Usein verkkokauppiaalla on käytössään useita järjestelmiä varsinaisen verkkokauppa-alustan lisäksi. Hyödyllisiä työkaluja voi olla esimerkiksi tuotetiedon hallintajärjestelmä eli PIM, toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP sekä erilaiset asiakashallinnan ja markkinoinnin järjestelmät. Suuren tietomäärän ja vaihtelevien sisäisten toimintamallien vuoksi järjestelmien uudistaminen onkin usein melko iso prosessi. Me tiedämme, miten siinä voidaan onnistua mahdollisimman mutkattomasti. Tässä blogissa jaankin 3 tärkeintä vinkkiäni verkkokauppaan liitettyjen järjestelmien uudistukseen – oli kyseessä sitten verkkokauppa-alustan päivittäminen, PIM:in hankkiminen tai ERP:in uudistaminen.
1. Älä vain siirrä dataa, vaan hyödynnä tilaisuus parantaa sen laatua ja muuttaa toimintamalleja
Järjestelmäuudistus tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden datan laadun ja käsittelyn parantamiseen. Kuitenkin vain harvassa uudistusprojektissa osataan varata datan kehittämiseen riittävästi aikaa, jolloin olemassaoleva tieto (kuten tuotetiedot) päädytään usein siirtämään sellaisenaan uuteen järjestelmään. Tällöin onkin tärkeä varmistaa, ettei järjestelmän käyttöönotto jää tähän, vaan työ jatkuu aktiivisesti myös projektin jälkeen.
Parhaassa tapauksessa datan eheyttämiseen vaadittava aika on kuitenkin etukäteen huomioitu projektisuunnitelmassa. Kun datan rikastaminen ja prosessien kehittäminen huomioidaan jo järjestelmän uudistusvaiheessa ja tiedonsiirrossa vanhasta järjestelmästä uuteen, säästytään turhalta päällekkäiseltä työltä myöhemmin. On tärkeää osata tarkastella esimerkiksi tuotetietoja ennen kaikkea asiakkaan näkökulmasta – millaista tietoa he tarvitsevat, miten he haluavat tietoa käyttää (esimerkiksi suodatukset versus kategoriapuu) ja miten kokonaisuus heitä parhaiten palvelee.
2. Älä aliarvioi lähtötilanteen kartoituksen tärkeyttä
Projektin pohjatyöt, eli lähtötilanteen kaivelu ja kartoitus saattaa monen mielestä tuntua projektin tympeimmältä vaiheelta, sillä katse on jo niin vahvasti lopputulemassa, jota kohti ollaan menossa. Jos tämä työ kuitenkin jätetään tekemättä ja asioita ei käydä yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa läpi sekä kysytä niitä tuikitärkeitä “miksi” -kysymyksiä, ajaudutaan nopeasti ojasta allikkoon.
Jos perusteet ovat huteralla pohjalla, jää liikaa asioita oletuksen varaan. Tällöin luvassa on yllätyksiä, jotka hidastavat tekemistä ja pahimmillaan ohjaavat sitä jopa väärään suuntaan. Jos ei ole yhteistä näkemystä siitä, miksi tehdään ja kenelle tehdään, ei oikeastaan kannata tehdä ollenkaan.
3. Tunnista, mistä kannattaa pitää kiinni ja mistä luopua
Suurin kompastuskivi verkkokauppaan liitettyjen järjestelmien uudistusprojekteissa on se, että oletetaan tai yritetään tehdä uudistus siten, että uusi verkkokauppa (tai muu järjestelmä) toimii juuri kuten vanhakin. On tärkeää tietää, mitä ei haluta hukata, sillä hyvästä ja toimivasta kannattaakin pitää kiinni. Turhan pieniin asioihin ei kuitenkaan kannata takertua – sen sijaan täytyy miettiä rehellisesti, miksi joku asia on hyvä. Onko se hyvä asiakkaan mielestä? Vai henkilökunnan? Perustuuko ajatus toimivuudesta kuitenkin siihen, ettei tarvitsisi opetella uutta ja päästään sitä kautta helpommalla? Näissä asioissa täytyy osata katsoa kauas. Tarvittaessa asiantunteva kumppani osaa haastaa asiakkaan ajattelua oikeissa kohdissa ja esittää toimivampia vaihtoehtoja.
Tärkeässä roolissa on myös muutoksen johtaminen yrityksen sisällä. Muutos aiheuttaa lähestulkoon aina vastarintaa, mutta kynnystä voidaan madaltaa pienilläkin teoilla. Henkilökunnan osallistaminen, kaikkien kuunteleminen ja projektin etenemisestä avoimesti viestiminen ovat avainasemassa. Tärkeintä projektissa on lisäksi rehellinen, sujuva ja ketterä yhteistyö ja kommunikaatio valitun kumppanin kanssa – kun nämä toteutuvat, osaa oikea kumppani kysellä, ohjata ja priorisoida kokonaisuutta apunanne.
Onko verkkokaupan järjestelmien uudistus ajankohtaista?
Me Pinjalla tarjoamme kannattavaa kaupan kasvukumppanuutta ja digitalisaatioratkaisuja palveluyrityksille. Tutustu kaupan alan palveluihimme täällä: Kauppa ja palvelut ja verkkokaupan järjestelmäratkaisuihimme täällä: Verkkokaupparatkaisut ja tuotetiedonhallinnan ratkaisut.
Lue lisää
Blogi: Verkkokaupoista saavutettavia vuoteen 2025 mennessä - mitä digipalvelulain muutoksista tulisi tietää?
Blogi: Nykyaikainen headless-teknologia turvaa verkkokauppaliiketoimintasi tulevaisuuden
Blogi: Asiakaskokemus trendaa verkkokaupassa ylitse muiden myös vuonna 2022
Blogi: Kasvavan verkkokaupan pyhä kolminaisuus: moderni verkkokauppa-alusta, ERP ja PIM
Blogi: Miten ERP-järjestelmä saadaan tukemaan verkkokaupan kansainvälistymistä?
