Att mäta produktionen ur olika perspektiv är redan vardagsrutin på många tillverkningsföretag, men att mäta underhållet och speciellt planeringen av underhållsarbetet är inte alls lika vanligt. Med hjälp av uppföljning och mätning kan man säkerställa att arbetsplaneringen fyller sitt syfte, det vill säga att effektivisera själva underhållsarbetet och därigenom förkorta produktionsstoppen vid underhållsarbete. Men planeringen har också många andra positiva effekter.
Varför lönar det sig att mäta planeringen av underhållsarbete?
Det korta svaret är att mätningen hjälper till att synliggöra vad som fungerar väl i underhållsplaneringen och vad som behöver förbättras. Mätningen hjälper också till att fokusera förbättringsinsatserna effektivt på rätt saker. Det kanske inte är möjligt eller ens lönt att ta med precis allt i arbetsplaneringen.
I korthet innebär planering av underhållsarbete att företaget planerar de underhållsarbeten som ska göras i förväg, prioriterar dem och ser till att de rätta personalresurserna, materialen och verktygen finns tillgängliga i rätt tid. Det är ofta ekonomiskt och tidsmässigt lönsamt av flera skäl: det kan förkorta prestationstiden för arbetet (redan vid enstaka utföranden, men särskilt när momenten upprepas), optimera utnyttjandegraden av resurserna och förkorta produktionsavbrotten. Ibland kan ett jobb helt enkelt vara så komplicerat och krävande att det krävs planering för att veta vad som överhuvudtaget ska göras och hur.
Grovt sett kan man säga, att om en organisation har minst tio underhållsanställda kan det löna sig att frigöra en av de anställda för att arbeta med arbetsplanering på heltid. Med ett mindre antal anställda kan arbetsplaneringen göras på deltid, men även då bör man tydligt skilja mellan planering och det arbete som ska utföras. Arbetsplanering kräver tid och koncentration och för att vara effektiv måste den också vara systematisk och långsiktig.
En annan ekonomisk fördel är att underhållskostnaderna är lättare att prognostisera ju större del av arbetsinsatserna, underleverantörsbehoven, materialen och verktygen som ingår i förhandsplaneringen. Prognostisering är en fördel bland annat eftersom den ger möjlighet att göra upphandlingar på längre sikt och bara konkurrensutsätta vissa delar, samt balansera förhållandet mellan eget arbete och underentreprenad.
Utöver de ekonomiska aspekterna bör man inte underskatta nyttan med noggrann arbetsplanering när det gäller arbetssäkerhet, situationsanpassade och systematiska arbetsrutiner och personalens arbetstrivsel. För installatörer är det mycket trevligare att ha tydligt avgränsade pauser och i övrigt arbeta i ett sträck utan onödiga avbrott och osäkerhet. Det är också lättare att instruera underleverantörer när deras andel av arbetet är noggrant planerad i förväg.
Hur ska man mäta planering av underhållsarbete?
Eftersom mätningen alltid bör baseras på företagets individuella strategi på toppnivå, är även valet av indikatorer till stor del organisationsspecifikt. Till detta bidrar också företagets storlek, branschen och konkurrensläget.
På ett allmänt plan kan man dock säga att mätning av underhållsplaneringen bör fokusera på samma frågor som underhållet definitionsmässigt siktar till. Som vi konstaterade ovan, innebär planering av underhållsarbetet att "företaget planerar de underhållsarbeten som ska göras i förväg, prioriterar dem och ser till att de rätta personalresurserna, materialen och verktygen finns tillgängliga i rätt tid".
Centrala indikatorer som effektivt stödjer företagets mål är bland annat
- hur stor del av underhållsarbetet omfattas av arbetsplaneringen
- hur stor del av arbetet anges som prioriterat
- hur stor del av arbetena har fått nödvändiga material anvisade
- hur stor del av utrustningen har en fungerande reservdelslista i systemet
- vilken utnyttjandegrad har resurserna
- hur väl stämmer tidtabellerna (till exempel veckoplan kontra utfall)
- hur väl överensstämmer den planerade varaktigheten av arbetet med det faktiska utfallet
- hur väl överensstämmer den planerade kostnaden med utfallet.
För att ställa upp lämpliga indikatorer för det egna företaget kan man utnyttja bland annat sakkunniga partner, branschlitteratur och branschstandarder. En bra tumregel är att hellre börja med ett mindre antal tydliga indikatorer än många löst definierade. Då blir mätresultaten tydligare och mer tillförlitliga och bidrar till att uppnå målet: ett effektivt och smidigt underhåll och därigenom en framgångsrik produktion och affärsverksamhet.
Läs mer
