Kohti tiedolla toimimista – miksi ja miten?

Datan visualisointeja tietokoneen näytöllä

Viime vuosina on puhuttu paljon big datasta ja yrityksissä on oivallettu datan merkitys. Kun data jalostetaan tiedoksi ja aletaan toimia sekä tehdä päätöksiä oikean tiedon pohjalta, kilpailuetu vahvistuu ja syntyy konkreettisia hyötyjä. Tiedon hyödyntämisessä piilee kuitenkin haasteita – ongelma ei ole siinä, etteikö olisi dataa, vaan siinä, ettei sitä pystytä jalostamaan tai käyttämään tarpeeksi tehokkaasti. Forresterin tutkimuksen mukaan jopa 75 % yrityksissä kerätystä datasta jää kokonaan hyödyntämättä.

Haasteita tiedon hyödyntämisessä 

Millaisia haasteita tiedon hyödyntämiseen liittyy? Miksi kerättyä tietoa ei käytetä tehokkaammin? Yleisimmin haasteet liittyvät yrityksen toimintatapoihin, järjestelmäkokonaisuuteen tai henkilösidonnaisiin prosesseihin. 

Usein tieto on hajallaan useissa eri lähdejärjestelemissä ja sen yhdistäminen sekä jalostaminen arvokkaiksi oivalluksiksi on työlästä. Se vaatii paljon manuaalista työtä ja saattaa viedä kohtuuttomasti aikaa. Lisäksi raportointi on usein hyvin henkilösidonnaista, joka aiheuttaa omat riskinsä. Jos esimerkiksi tuotannossa monimutkaisen hävikin seurantaan tehdyn Excelin pyörittäminen on yhden ihmisen vastuulla, prosessi keskeytyy herkästi poissaoloista.

Manuaalisesta tiedon keruusta ja analysoinnista johtuen voi olla vaikeaa saada todellista tilannekuvaa yrityksen toiminnasta. Johto pystyy harvoin tekemään päätöksiä reaaliaikaisen tiedon pohjalta, jos raportointia hoidetaan pelkästään Excelin varassa.

Tiedolla toimimisen kulttuuri tuottaa mitattavia tuloksia

Tulevaisuudessa yritysten tulee siirtyä yhä vahvemmin tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen. Mitä tiedolla toimimisen kulttuuri käytännössä tarkoittaa? Yksinkertaisuudessaan sitä, että tieto on saatavilla silloin kun sitä tarvitaan ja tietoa hyödynnetään aidosti osana yrityksen jokapäiväistä päätöksentekoa. Tieto on tällöin yrityksen omaa pääomaa ja tiedon hyödyntämiseen on mietitty yrityksen toimintatapoihin sopivat raportit ja mittarit. Näin varmistetaan, että yrityksessä kaikki puhuvat samaa kieltä.

Visuaaliset ja selkeät raportit vahvistavat työntekijöiden ymmärrystä organisaation menestyksestä. Jaettu tieto ruokkii itseohjautuvuutta ja synnyttää vaikuttavuutta, kun jokainen pystyy näkemään oman työnsä vaikutuksen kokonaisuuteen. Kohderyhmälle räätälöidyt, reaaliaikaiset ja ymmärrettävät raportit mahdollistavat aidosti tiedolla toimimisen arjessa. 

Tiedonkeruun ja raportoinnin automatisointi vapauttaa aikaa johtopäätösten tekemiseen ja yhteisen näkemyksen myötä johtaminen helpottuu. Tiedolla johtaminen voi tuoda myös merkittäviä konkreettisia hyötyjä esimerkiksi kustannussäästöjen muodossa, kun tuotanto tehostuu tai hävikki pienenee.

Askeleet kohti parempaa tiedolla johtamista

Miten siirtyminen tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen tapahtuu? Kirjasin alle kolme askelmerkkiä, joiden avulla pääsette kohti parempaa tiedolla toimimista.

  1. Selvitä yrityksen raportoinnin ja tiedon hyödyntämisen nykytila. Mikä toimii, mikä ei toimi ja mitä puuttuu kenties kokonaan?
  2. Selvitä yrityksen tavoitetila. Miten datan avulla tavoitellaan kilpailuetua? Miten yrityksen strategia ja tavoitteet saadaan jalkautettua selkeiksi raporteiksi ja mittareiksi? Mitä tietopääoma teille todellisuudessa tarkoittaa?
  3. Rakentakaa tiedolla johtamisen roadmap. Mitkä ovat vaiheet, joilla pääsette kohti tavoitetilaa ja uusia oivalluksia? Kun tietoa tulee lisää ja ymmärrys kasvaa, syntyy uusia tarpeita ja oivalluksia. Tiedolla toimiminen ei olekaan projekti, vaan prosessi.

Kiinnostuitko? 

Jos aihe herätti kiinnostuksesi, voit lukea asiakkaidemme kokemuksia Business Intelligence -ratkaisuistamme ja tiedolla toimimisen hyödyistä: Betoniteollisuuden pitkän linjan erikoisosaaja Betset elää toiminnassaan todeksi älykkäämmän rakentamisen aikakautta tai Jyväskylän yliopiston tiedolla johtaminen otti Pinjan avulla ison loikan eteenpäin.

Tutustu lisää

Blogi: Tavoitteena vaikuttava raportointi – miten siirtyä tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen?
Blogi: Raportointiratkaisut oppilaitoksille – miten siirtyä aidosti tiedolla johtamiseen?
Webinaari: Siirry tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen – enemmän kuin pelkkiä lukuja ja taulukoita
Opas: 8 syytä valita tietovarasto Power BI:n tueksi – näin siirryt tiedon etsimisestä tiedolla toimimiseen

Lasse Mäkinen

Lasse Mäkinen

Toimin Pinjalla asiakkuuspäällikkönä Business Intelligence -yksikössä. Autan asiakkaitamme kehittämään tiedolla johtamista ja modernia raportointia Pinjan BI-ratkaisujen ja -palveluiden avulla. Vapaa-aikani kuluu perheen, ystävien, metsätöiden ja säännöllisen epäsäännöllisen liikunnan, erityisesti CrossFitin parissa.

Lue lisää tältä kirjoittajalta