Budjetointi kunnossapidon kehittämisen työvälineenä

Ville Vilhu Ville Vilhu

Novi GTM maili 3Budjetointi on kunnossapidon kehittämisen merkittävä työkalu. Usein budjetointi koetaan kuitenkin tehtävänä, joka vie työaikaa ja jonka toteutus on hankalaa.

Parhaimmillaan riittävän perusteellisesti tehty budjetointityö kantaa hedelmää pitkälle tulevaisuuteen. Se mahdollistaa kunnossapidon suunnitelmallisen toteuttamisen, tukee sen kehittämistä ja auttaa luomaan ennustettavuutta.

Johdolle kunnossapidon budjetti on yksi kunnossapidon ohjaamisen ja seuraamisen mittari. Siksi ajantasainen ja oikein laadittu budjetti on keskeisessä roolissa kunnossapidon onnistumista mitattaessa.

4 kunnossapidon budjetoinnin peruselementtiä

Kunnossapidon budjetti jakautuu perinteisesti neljään peruselementtiin.

Kuvitus Kunnossapidon budjetointi blogiin

Oma työvoima

Oma työvoima kattaa kunnossapito-organisaation henkilöstön ja heidän kulunsa. Kokonaisuus pysyy useimmiten tasaisena ja helposti ennakoitavana, jollei näköpiirissä ole esimerkiksi muutoksia organisaatiossa, kuten strategisesti merkittäviä kunnossapidon ulkoistuksia tai takaisinottoja.

Vieras työvoima

Vieras työvoima on yksinkertaisimmillaan tilapäistä työvoimaa, jota tarvitaan tietyn työvaiheen hoitamiseen. Kustannukset ovat kertaluontoisia ja usein helposti arvioitavissa. Vierasta työvoimaa ovat myös jatkuvan sopimuksen kumppanit, joiden kanssa on sovittu esimerkiksi tietyn laitekokonaisuuden huollosta. Kustannusvaikutus on merkittävä, mutta hyvin ennakoitavissa. Vieraan työvoiman puoleen joudutaan kääntymään myös erityisosaamista vaativissa tehtävissä tai tehtävissä, jotka edellyttävät viranomaiskäsittelyä tai erityistä työlupaa.

Materiaalit

Materiaalikustannukset jakautuvat tyypillisesti standardinimikkeisiin ja konekohtaisiin nimikkeisiin sekä kulutustarvikkeisiin.

Työkalut

Budjetoinnin näkökulmasta sidotun pääoman määrään vaikuttavat myös työkalut, jotka jaotellaan tyypillisesti vielä kolmeen alaluokaan: uusimista tai modernisointia edellyttäviin työkaluihin tai -laitteisiin, uusiin investointeihin sekä vuokraus- tai liisauskuluhin.
Jos yrityksen kunnossapitotoiminta on laajaa ja seuranta tarkempaa, edellä mainitut peruselementit jaotellaan usein vielä erillisiin kunnossapitolajeihin.

Budjettiin vaikuttavat myös kunnossapidon kiinteäluontoiset kustannukset, kuten kiinteistöhoidon ja -ylläpidon kustannukset, jotka eivät juuri muutu vaikka tuotantosuunnitelma muuttuisikin.

Perinteisestä kunnossapidon budjetoinnista kohti rullaavaa 12 kuukautta

Perinteisesti kunnossapidon budjettia peilataan menneeseen: miten edellinen vuosi meni ja kuinka budjetissa pysyttiin. Tapana on ollut myös arvioida kustannusten kehityksen trendejä: onko kulurakenne ollut kasvussa vai laskussa ja mitkä asiat muutoksen taustalla vaikuttavat.

Jos budjetti on linjassa edellisvuosien kanssa ja budjettiraameissa on pysytty, ei työlle useinkaan vaadita tai kaivata enemmälti perusteluja. Muutokset sen sijaan huomataan; jos esimerkiksi ennakoidut kulut kasvavat, tai joskus harvoin myös laskevat, on budjettia jouduttu avaamaan liiketoimintajohtoa myöden muutosten syiden löytämiseksi.

Viime vuosina budjettiajattelussa on kuitenkin ollut havaittavissa selvää muutosta. Tiivistynyt kuukausi- ja kvartaaliseuranta edellyttää entistä tarkempaa ja ajantasaisempaa tietoa. Perinteinen vuosibudjetti saattaa muuttua epäkurantiksi jo vuoden ensimmäisten kuukausien aikana ja sen käyttöhyöty jää vähäiseksi ja rooli muuttuu ennusteiden taustatiedoksi.

Yrityksissä, joissa seurannan taso on jo korkea ja ajantasaista tietoa on jatkuvasti käytössä, onkin siirrytty jatkuvan budjetoinnin malliin. Tällöin budjettia luodaan kuukausi kerrallaan liukuvasti 12 kk eteenpäin.

Tällainen jatkuva prosessi pienentää merkittävästi budjetoinnin kertatyömäärää ja ohjaa organisaation toimintatapoja kohti järjestelmällisestä tekemistä. Myös organisaation kypsyystaso kasvaa, kun opitaan toimimaan jatkuvasti paremmin.

Kiinnostuitko?

Järjestimme aiheesta webinaarin kaikille kunnossapidon kehittämisestä ja systemaattisesta seuraamisesta kiinnostuneille. Maksuton webinaaritallenne on ladattavissa materiaalipankistamme.

webinar_budgeting_maintenance_cover_FI

Lue lisää

Blogi: Miten kunnossapidon datasta jalostetaan lisäarvoa liiketoimintaan ja päätöksentekoon?
Opas: 4 vinkkiä ennakoivan kunnossapidon kehittämiseen
Novi by Pinja - kunnossapitojärjestelmä teollisuuden tarpeisiin

Ville Vilhu

Ville Vilhu

Vastaan Pinjalla kunnossapidon palvelutuotteiden ja niihin liittyvien asiantuntijapalveluiden kehittämisestä ja liiketoiminnasta. Vapaa-aikaani vietän luonnossa liikkuen sekä jalan että veneillen.