etsimisestä tiedolla johtamiseen – toimialasta riippumatta
Käyttäjälähtöinen raportointi on tehokas tapa viestiä
Koneoppiminen parantaa merkittävästi liiketoiminnan ennusteiden tarkkuutta
Lataa opas: 8 syytä valita tietovarasto Power BI:n tueksi

Pasi Era

Pasi Era

Toimin Pinjalla Business Intelligence -konsulttina, tehden raporttiratkaisujen määrittelyjä sekä toteutuksia. Pitkän linjan IT-ammattilaisena olen suunnitellut, toteuttanut ja toimittanut ratkaisuja asiakkaille yli 20 vuoden ajan. Vapaa-ajalla harrastan liikunnan lisäksi ruokamatkailua ja lukemista.

Lue lisää tältä kirjoittajalta