Sähköinen siirtoasiakirja tehostaa kuljetusten hallintaa ja raportointia

Moottoritie

Suomen jätelakiuudistus astui voimaan tänä kesänä ja muun muassa sähköinen siirtoasiakirja on puhuttanut kiertotalousalan toimijoita tiiviisti viime kuukaudet. Uusi jätelaki kannustaa alan toimijoita voimakkaasti siirtymään sähköisten siirtoasiakirjojen käyttöön, sillä tulevaisuudessa laki velvoittaa siirtoasiakirjojen toimittamista Ympäristöministeriön kansalliseen siirtoasiakirjarekisteriin. 

Siirtoasiakirjasovellus tekee raportoinnista ja tiedonhallinnasta sujuvampaa

Nykyisellään siirtoasiakirjat käsitellään usein paperisina. Jatkossa tiedot on kuitenkin toimitettava siirtoasiakirjarekisteriin sähköisessä muodossa kolmen kuukauden kuluessa siirron päättymisestä. Siirtoasiakirjasovelluksen avulla tiedonsiirto siirtoasiakirjarekisteriin voidaan automatisoida, mikä keventää uusien velvoitteiden kasvattamaa työtaakkaa huomattavasti. 

Lisäksi sähköisten siirtoasiakirjojen datan pohjalta pystytään tuottamaan raportteja eri tarkoituksiin huomattavasti nopeammin kuin paperisten dokumenttien pohjalta, sillä tieto on saatavilla suoraan pilvipalvelun tietokannasta. Raportit voidaan rakentaa esimerkiksi lastauspaikka-, purkupaikka-, tai kuljettajaperusteisesti, jolloin tietoa voidaan tarkastella hyvinkin yksityiskohtaisesti.

Sähköisten siirtoasiakirjojen ansiosta myöskään laskutuksen perusteeksi ei tarvitse enää tulkita paperisten dokumenttien harakanvarpaita tai kaivella kuukausien takaisia arkistoja tarvittavan tiedon löytämiseksi. Sähköisestä siirtoasiakirjapalvelusta saat laskutusperusteet vain muutamalla klikkauksella, täysin reaaliajassa. 

Arkistoinnistakin tulee vaivatonta, kun siirtoasiakirjojen tiedot tallentuvat suoraan pilveen. Digitaalisiin dokumentteihin pääsee näppärästi käsiksi myöhemminkin, ilman sen suurempaa paperibyrokratiaa. Toimitusketjuun liittyvät tapahtumat ovat helposti jäljitettävissä ja todennettavissa esimerkiksi viranomaisten tarkastusten yhteydessä.

Sähköinen siirtoasiakirja tekee kuljettajan työstä helpompaa

Sähköisen siirtoasiakirjapalvelun avulla tiedonkulku kuljetuksen eri osapuolten välillä tehostuu, kun tieto on reaaliaikaisesti kaikkien käytettävissä. Tieto tavoittaa sekä lähettäjän että vastaanottajan heti, kun kuorma on lastattu ja siirtoasiakirja muodostettu. 

Sähköisen siirtoasiakirjan käyttö on suuri helpotus myös kuljettajan arjessa. Jos käytössä on laite- ja alustariippumaton palvelu, on kuljettajien helppo hoitaa siirtoasiakirjojen täyttö täysin mobiilisti. Samasta sovelluksesta kuljettaja näkee selkeästi kaikki hänelle suunnatut tehtävät ja pystyy täydentämään tietoja suoraan tien päältä. Kaikki kuittaukset ja allekirjoitukset saadaan kerättyä kätevästi siirtoasiakirjasovelluksen avulla. Sovelluksessa on myös mahdollista hallita yhdellä kuljetuksella useampia tehtäviä samaan aikaan.

Jos kuljettajalle tulee lisätöitä, kuljetuksissa tapahtuu muutoksia tai toimitusketjussa syntyy jotain reklamoitavaa, siirtyy tieto sähköisen siirtoasiakirjan ansiosta reaaliajassa toimistoon ja laskutuksen hyödynnettäväksi. Tällöin kuljettajan ei tarvitse soitella, jättää viestejä tai kuljettaa paperisia dokumentteja erikseen kenellekään, vaan kaikki tieto on toimitusketjun jokaisen osapuolen hyödynnettävissä.

Kiinnostuitko?

Kokosimme asiantuntijoidemme voimin oppaan, jossa jaamme tärkeimmät vinkit siihen, miten sähköinen siirtoasiakirja voi auttaa tehostamaan liiketoimintaasi. Lataa maksuton opas: Sähköinen siirtoasiakirja kuljetusten ohjauksen ja digitalisoinnin työkaluna.

Tutustu Pinjan sähköiseen siirtoasiakirjasovellukseen myös täällä →

Lue lisää

Blogi: Uusi jätelaki 2021 edellyttää siirtymistä sähköiseen siirtoasiakirjaan - miksi velvoitteeseen kannattaa reagoida nyt?
Blogi: Suomeen uusi jätelaki 2021 – tiukentuvat raportointivaatimukset edellyttävät tehokasta materiaalivirtojen hallintaa
Blogi: 4 keinoa tehostaa kiertotalouden materiaalivirtoja
Webinaaritallenne: Sähköinen siirtoasiakirja kiertotalouden työkaluna

Annimari Lehtomäki

Annimari Lehtomäki

Työskentelen Pinjalla Business Managerina ja tehtävänäni on kehittää Pinjan kiertotalousliiketoimintaa ja kansainvälistä liiketoimintaa. Vapaa-ajalla tykkään liikkua luonnossa jalan tai pyörillä, lukea ja saunoa.

Lue lisää tältä kirjoittajalta