Kuka tahansa pystyy aloittamaan 5S-auditointien tekemisen työpaikallaan esimerkiksi netistä saatavien auditointilomakkeiden avulla. Paperisten 5S-lomakkeiden hyödyntäminen on kuitenkin raskasta ja se kaatuu usein valtavaan työmäärään. Todellinen teho menetelmästä saadaankin irti vasta, kun tieto tuodaan kaikkien nähtäville - läpinäkyvästi ja visuaalisesti. Digitaalisesti toteutettuna 5S-menetelmästä saadaan parempia tuloksia. Tässä artikkelissa vastaamme 5S-auditointien digitaalisen toteuttamisen usein kysyttyihin kysymyksiin.
5 usein kysyttyä kysymystä digitaalisesta 5S-auditoinnista:
-
Miksi 5S-auditointi kannattaa suorittaa digitaalisesti?
Sähköisellä 5S-auditointiin tarkoitetulla sovelluksella saadaan tuotettua tarvittavat raportit automaattisesti ilman, että tietoa tarvitsee siirtää muihin ohjelmiin. Tämä vähentää raportointiin kuluvaa aikaa ja lisää tiedon käyttömahdollisuuksia. Kun 5S-auditointi tehdään puhelimen tai tabletin avulla, muodostuu auditoinneista luonteva osa viikottaista, ellei jopa päivittäistä työtä.
Sähköisen auditoinnin hyödyt:
- Tarkastuksen nopeutuminen ja manuaalisen/tuplatyön vähentyminen
- Tarkastuksen objektiivisuus ja auditointien standardointi
- Tiedon läpinäkyvyys
- Automaattinen raportointi ja vertailudatan kertyminen -
Mikä on järkevä auditointiväli? Pitääkö välin olla tiheämpi silloin, kun alueella on enemmän poikkeamia?
Optimaalinen auditointiväli riippuu aina kohteesta ja se selviää kokeilemalla. Mittarina välin selvittämisessä voidaan käyttää auditoinnin tuloksia: Jos kohteessa havaitaan toistuvasti poikkeamia ennalta määritettyyn optimitilanteeseen verrattuna, kannattaa auditointiväliä lyhentää. Jos kohde on puolestaan auditoinneissa kunnossa, on auditointiväli tällöin sopiva.
Eräs hyväksi todettu käytäntö on suorittaa auditointi aina työpäivän päätteeksi. Näin kaikille on selkeää, että vuoro päättyy aina auditointiin. Auditointien organisointia voidaan myös helpottaa asettamalla järjestelmään aikataulu, jolloin järjestelmä muistuttaa, kun auditointi on aika suorittaa. -
Miten ison yksikön erilaiset räätälöidyt tarpeet kannattaa huomioida 5S-auditoinneissa ja kokonaiskuvan luomisessa?
Yksikön erilaiset tarpeet voidaan huomioida sähköisessä auditointijärjestelmässä esimerkiksi muokkaamalla auditointikysymykset kullekin osastolle sopivaksi sekä määrittämällä kysymyskohtainen aikaikkunan auditoinnin suorittamiselle.
Raportoinnissa on hyvä käyttää yhtenäisiä vastausvaihtoehtoja (kuten “tehty”, “melkein tehty” ja “ei tehty”) sekä näiden vastausvaihtoehtojen liikennevalosymboleja. Näin yksikön tilanteesta pystytään luomaan yhtenäinen kuva, jolloin kokonaisuus on helppo hahmottaa.
-
Miten 5S-auditointeja kannattaa raportoida?
Koko yksikön tasolla halutaan usein seurata 5S-indeksiä, joka kertoo, miten auditoinneissa on onnistuttu ja paljonko niissä on esiintynyt poikkeamia. Erityisen tärkeää raportoinnissa on tuoda esiin kohteet, joissa esiintyy toistuvasti poikkeamia ja tarjota mahdollisuus pureutua näiden toistuvien poikkeamien syihin. Sähköinen järjestelmä mahdollistaa kuvien ja lisätietojen liittämisen suoraan auditointitulosten yhteyteen, jolloin poikkeamien syiden selvittäminen onnistuu helposti jälkikäteen. Näin toistuviin poikkeamia aiheuttaviin syihin, kuten epäselvään ohjeistukseen tai kiireeseen, on mahdollista puuttua.
Raportteja hyödynnetään usein keskijohdossa, mutta auditointitulokset kannattaa tuoda näkyville myös lattiatasolle. Tällöin toiminnasta tulee läpinäkyvää ja kaikki ymmärtävät auditointien merkityksen. Tämä motivoi ja osallistaa koko työyhteisön mukaan siisteyden ja järjestyksen ylläpitämiseen. -
Voiko 5S-auditointeja suorittaa mobiililaitteilla?
Selainpohjaista auditointijärjestelmää voi käyttää millä laitteella tahansa, jolla on pääsy selaimeen. Laitteen käyttöjärjestelmällä ei ole merkitystä. Tämä helpottaa auditointien tekemistä ja vähentää auditoinnissa syntyviä kirjausvirheitä.
Haluatko lisätietoa digitaalisista 5S-auditoinneista?
5S-menetelmän ylläpito vaatii kurinalaista rutiinia ja havaitut poikkeamat toimenpiteitä. Tämä onnistuu paremmin, kun 5S-menetelmää käytetään digitaalisesti toteutettuna. Lataa maksuton tallenne webinaarista Kuinka 5S auditointi saadaan osaksi päivittäisrutiineja ja jatkuvaa parantamista? Webinaaritallenteessa kerromme, mihin 5S-menetelmän hyöty perustuu ja kuinka sen käytöstä saadaan osa päivittäisrutiineja ja jatkuvaa parantamista. Lopuksi esittelemme digitaalisen työkalun 5S auditointien tekemiseen.
Lue lisää
Andon-menetelmä parantaa tuottavuutta - mutta miten?
Andon tehostaa tuotannon läpimenoaikaa - 3 helppoa vinkkiä järjestelmän käyttöönottoon
Kohti tarkempaa tuotannonsuunnittelua reaaliaikaisen tiedon avulla
