Kunnossapitojärjestelmä ja ERP – yhdessä vai erikseen?

Kunnossapitojärjestelmä ja ERP_päivitetty 10_2023Yrityksen kunnossapitoa hoidetaan tyypillisesti kunnossapidon tarpeisiin kehitetyssä erillisessä järjestelmässä tai yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän kunnossapitomoduulissa. ERP-järjestelmä ja erillinen kunnossapitojärjestelmä ovat molemmat hyviä vaihtoehtoja, mutta eroavat toisistaan toiminnallisuuksien ja kehitysmahdollisuuksien osalta.

Kunnossapidon päivittäisen tekemisen sekä johtamisen ja kehittämisen kannalta olennaista on, että valittu järjestelmä tukee kunnossapito-organisaation työskentelyä ja kehittyy tarpeen sekä muuttuvien tilanteiden mukaan. Järjestelmä asettaa tietyt vakioidut suuntaviivat toiminnalle, mutta sen pitää myös pystyä ohjaamaan tekemistä ja varmistaa, että järjestelmästä saadaan haluttu data tukemaan asetettujen tavoitteiden toteutumista.

→ Lue lisää: Kohti huippusuorituskykyistä teollisuuden kunnossapitoa

Miten ERP-ratkaisu ja erillinen kunnossapitojärjestelmä eroavat toisistaan?

ERP-järjestelmiä kehitetään yrityksen kokonaisvaltaiseen toiminnanohjauksen hallintaan ja ne ovatkin usein käytössä laajasti eri organisaatiotasoilla erilaisten toimintojen hallintaan. Ydinajatuksena on, että asiat pyritään keskittämään yhteen tietokantaan, jolloin järjestelmään kertyvää tietoa pystytään hyödyntämään mahdollisimman laajasti. ERP-ratkaisun etu onkin kokonaisvaltainen taloudenhallinnan näkökulma: kun kaikki data on samassa järjestelmässä, on talouden seuranta ja raportointi helppoa.

Kunnossapidon näkökulmasta tämä voi olla haastavaa. Usein ERP-toimijoiden kehitystyötä ohjaavat aivan muut asiat, kuin kunnossapidon päivittäinen työskentely tai kehittäminen ja kunnossapito-moduuli saattaakin jäädä sivurooliin. Erillinen kunnossapitojärjestelmä puolestaan on optimoitu tukemaan kunnossapito-organisaation toimintaa sen eri tasoilla. Parhaimmillaan järjestelmä rakennetaan visuaaliseksi johtamisen työkaluksi, jossa kunnossapidon tilannekuva on koko ajan nähtävillä. Myös itse järjestelmää on helppo käyttää ja muokata. Näkymiä voi personoida ja lomakkeita sekä terminologiaa muuttaa yrityksen tarpeiden mukaan. Järjestelmässä voidaan myös määritellä toiminto- tai henkilökohtaisia käyttötapoja.

Liiketoimintaetua moderneilla vertikaalijärjestelmillä

Yhä useammin yrityksissä nähdään merkittävää liiketoiminnallista etua omaa toimintaa hyvin tukevista vertikaalijärjestelmistä. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksellä voi olla yksi toiminnanohjausjärjestelmä, johon on liitetty yksittäisiä toimintoja tai liiketoiminnan osa-alueita tukevia erikoisohjelmistoja.
 
Usein suositaankin sopivankokoisista palasista rakennettavaa, omaa toimialaa tehokkaasti tukevaa järjestelmäekosysteemiä. Tässä ajatusmallissa vertikaalijärjestelmät tuovat erikoistumisensa kautta aitoa lisäarvoa, ja aloituskustannuksetkin pysyvät kohtuullisina avointen liittymien ja kätevien integraatioiden ansiosta.
 
Kunnossapitojärjestelmän ja ERPin integraatio alkaa aina järjestelmien roolituksen määrittämisellä. Silloin päätetään, mikä järjestelmien suhde toisiinsa on ja mitä tietoa ylläpidetään missäkin järjestelmässä. 

Miksi ja milloin järjestelmien integraatio kannattaa?

Integraatioteknologioiden ansiosta ERP-järjestelmän rinnalle voidaan ottaa erillinen kunnossapitojärjestelmä tai sen osa. Integraation avulla varmistetaan, että ERP-järjestelmään saadaan esimerkiksi raportoinnin pohjaksi tarvittavia taloustietoja vaikkapa varastoon, palkkatunteihin tai muihin kustannuksiin liittyen. Näin hyödynnetään molempien järjestelmien parhaita ominaisuuksia ja käytetään kuhunkin toimintaan parhaiten soveltuvaa järjestelmää.

Tyypilliset ERP:n ja kunnossapitojärjestelmän integraatiot:

Palkanlaskenta Palkkatunnit, palkkalajit, henkilöt, tilit
Laskutus Työtunnit, materiaalit, ostot, kulukorvaukset (KP palveluliiketoimi)
Ostot Nimekkeet, tilausherätteet (saldo), tilaukset, saapumiset
Varastointi Varastotapahtumat, tilit
Tuotannonsuunnittelu Huoltovaraukset, korjaustöiden kestot
Henkilöstö Tunnukset, vuorot, käyttöoikeudet

 

Vielä viisi vuotta sitten integraatioista puhuttiin kunnossapitojärjestelmän toimitusten yhteydessä noin kymmenessä prosentissa tapauksista. Tänä päivänä luku on kääntynyt päälaelleen, ja vain harva projekti etenee ilman, että tarve integraatioon nousee esiin.

Kokemuksemme mukaan muutos johtuu siitä, että kunnossapidon merkitys on korostunut valmistavan teollisuuden parissa. Menestyvissä yrityksissä tiedetään, että kunnossapidolla on tärkeä rooli liiketoimintatavoitteiden saavuttamisen kannalta ja kunnossapito nähdään tuottavuustekijänä sekä halutaan kiinteäksi osaksi raportointijärjestelmää.

Kiinnostaako aihe?

Olemme tuottaneet avuksesi asiantuntijamateriaalin, jossa käymme yksityiskohtaisesti läpi, miksi erillistä kunnossapitojärjestelmää kannattaa harkita, vaikka toiminnanohjausjärjestelmästä kunnossapidon toiminnallisuuksia löytyisikin. Annamme myös vinkkejä ERP:n ja kunnossapitojärjestelmän integroimiseen sekä kerromme case-esimerkin onnistuneesta ERP:in ja Pinjan kunnossapitojärjestelmän yhdistämisestä. 

Kunnossapitojärjestelmä osana toiminnanohjausjärjestelmää vai erillinen järjestelmä?

Lue lisää:

Blogi: Kuluerästä tuottavuustekijäksi – miten varmistaa kunnossapidon menestys myös tulevaisuudessa?
Blogi: Miten kunnossapidon datasta jalostetaan lisäarvoa liiketoimintaan?
Novi by Pinja - kunnossapitojärjestelmä teollisuuden tarpeisiin
Teollisuuden kunnossapito - mitä, miten ja miksi?

Juha Nyholm

Juha Nyholm

Toimin Pinjalla Sales Managerina kunnossapidon ratkaisujen parissa. Olen työskennellyt pitkään yhteistyössä teollisuuden kanssa. Vapaa-aikani kuluu omissa ja lasten urheiluharrastuksissa mm. koripallon parissa.

Lue lisää tältä kirjoittajalta