Tehokas tilausten ja sopimusten hallinta luo tukevan perustan asiakastoimituksille

Mies allekirjoittamassa ilmaan heijastetun sopimuksen

Yritysten operatiivisessa liiketoiminnassa päähuomio on usein myytävien tuotteiden ja palvelujen tuottamisessa: kuinka tuotanto järjestetään mahdollisimman virtaviivaisesti, tuottavasti ja aikataulussaan. Olennaisen tärkeää kokonaisuuden kannalta on kuitenkin myös se, mitä tapahtuu ennen ja jälkeen tuotannon. Tilausten ja sopimusten hallinta on prosessissa eräänlainen solmukohta, joka luo onnistuessaan hyvät edellytykset tuotannolle ja asiakastoimituksille. Lisäksi se mahdollistaa johdonmukaiset toimet toimituksen jälkeen, jälkimarkkinointiin ja asiakkaan seuraaviin tilauksiin.

Tehokas tilausten ja sopimusten hallinta ei ole kilpailluilla toimialoilla pelkkä mukava lisä, vaan käytännössä perusedellytys kilpailussa pärjäämiselle. Etenkin liiketoiminnan kasvun myötä monissa yrityksissä havahdutaan siihen, että tiedonsiirrossa tarjousvaiheesta tuotantoon olisi parannettavaa. Manuaalinen tiedonsiirto vie tarpeettomasti aikaa ja on myös sitä virhealttiimpaa, mitä monimutkaisemmasta tuotteesta tai palvelusta on kyse.

Vaikka monet asiat tilausten ja sopimusten hallinnassa ovat kaikille toimialoille yhteisiä, niihin liittyvät vaatimukset ja painotukset myös vaihtelevat jonkin verran alakohtaisesti. Siksi kannattaa myös ohjelmistoratkaisua valitessa kiinnittää huomiota siihen, että ratkaisu tukee juuri oman toimialan vaatimuksia.

Esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa korostuu usein sujuva siirtymä tarjous- ja tilausvaiheesta tuotantoon, sillä alan yritykset tuottavat itse joko toimitettavia kokonaisuuksia tai niiden osia. Usein myös suunnittelu on tällöin merkittävä osa työn kokonaisuutta, ja tietyissä tapauksissa suunnittelutyö voidaan myös käsitellä omalla, erillisellä sopimuksellaan. Valmistavassa teollisuudessa huomio keskittyy usein tilauksen purkamiseen yksittäisiksi nimikkeiksi, ja työtä voidaan tehostaa esimerkiksi kätevällä tiedonsiirrolla CADista suoraan toiminnanohjausjärjestelmään. Olennaisen tärkeää on, että esimerkiksi mittaustiedot ja muut valmistusprosessiin vaikuttavat tiedot siirtyvät prosessissa oikein eteenpäin. 

Verrattuna valmistavaan teollisuuteen saneeraukseen ja remontointiin keskittyneissä yrityksissä prosessi siirtyy suunnittelusta usein suoraviivaisemmin hankinta- ja toimitusvaiheeseen. Tilaukset sisältävät usein niin tuotteita kuin palveluakin, ja esimerkiksi asennukset ja muu henkilötyö korostuvat. Siksi tilauksen siirtyessä toimitukseen on erityisen tärkeää hoitaa myös resursointi sujuvasti. Lisäksi on huomionarvoista, että esimerkiksi työkohteeseen ja logistiikkavaatimuksiin liittyvät tiedot luodaan pääosin jo tarjousprosessissa.

Suoramyyntiorganisaatioiden toiminta puolestaan keskittyy pitkälti hankintaan ja asiakastoimituksiin. Myyntiartikkeleina voi olla pelkkiä tuotteita, pelkkiä palveluja, tai näiden kahden yhdistelmiä. Kuluttaja-asiakkaat muodostavat usein tämäntyyppisille yrityksille merkittävän osan asiakaskuntaa, jolloin tehokas ohjelmistoratkaisu voi tuoda lisätukea esimerkiksi jouhevaan ja johdonmukaiseen asiakasviestintään sekä työnohjauksen toimintoihin. Joustava järjestelmä mahdollistaa myös tilaukset suoraan loppuasiakkaan osoitteeseen, jolloin niiden ei tarvitse kulkea yrityksen välivaraston kautta.

