Vältä YLVA-raportoinnin sudenkuopat – kiinnitä huomiota kolmeen seikkaan

Kypäräpäinen mies kädessään kannettava tietokone, taustalla epätarkkana toinen mies ja kuorma-auto

Vuodenvaihteen lähestyminen tarkoittaa, että myös YLVA-raportointi on aivan nurkan takana. Usein YLVA-raportoinnista tekee haastavaa erityisesti tiedon hajanaisuus ja manuaalisen työn määrä raporttien koostamisessa. Käytössä olevat järjestelmät eivät välttämättä tuota riittävän tarkkaa tietoa YLVA-raportin nopeaan koostamiseen. 

Raportoinnin ei kuitenkaan tarvitse aiheuttaa tuskaa tai hikikarpaloita. Kerron tässä blogissa kolme vinkkiä, joilla vältät YLVA-raportoinnin tyypillisimmät sudenkuopat. 

YLVA-raportointi – kolme vinkkiä tehokkaampaan raportointiin

1. Keskitä ja automatisoi tiedonhallinta

Yksi yleisimmistä haasteista YLVA-raportin koostamisessa on tiedon hajanaisuus. Nykyiset työkalut, kuten Excel ja sen useat laskentataulukot, tekevät tiedon etsimisestä ja koostamisesta hyvin aikaavievää. Osa tiedosta saatetaan joutua keräämään toimitusketjun eri osapuolilta, mikä aiheuttaa raportointiin viivettä entisestään ja hankaloittaa tiedon jäljitettävyyttä. Kun systemaattinen ja luotettava tiedonhallintamalli puuttuu, vaaditaan äärimmäistä huolellisuutta, jotta asiat saadaan raportoitua YLVA:n vaatimalla tarkkuudella. 

Keskittämällä ja automatisoimalla tiedonhallinnan säästät sekä aikaa että hermoja. Sujuvan raportoinnin edellytyksenä on huolellinen materiaalivirtojen hallinta ja kirjanpito – tässä tehtävässä auttaa alan tarpeisiin suunniteltu materiaalivirtojen hallintajärjestelmä. Modernit järjestelmät mahdollistavat tiedon reaaliaikaisen seurannan, raporttien automatisoinnin ja auttavat varmistamaan tiedon luotettavuuden sekä jäljitettävyyden. 

2. Minimoi manuaalinen tiedonsiirto

Kun toimitusketjuun kuuluu useita toimijoita ja käytössä saattaa olla useita eri järjestelmiä, on tiedonkulku toimitusketjun eri osapuolten välillä usein vähintään haastavaa tai jopa puutteellista. Usein tietoja joudutaan siirtämään manuaalisesti järjestelmästä toiseen, mikä kuormittaa työntekijöitä turhaan samalla, kun näpyttelyvirheiden riski moninkertaistuu. YLVA-raportoinnin näkökulmasta tämä tekee tiedon jäljittämisestä ja todentamisesta vaikeaa.

Reaaliaikaiset integraatiot eri järjestelmien välillä sujuvoittavat ja nopeuttavat raportointia huomattavasti. Lisäksi se mahdollistaa ketterämmin toimitusketjun eri osapuolten osallistumisen tiedonhallintaan. Raportoinnista tulee läpinäkyvämpää, kun kaikilla on pääsy oikean tiedon äärelle. 

Moderni materiaalinhallinta ja -seurantajärjestelmä voidaan integroida muihin käytössä oleviin järjestelmiin, jolloin se kokoaa tiedon puolestasi yhteen paikkaan ja tekee tiedon löytämisestä ja tulkitsemisesta helpompaa. Vuoden lopussa YLVA-raportointi on helppoa, kun tiedot ovat valmiiksi järjestelmässä, jäljitettävissä ja paikkansapitävinä. Reaaliaikainen tiedonhallinta sujuvoittaa myös laskutusta, myyntiä ja varastonhallintaa. 

3. Älä anna rahanarvoisen tiedon valua hukkaan

Usein raportointia tehdään viranomaisvaatimuksesta, vaikka todellisuudessa kerätyssä tiedossa piilee rahanarvoisia hyötyjä. Raportointi voi yleensäkin olla työn takana, josta johtuen se jää helposti pintapuoliseksi ja vain harvat ottavat tiedosta kaiken hyödyn irti. Kun reaaliaikainen tieto puuttuu, joudutaan liian usein turvautumaan silmämääräisiin arvioihin tai mutuun, joka ei anna todellista kuvaa liiketoiminnan tilanteesta. 

Materiaalivirtojen hallinta- ja seurantajärjestelmä muuttaa materiaalivirrat ja ajan rahaksi. Samalla, kun YLVA-raportoinnista tulee sujuvampaa, voidaan tiedon joukosta löytää muutakin liiketoiminnalle hyödyllistä tietoa. Reaaliaikaisen raportoinnin ansiosta päätöksenteon tueksi saadaan oikeaa tietoa, oikeaan aikaan. 

Jos haluat säästyä tulevina vuosina YLVA-raportoinnin aiheuttamalta työmäärältä ja selvittelyltä, kannattaa raportoinnin kehittämiseen panostaa. Puhumattakaan sisäisen raportoinnin tuomista hyödyistä liiketoiminnan kannattavuuden, tehokkuuden ja johtamisen näkökulmasta.

Kiinnostuitko?

Haasteet, joiden parissa alan toimijat painivat, ovat asiantuntijoillemme tuttuja. Siksi kokosimme ajankohtaiset ja parhaat vinkit YLVA-raportoinnin sujuvoittamiseen ja tehostamiseen oppaaseen. Lue lisää lataamalla opas: Minimoi YLVA-raportointiin kuluva työmäärä – modernin järjestelmäratkaisun hyödyt raportoinnissa. Oppaan vinkeillä voit parhaimmillaan vähentää kolmanneksella YLVA-raportointiin kuluvaa työmäärää tulevina vuosina.

ylva-opas-kansi

Lue lisää

Tehoa ja työkaluja sujuvaan YLVA-raportointiin
Automatisoitua ja ketterää kestävyysraportointia
Sähköinen siirtoasiakirja tehostaa kuljetusten hallintaa ja raportointia
Opas: Neljä näkökulmaa kiertotalouden materiaalivirtojen hallinnan ja raportoinnin tehostamiseen
Flow by Pinja

Oskari Smeds

Oskari Smeds

Toimin Pinjalla bioenergia- ja kiertotaloussektorilla auttaen alan toimijoita kehittämään liiketoimintaansa digitaalisten ratkaisujen avulla. Vapaa-aikaani vietän läheisteni kanssa luonnossa reippaillen, metsästäen ja uusia kädentaitoja oppien.

Lue lisää tältä kirjoittajalta