Kolme keinoa kunnossapidon kustannusseurannan tarkentamiseen

blogi-kunnossapidon-kustannusseurantaKunnossapito on yritystason kustannuksissa merkittävä tekijä, jolla on suora vaikutus sekä yrityksen tuottavuuteen että koko liiketoiminnan onnistumiseen. Kunnossapidon kustannusseuranta on toiminnan kehittämisen työkalu ja merkittävä osa liiketoimintaa, sillä se auttaa luomaan ennustettavuutta sekä tekemään strategisia päätöksiä esimerkiksi investoinneissa.

Toimialasta ja kokoluokasta riippumatta kunnossapidon kustannusseurannan ylätason tavoite onkin pitää tuotantolaitteiden käyttövarmuus määritellyllä tavoitetasolla mahdollisimman kustannustehokkaasti.

1. Tunnista näkyvät kulut ja piilokulut

Osa kunnossapidon kustannustekijöistä on selkeärajaisia ja siten myös verrattain helposti mitattavia: kunnossapitohenkilöstön palkat ja palkanlisät, mahdollinen alihankintatyö sekä esimerkiksi varaosat ja työkalut. Useimmat lisäävät yhtälöön myös hallinnollisia kuluja ja jyvittävät mukaan osuuden tuotantolaitoksen yhteisesti käytettävistä hyödykkeistä, kuten sähköstä ja vedestä.

Tiettyjä epäsuoria kustannuksia jää sen sijaan usein laskematta mukaan pottiin, vaikka niiden olemassaolo tiedostettaisiinkin. Tällaisia ovat esimerkiksi tuotannonmenetykset, laadunalenemat ja toimitusvarmuuden heikkeneminen. Epäsuorista kuluista voi olla hankala saada otetta, vaikka ne voivat olla varsin merkittävä tekijä kokonaisuudessa. Esimerkiksi toimitusten viivästyminen ja laatuongelmat aiheuttavat paitsi euromääräisiä sanktioita, myös vaikeasti korjattavaa mainehaittaa. Tästä syystä myös epäsuorat kustannukset tulisi pitää johdonmukaisesti mukana budjetti- ja kustannuskeskusteluissa.

2. Varmista datan laatu ja riittävyys

Kunnossapidon tehtävä on varmistaa, että laitoksen käytettävyys, tuotantomäärä ja lopputuotteen laatu pysyvät suunnitellulla tasolla. Kunnossapidon mittarit puolestaan ovat hyvä keino seurata ja kehittää toimintaa.

Jotta kunnossapidon seuranta onnistuu, on tärkeää varmistua siitä, että kunnossapidon kustannusdataa tuotetaan ja taltioidaan luotettavasti. Perustana on älykäs kunnossapitojärjestelmä, joka osaa yhdistää historia- ja mitattua tietoa keskenään sekä on helppokäyttöinen, jolloin kunnossapidon kirjauksia on kätevää tehdä ajasta ja paikasta riippumatta.

On hyvä muistaa myös, että kaiken suoriin kustannuksiin liittyvän datan on oltava luotettavaa riippumatta siitä, mistä lähteestä ne saadaan. Olennaista dataa saadaan paitsi kunnossapidon omista järjestelmistä myös esimerkiksi ERPistä sekä talous- ja laskutusjärjestelmistä. Lisäksi on hyvä muistaa, että eri organisaatiotasot tarvitsevat erilaisia kunnossapidon mittareita – saavatko kaikki sidosryhmät juuri ne tiedot, joita ne kyseisellä hetkellä tarvitsevat? Seurantarutiinien logiikan avoimelle tarkastelulle on erityisesti paikkansa silloin, kun yritys muovaa strategiaansa tai kilpailutilanne markkinassa muuttuu.

3. Tee oikeat johtopäätökset

Kunnossapidon kehittäminen ei kuitenkaan pääty siihen, että että raportit ovat käsillä ja lukuja vertaillaan keskenään. Varsinainen kehitystyö tapahtuu vasta silloin, kun tietoja hyödynnetään aktiivisesti huolellisen tilanneanalyysin pohjana ja päätöksenteon apuna.

Esimerkiksi investointeihin liittyvässä päätöksenteossa on tärkeää pystyä todentamaan, millaista etua investointi toisi ja mihin liiketoiminnalliseen muuttujaan se vaikuttaisi – laatuun, volyymiin, läpimenoon, toimitusvarmuuteen vai johonkin muuhun? Kunnossapidon kustannusseuranta toimii arvokkaana työkaluna laskelmissa ja päätöksenteossa. 

Lisäksi kannattaa muistaa, että kunnossapidon kustannuksia ei tule seurata muusta liiketoiminnasta irrallisena asiana, vaan aina suhteessa tuotannon suorituskykyyn. Esimerkiksi kunnossapidon kasvaneet kulut eivät automaattisesti tarkoita sitä, että taloudenpidossa olisi epäonnistuttu. Jos kunnossapitoon tehdyille panostuksille on saatu riittävä vastine tuotannollisesti, ja sitä kautta viivan alle koko liiketoiminnassa, panostuksen voidaan todeta olleen kannattava.

Kiinnostuitko? 

Syvennyimme aiheeseen suositussa Sitä saat, mitä mittaat - kunnossapidon kustannusseuranta webinaarissamme. Asiantuntijoidemme lisäksi tallenteella ääneen pääsee Olvi Oyj:n kehitysinsinööri Joni Lehto, joka kertoo kuinka kustannusseurannan kehittäminen käynnistyi Olvilla sekä millaisia tuloksia työllä tavoitellaan. 

Kunnossapidon-kustannusseuranta

Lue lisää

Novi by Pinja - kunnossapitojärjestelmä teollisuuden tarpeisiin
Blogi: Kunnossapidon mittarit tiedolla johtamisen välineenä
Webinaaritallenne: Budjetointi kunnossapidon kehittämisen työvälineenä

Ville Vilhu

Ville Vilhu

Vastaan Pinjalla kunnossapidon palvelutuotteiden ja niihin liittyvien asiantuntijapalveluiden kehittämisestä ja liiketoiminnasta. Vapaa-aikaani vietän luonnossa liikkuen sekä jalan että veneillen.

Lue lisää tältä kirjoittajalta