Käyttäjälähtöinen raportointi on tehokas tapa viestiä

Käyttäjälähtöisestä raportoinnista puhutaan paljon, mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Miten raporttien käyttäjälähtöisyys varmistetaan? Kaikki alkaa jo raporttien suunnittelu- ja määrittelyvaiheessa, jolloin tulee tunnistaa käyttäjäryhmät ja heidän tarpeensa mahdollisimman tarkasti. Kuinka hyvin käyttäjäryhmä tuntee datan, näkyykö eri käyttäjille eri määrä dataa ja mikä merkitys sillä on raportoinnin kannalta? 

Olennaista on, että ei pyritä ratkaisemaan yhdellä raportilla kaikkien käyttäjien tarpeita. Jos yhdellä raportilla halutaan vastata moneen tarpeeseen, on riskinä, että tärkein tieto hukkuu raportille eikä se vastaa kenenkään tarpeisiin. Joskus eri kohderyhmille kannattaa tehdä eri raportit samasta aihealueesta. Kun kaikilla on helppo pääsy tiedon lähteelle, voidaan organisaatiossa tehdä fiksumpia päätöksiä todelliseen tietoon pohjautuen.

Miten rakennat käyttäjälähtöistä raportointia?

Kun tavoitteena on rakentaa käyttäjälähtöisiä raportteja, aloita seuraavilla askelmilla: 

1. Käyttäjälähtöinen raportointi on avain tiedolla toimimiseen. Jos käyttäjiä ei osata huomioida raportoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa, on riskinä, että raportit eivät palvele käyttäjiään ja tieto saattaa jäädä kokonaan hyödyntämättä. Lähde siis liikkeelle raportin käyttäjien, päätarpeiden ja tavoitteiden tunnistamisesta.
2. Raportti on aina ensisijaisesti viestintäväline. Minkä viestin haluat käyttäjäryhmälle raportin avulla välittää? Mitä toimintaa haluat raportin kautta synnyttää? Ymmärtääkö käyttäjäryhmä raportissa käytetyt käsitteet kanssasi samalla tavalla? Nämä kysymykset auttavat sinut vaikuttavamman raportoinnin jäljille.
3. Ota seuraavaksi raportin suunnitteluun mukaan kohderyhmän edustajia ja asetu hetkeksi heidän saappaisiinsa. Pohtikaa yhdessä raportin käyttötapauksia – milloin ja miten raporttia käytetään? Esitelläänkö se palaverissa isommalle joukolle vai tuleeko se aktiiviseksi työkaluksi tietyn käyttäjäryhmän arkeen? Millainen porautumismahdollisuus raportilla tulisi olla? Millaiset kuvaajat välittäisivät viestin parhaiten ja mikä on toimivin tapa esittää tietoa? Visuaalisuuden avulla monimutkaisetkin raportit voidaan kiteyttää helppokäyttöiseen ja ymmärrettävään muotoon.

Toimivin malli löytyy, kun osallistat raportin käyttäjiä koko matkan ajan: suunnittelussa, testauksessa, viimeistelyissä ja jatkokehityksessä. Valmiista raporteista saadaan huomattavasti enemmän hyötyä irti, kun käyttäjät ovat osallistuneet ja sitoutuneet raportoinnin kehittämiseen ja ymmärtävät tiedolla toimimisen merkityksen omassa työssään.

Kumppani avuksi raportoinnin kehittämiseen

Jos tavoitteena on kokonaisvaltaisempi raportoinnin kehitysloikka tai uuden raportointiratkaisun käyttöönotto, kannattaa tueksi valita asiantunteva kumppani. BI-asiantuntijat auttavat tunnistamaan, miten tietoa kannattaa pilkkoa ja mitkä raportointitarpeet kannattaa ratkaista ensimmäisinä. Kokenut kumppani osaa tarjota näkökulmia tiedon visualisointiin, raportointityökalun mahdollisuuksiin ja tiedolla toimimisen jalkauttamiseen.

Kiinnostuitko?

Kehitimme HUSille käyttäjälähtöisen tietovarasto- ja raportointiratkaisun. Lue, miten valtava tietomäärä ja lukuisat käyttäjäryhmät huomioitiin raportointiratkaisun kehityksessä: Pinja kehittää Euroopan suurimpiin kuuluvaa terveydenhuoltoalan tietovarastoratkaisua HUSille

Lue lisää

Kohti tiedolla toimimista – miksi ja miten?
Tavoitteena vaikuttava raportointi – miten siirtyä tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen?
Business Intelligence