Budgetering som verktyg för utveckling av underhåll

Pinja Pinja

Novi GTM maili 3Budgetering är ett viktigt verktyg för utveckling av underhåll. Budgetering ses dock ofta som en uppgift som tar mycket tid och är besvärlig att genomföra.

I bästa fall kommer ett budgetarbete som utförts tillräckligt noga att bära frukt långt in i framtiden. Den möjliggör ett planerat genomförande av underhåll, stöder dess utveckling och bidrar till att skapa förutsebarhet.För ledningen är underhållsbudgeten en mätare för ledning och övervakning av underhåll. Därför spelar en aktuell och väl utarbetad budget en nyckelroll för att underhållet ska bli framgångsrikt.

4 grundelement vid budgetering av underhåll

Underhållsbudgeten är traditionellt uppdelad i fyra grundelement.

Budgetering som verktyg för utveckling av underhåll

Egen arbetskraft

Egen arbetskraft omfattar underhållsorganisationens personal och deras utgifter. I de flesta förblir helheten jämn och är enkel att förutsäga, såvida det exempelvis inte är organisationsförändringar på gång, såsom strategisk utläggning eller återtagande av betydelsefullt underhåll.

Främmande arbetskraft

Främmande arbetskraft är i sin enklaste form tillfällig arbetskraft som behövs för att hantera ett visst arbetsmoment. Kostnaderna är av engångskaraktär och ofta enkla att uppskatta. Främmande arbetskraft inkluderar också partner i ett pågående avtal med vilka man till exempel kommit överens om underhåll av en viss utrustningshelhet. Kostnadseffekterna är betydande, men mycket förutsägbara. Man kan också behöva använda främmande arbetskraft för uppgifter som kräver speciella färdigheter eller uppgifter som kräver behandling av myndigheter eller ett särskilt arbetstillstånd.

Material

Materialkostnaderna delas vanligtvis upp i standardbenämningar och maskinspecifika benämningar, samt förbrukningsartiklar.

Verktyg

Ur ett budgetperspektiv påverkas beloppet även av det kapital som är bundet till verktyg, som vanligtvis ytterligare delas in i tre underkategorier: verktyg eller utrustning som kräver förnyelse eller modernisering, nya investeringar och hyres- eller leasingkostnader.

Om företagets underhållsverksamhet är omfattande och övervakningen är mer exakt, delas ofta de ovan nämnda grundelementen upp i separata underhållstyper. Budgeten påverkas också av fasta underhållskostnader, såsom fastighetsförvaltning och -underhåll, som inte förändras mycket även om produktionsplanen ändras.

Från traditionell budgetering av underhåll till rullande 12 månader

Traditionellt speglar underhållsbudgeten det förflutna: hur föregående år gick och hur bra budgeten hölls. Det har också varit vanligt att bedöma trender i kostnadsutvecklingen, om kostnadsstrukturen har ökat eller minskat och vilka faktorer som ligger bakom förändringen.

Om budgeten är i linje med tidigare år och budgetramen följts krävs det ofta inte att man motiverar arbetet ytterligare. Förändringarna kommer däremot att märkas om exempelvis de uppskattade kostnaderna ökar, eller minskar, även om det sker sällan. Då måste budgeten öppnas med företagsledningen för att hitta orsakerna till förändringarna.

Under de senaste åren har det dock skett en tydlig förändring i budgettänkandet. En intensifierad månads- och kvartalsövervakning kräver mer exakt och uppdaterad information än tidigare. Den traditionella årliga budgeten kan bli föråldrad redan under årets första månader, och dess användningsnytta blir liten och rollen blir som bakgrundsinformation till prognoser.

Företag som redan har en hög nivå av övervakning och som kontinuerligt använder aktuell information har gått över till en modell för kontinuerlig budgetering. I det här fallet skapas budgeten en månad i taget och löper 12 månader framåt.

En sådan pågående process minskar budgeteringens engångsarbetsbelastning avsevärt och styr organisationens verksamhetsmetoder så att de görs mer systematiskt. Organisationens mognadsnivå ökar också när arbetet fungerar allt bättre.

Läs mer

Blogg: Det förebyggnade underhållets betydelse inom industrin
Blogg: EAM och Maintenance Excellence - mot ett högpresterande underhåll
Novi by Pinja - ett system för modern hantering och utveckling av förebyggande underhåll

Pinja

Pinja