Kunnossapitojärjestelmä ja ERP – yhdessä vai erikseen?

Ville Vilhu Ville Vilhu

Kunnossapitojärjestelmä ja ERP - yhdessä vai erikseen blogin kansikuva-1Yrityksen kunnossapitoa hoidetaan tyypillisesti kunnossapidon tarpeisiin kehitetyssä erillisessä järjestelmässä tai yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän kunnossapitomoduulissa. ERP-järjestelmä ja erillinen kunnossapitojärjestelmä ovat molemmat hyviä vaihtoehtoja, mutta eroavat toisistaan toiminnallisuuksien ja kehitysmahdollisuuksien osalta.

Kunnossapidon päivittäisen tekemisen sekä kehittämisen kannalta olennaista on, että valittu järjestelmä tukee kunnossapito-organisaation työskentelyä ja kehittyy tarpeen sekä muuttuvien tilanteiden mukaan. Järjestelmä asettaa tietyt vakioidut suuntaviivat toiminnalle, mutta samalla sen pitäisi pystyä ohjaamaan tekemistä ja varmistaa, että järjestelmästä saadaan haluttu data tukemaan kunnossapidon kehittämistä sekä päivittäisjohtamista.

Miten ERP-ratkaisu ja erillinen kunnossapitojärjestelmä eroavat toisistaan?

ERP-järjestelmiä kehitetään yrityksen kokonaisvaltaiseen toiminnanohjauksen hallintaan ja ne ovatkin usein käytössä laajasti eri organisaatiotasoilla erilaisten toimintojen hallintaan. Ydinajatuksena on, että asiat pyritään keskittämään yhteen tietokantaan, jolloin järjestelmään kertyvää tietoa pystytään hyödyntämään mahdollisimman laajasti. ERP-ratkaisun etu onkin kokonaisvaltainen taloudenhallinnan näkökulma: kun kaikki data on samassa järjestelmässä, on talouden seuranta ja raportointi helppoa.

Kunnossapidon näkökulmasta tämä voi kuitenkin olla haastavaa. Usein ERP-toimijoiden kehitystyötä ohjaavat aivan muut asiat, kuin kunnossapidon päivittäinen työskentely tai kehittäminen ja kunnossapito-moduuli saattaakin jäädä sivurooliin. Erillinen kunnossapitojärjestelmä on optimoitu tukemaan kunnossapito-organisaation toimintaa sen eri tasoilla. Parhaimmillaan järjestelmä rakennetaan visuaaliseksi päivittäisjohtamisen työkaluksi, jossa kunnossapidon tilannekuva on koko ajan nähtävillä. Näin esimerkiksi asentajien työlistat on helppo tuottaa ja käyttää esimerkiksi mobiililaitteilla kentällä. Myös itse järjestelmää on helppo käyttää ja muokata. Näkymiä voi personoida, lomakkeita ja terminologiaa muokata sekä määritellä toiminto- tai henkilökohtaisia käyttötapoja.

Miksi ja milloin järjestelmien integraatio kannattaa?

Aina siirtyminen erilliseen kunnossapitojärjestelmään ei ole mahdollista. Integraatioteknologioiden ansiosta ERP-järjestelmän rinnalle voidaan ottaa erillinen kunnossapitojärjestelmä tai sen osa, joka tukee päivittäistä tekemistä ja kehittyy tarpeiden ja toiveiden mukana. Integraation avulla varmistetaan, että esimerkiksi ERP-järjestelmään saadaan raportoinnin pohjaksi tarvittavia taloustietoja esimerkiksi varastoon, palkkatunteihin tai muihin kustannuksiin liittyen. Näin hyödynnetään molempien järjestelmien parhaita ominaisuuksia ja käytetään kuhunkin toimintaan parhaiten soveltuvaa järjestelmää.

Tyypilliset ERP:n ja kunnossapitojärjestelmän integraatiot:

Palkanlaskenta Palkkatunnit, palkkalajit, henkilöt, tilit
Laskutus Työtunnit, materiaalit, ostot, kulukorvaukset (KP palveluliiketoimi)
Ostot Nimekkeet, tilausherätteet (saldo), tilaukset, saapumiset
Varastointi Varastotapahtumat, tilit
Tuotannonsuunnittelu Huoltovaraukset, korjaustöiden kestot
Henkilöstö Tunnukset, vuorot, käyttöoikeudet

Näkemyksemme mukaan kokonaisvaltaisten integraatioiden tarve kasvaa entisestään jatkossa. Painopiste onkin siirtymässä keskitetyistä, yhden järjestelmän ratkaisuista hajautettuihin, keskenään yhteydessä oleviin järjestelmiin. Päivittäisen tekemisen kannalta tehokkaampaa on keskittyä järjestelmään, jonka kehitystyö on tehty juuri kyseistä toimintoa palvelemaan.

Vielä viisi vuotta sitten integraatioista puhuttiin kunnossapitojärjestelmän toimitusten yhteydessä noin kymmenessä prosentissa tapauksista. Tänä päivänä luku on kääntynyt päälaelleen, ja vain harva projekti etenee ilman, että tarve integraatioon nousee esiin.

Kokemuksemme mukaan muutos johtuu siitä, että kunnossapidon merkitys on korostunut valmistavan teollisuuden parissa. Menestyvissä yrityksissä tiedetään, että kunnossapidolla on tärkeä rooli liiketoimintatavoitteiden saavuttamisen kannalta ja kunnossapito nähdään tuottavuustekijänä sekä halutaan kiinteäksi osaksi raportointijärjestelmää.

Haluatko lisätietoja?

Lataa webinaaritallenne Kunnossapitojärjestelmä ja ERP - yhdessä vai erikseen? Webinaarissa keskityimme pohtimaan, kuinka kunnossapidon hallinta onnistuu näissä järjestestelmissä ja mikä niiden suhde on toisiinsa nähden.

webinaaritallenne_kunnossapitojarjestelma_ja_erp

Lue lisää:

Novi by Pinja - kunnossapitojärjestelmä teollisuuden tarpeisiin
Blogi: Budjetointi kunnossapidon kehittämisen työvälineenä
Blogi: Miten kunnossapidon datasta jalostetaan lisäarvoa liiketoimintaan?

Ville Vilhu

Ville Vilhu

Vastaan Pinjalla kunnossapidon palvelutuotteiden ja niihin liittyvien asiantuntijapalveluiden kehittämisestä ja liiketoiminnasta. Vapaa-aikaani vietän luonnossa liikkuen sekä jalan että veneillen.