Tilausten ja sopimusten hallinta on tärkeä solmukohta

Kun asiakkuuksia ja asiakastilauksia ajatellaan kronologisesti etenevänä prosessina ja tiedonhallinnan näkökulmasta, alkupisteenä on useimmiten se, että järjestelmään avataan uusi asiakkuus ja siihen lisätään tiedot asiakkaan perustarpeesta. Tiet uuden asiakkaan kanssa voivat ristetä esimerkiksi nettilomakkeella, tarjouspyynnöllä tai muuta kautta tietoon tulleena liidinä. Seuraavassa vaiheessa rakennetaan tarjous asiakkaan tiedustelemasta toimituksesta.

Jotta asiakastoimitus onnistuu sovitulla tavalla, tilaukseen kirjattujen tietojen on oltava oikein ja niiden on siirryttävä työvaiheesta toiseen samassa, johdonmukaisessa muodossa koko toimituksen matkalta.

Kun tarjous etenee toivotulla tavalla tilauksen vahvistamiseen, myös sopimustekniset seikat tulevat ajankohtaisiksi: mitä on tarkalleen ottaen luvattu toimittaa, milloin, minne, mihin hintaan ja millä muilla ehdoin. Pääkohdittain nämä asiat on toki huomioitu jo tarjousta luotaessa, mutta välissä on usein vielä tarkistusprosessi, jolla varmistetaan toimitusprosessin onnistuminen tarvittavalla tavalla. Viimeistään tilausvaiheessa on pilkottava lopputuote hankittaviksi tai valmistettaviksi nimikkeiksi sekä varmistettava tarkat aikataulut toimituspäivän määrittämiseksi. Tilauksen käsittely onkin tärkeä vaihe, jossa luodaan valmiudet toimituksen tehokkaaseen ja onnistuneeseen läpivientiin.

Toisin sanoen – kun alustavista keskusteluista ja toisinaan hyvinkin polveilevista tarjouskeskusteluista edetään tilaus- ja sopimusvaiheeseen, prosessissa edetään suunnittelusta toteutukseen. Tilaus on käytännössä asiakkaan ja toimittajan välinen sopimus, jossa todetaan tarkat toimituksen ehdot. Siksi tilausten ja sopimusten hallinta on koko prosessia ajatellen eräänlainen solmukohta, joka vaatii tavaran- tai palveluntoimittajalta erityistä tarkkuutta.

Jotta asiakastoimitus onnistuu sovitulla tavalla, tilaukseen kirjattujen tietojen on oltava oikein ja niiden on siirryttävä työvaiheesta toiseen samassa, johdonmukaisessa muodossa koko toimituksen matkalta. Siksi moni yritys päätyy investoimaan kokonaisvaltaiseen toiminnanohjausjärjestelmään, joka mahdollistaa kaikkien työvaiheiden hallinnan yhdessä yhteisessä järjestelmässä. Helpoimmillaan tarjous, tilaus ja sopimus ovat käytännössä sama objekti, jonka statusta vain muutetaan prosessin edetessä.

Tilausten ja sopimusten hallinta luo parhaimmillaan hyvän pohjan kaikille sitä seuraaville työvaiheille, kuten hankinnalle, tuotannonsuunnittelulle, tuotannolle, toimitukselle, laskutukselle, jälkimarkkinoinnille – ja myös asiakkaan seuraaville tilauksille.

Lue lisää

Muistilista ERP-järjestelmien vertailuun – mihin kannattaa kiinnittää huomiota?
Onnistu toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa – kolme askelta sopivan ERP-järjestelmän valintaan
Myynnistä asennukseen - modulaarinen ERP-järjestelmä tekee tilaa kasvulle
Myyntikonfiguraattori on tarjouslaskennan tehokas apuväline
Talotehtaiden toiminnanohjaus auttaa hallitsemaan materiaalien, eurojen ja tietojen virtaa
Total ERP by Pinja

Ari Harjula

Ari Harjula

Toimin Pinjalla Total-liiketoimintayksikön vetäjänä. ERP-ratkaisujemme lisäksi autan asiakasyrityksiämme tehostamaan liiketoimintaa sekä tiedolla johtamista myös erilaisten BI- ja integraatioratkaisujen avulla. Työssäni minua innostaa erityisesti mielenkiintoiset asiakkuudet sekä asiakkaiden monipuolisten haasteiden ratkominen. Tuotantotalouden ja prosessiteollisuuden taustastani johtuen yrityksen tuotantoprosessit sekä siltojen rakentaminen teknologian, ihmisten ja kaupankäynnin välille on lähellä sydäntäni.

Lue lisää tältä kirjoittajalta